Vorlagen für Paketprüfungen erstellen
Für Paketprüfungen können Vorlagen erstellt und gespeichert werden. Das spart Ihnen Zeit und standardisiert Ihre Überprüfungsverfahren.
Erforderliche Berechtigungen
Sie können Vorlagen erstellen und speichern, um sie immer wieder zu verwenden - Sie müssen sie nicht jedes Mal neu erstellen, wenn Sie eine Überprüfung starten wollen. Vorlagen sind einfach zu erstellen: Es dauert je nach Anzahl der erforderlichen Schritte nur wenige Minuten.
Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie sie verwenden, um Überprüfungen anzufordern, und bei Bedarf auch Änderungen vornehmen, bevor Sie sie versenden. Sie können beispielsweise neue Schritte hinzufügen und/oder bestehende Schritte per Drag & Drop neu anordnen.
Weitere Informationen zur Arbeit mit Paketprüfungen finden Sie unter Paketprüfungen einrichten.
Bei einer Paketprüfung gibt es zwei Rollen:
- Initiator - die Person, die den Überprüfungsprozess startet und verwaltet.
- Prüfer - die Person oder Personen, die die Überprüfung durchführen.
Eine Vorlage erstellen
- Öffnen Sie Pakete, und wählen Sie dann Prüfungsvorlagen verwalten.
- Klicken Sie auf Vorlage erstellen.
3. Eine Seite wird geöffnet, auf der Sie Folgendes tun müssen:
- Geben Sie der Vorlage einen Namen, der den Zweck der Überprüfung widerspiegelt.
- Fügen Sie Schritte und Teilnehmer hinzu. Der Schrittname sollte die Namen der Rollen enthalten, die die Überprüfung durchführen. Zum Beispiel: Überprüfung durch Bauingenieure.
- Legen Sie die Dauer der Überprüfung fest. Denken Sie daran, zeitliche Faktoren wie vertragliche Verpflichtungen zu berücksichtigen.
- Legen Sie Berechtigungen fest. Denken Sie daran, dass diese Berechtigungen zur Verwaltung der Überprüfung verwendet werden, wenn diese Vorlage verwendet wird.
4. Geben Sie einen Namen in das Feld Name der Vorlage ein.
- Klicken Sie auf Schritt hinzufügen, um einen neuen Schritt zur ersten Stufe des Workflows hinzuzufügen.
Hinweis
Stufen können mehrere Schritte enthalten, und jede Stufe muss mindestens einen Schritt enthalten.
- Die Seite Schritt hinzufügen wird angezeigt. Geben Sie Ihrem Schritt einen Namen.
- Fügen Sie einen oder mehrere Prüfer hinzu. Geben Sie dazu den Namen oder den Firmennamen ein, um eine Liste zu erstellen, aus der Sie auswählen können.
- Wenn Sie alle Prüfungsteilnehmer hinzugefügt haben, klicken Sie auf Schritt hinzufügen.
Hinweis
Sie können zwischen den Rollen "Hauptprüfer" und "Prüfer" auswählen, aber Ihre Auswahl hat derzeit keine Auswirkungen. Die Rolle des Prüfers wird zur Rolle des Hauptprüfers befördert, wenn eine Paketprüfung eingeleitet wird. Diese Rollen wirken sich im Moment nicht auf Paketprüfungen aus.
Dauer einer Paketprüfung festlegen
Verwenden Sie das Feld Dauer (Tage), um festzulegen, wie lange die Überprüfung dauern soll.
- Klicken Sie auf die Pfeile oder geben Sie die Anzahl der Tage ein, die Sie gewähren möchten. Wenn Sie Tage hinzufügen, wird die Gesamtzeit für den Prozess oben links über den Stufen angezeigt. Die Dauer kann nach dem Speichern bearbeitet werden.
Hinweis
Innerhalb jeder Stufe sehen Sie eine neue Sichtbarkeitsregel mit einem Augensymbol. Diese ist auf "Erstellte Vorgänge, die für alle Stufenteilnehmer sichtbar sind" eingestellt. Diese Funktion ist gegenwärtig nicht verfügbar und wird nicht angezeigt, wenn eine Überprüfung eingeleitet wird.
- Fügen Sie eine neue Stufe hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche + klicken. Führen Sie die gleichen Schritte wie oben aus, um der neuen Stufe Schritte hinzuzufügen.
Festlegen von Berechtigungen und Aktivieren der Vorlage
Der nächste Schritt ist das Festlegen von Berechtigungen, mit denen Sie steuern können:
- Welche Prüfvorlagen die Prüfer sehen können. Sie können z. B. festlegen, ob Prüfer die Ergebnisse und Anhänge der anderen Prüfer sehen können.
- Die Vorlagenparameter, die Initiatoren und Prüfer bei der Initiierung einer Überprüfung anpassen können. Dies ist wichtig, um zu kontrollieren, welche Änderungen in einer bestimmten Überprüfung vorgenommen werden können, damit diese verwaltet werden kann und andere Prüfer keine unerwünschten Änderungen vornehmen können.
- Wählen Sie aus, was Initiatoren beim Starten einer Überprüfung tun können.
- Wählen Sie aus, was Prüfer während einer Überprüfung tun können.
- Wenn die Vorlage fertig erstellt ist, wählen Sie Aktivieren, um sie zu speichern und sie für die Prüfer verfügbar zu machen.
Hinweis
Die Option zur Änderung der Überprüfungsergebnisse hat keine Auswirkungen auf Paketprüfungen und sollte ignoriert werden. Alle Paketprüfungen werden auf das Standardüberprüfungsergebnis zurückgesetzt.
Vorlagen bearbeiten
Sobald eine Vorlage aktiviert wurde, wird sie zu einer Liste der vorhandenen Vorlagen hinzugefügt. Wenn Sie die Vorlage weiter bearbeiten möchten, klicken Sie auf ihren Namen und wählen Sie Bearbeiten. Alternativ können Sie auch auf das Bleistiftsymbol der Vorlage klicken, die Sie bearbeiten möchten.
