Mit der Zugriffskontrolle den Zugriff von Anwendern auf Dokumente einschränken

Verwenden Sie die Zugriffskontrolle, um zu verhindern, dass Anwender in Ihrem Unternehmen auf bestimmte Arten von Dokumenten zugreifen können.

How it works

Bei der Zugriffskontrolle werden Anwendergruppen erstellt und Regeln verwendet, um den Zugriff von Anwendern auf bestimmte Dokumente im Dokumentenverzeichnis Ihres Unternehmens einzuschränken.

Sie können Anwender daran hindern:

  • Dokumente zu suchen
  • Dokumente hochzuladen
  • Dokumente zu versionieren

Wenn Sie den Zugriff auf einen Dokumenttyp, ein Dokumentfeld oder ein Projektfeld mit Hilfe der Zugriffskontrolle einschränken, geschieht Folgendes:

Wenn ein Anwender Dann geschieht Folgendes
ein Dokument hochlädt Der eingeschränkte Dokumententyp oder das eingeschränkte Feld kann nicht verwendet werden, wenn der Anwender sein Dokument hochlädt.
ein Dokument aktualisiert Der eingeschränkte Dokumenttyp oder das eingeschränkte Feld kann nicht verwendet werden, wenn der Anwender sein Dokument aktualisiert.
nach einem Dokument sucht Der Dokumenttyp oder das Feld kann in den Suchfiltern ausgewählt werden. Es werden jedoch keine Ergebnisse angezeigt.

Wann soll ich die Zugriffskontrolle verwenden?

Die Zugriffskontrolle ist ideal, um bei komplexen Projekten oder in großen Unternehmen den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren.

Erforderliche Anwenderrollenberechtigungen

  • Zugriffskontrolle konfigurieren

Möglicherweise muss Ihr Unternehmensadministrator Ihrer Anwenderrolle diese Berechtigung erteilen. 

Zugriffskontrolle und Transmittals

Wenn Sie Regeln zur Zugriffskontrolle anwenden, um den Zugriff eines Anwenders auf ein Dokument zu beschränken, werden diese in Aconex Mail beachtet. Ein Transmittal kann zwar von einem anderen Anwender eingesehen werden, dieser kann das Dokument jedoch nicht sehen, da es aus dem Transmittal entfernt wurde.

Wenn das andere Unternehmen nicht bereit ist, Dokumente per Transmittal zu versenden (und sie stattdessen als Dateianhang sendet), müssen Sie sicherstellen, dass diese Mails als vertraulich gekennzeichnet werden.

Als Abhilfe können Sie die folgenden Schritte durchführen.

  1. Das sendende Unternehmen richtet im Projektadressbuch eine Verteilergruppe ein.
  2. Bitten Sie die anderen Unternehmen, beim Senden von Dokumenten immer diese Verteilergruppe zu verwenden. Auf diese Weise können Sie die Empfängerliste für die Dokumente kontrollieren.
  3. Bitten Sie das Unternehmen, bei der Verwendung dieser Verteilergruppe seine Mails immer als vertraulich zu kennzeichnen.

Hinweis

Die Befolgung dieser Schritte verringert das Risiko, dass auf Dokumente zugegriffen werden kann, beseitigt es aber nicht.

Erste Schritte mit der Zugriffskontrolle

Wenn Sie die Zugriffskontrolle verwenden möchten, ist der erste Schritt die Einrichtung von Anwendergruppen.

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