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Einrichtung und Verwaltung projektspezifischer Einstellungen
Neben den Voreinstellungen von Aconex können Einstellungen auf drei Ebenen vorgenommen werden.
Als Projektadministrator können Sie die Einstellungen für die Projekte ändern, an denen Ihre Kollegen arbeiten. Standardmäßig gelten diese Änderungen für alle Anwender in Ihrem Unternehmen, die an diesem Projekt arbeiten.
Wenn Ihr Unternehmen jedoch der Projekteigentümer ist, gelten Ihre Projekteinstellungen auch für alle Anwender aus allen Unternehmen in dem ausgewählten Projekt.
Hinweis: Ein anderer Projektadministrator aus Ihrem Unternehmen kann Einstellungen für dieses Projekt festlegen, die Ihre Einstellungen überschreiben. Wir empfehlen daher, alle Änderungen mit Ihrem Team abzusprechen.
Um Einstellungen zu ändern, müssen Sie in den meisten Fällen zunächst das Kontrollkästchen in der Spalte Voreinstellung verwenden auf der Seite Benutzereinstellungen deaktivieren. Anschließend können Sie in der Spalte Einstellungen Änderungen vornehmen.
Wenn das Kästchen in der Spalte "Einstellungen" aktiviert ist, bedeutet dies, dass die Einstellung aktiviert ist. Wenn es nicht aktiviert ist, bedeutet dies, dass die Einstellung deaktiviert ist.
Um eine Einstellung auf die Systemvorgabe zurückzusetzen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte "Voreinstellungen verwenden". Das Kontrollkästchen "Einstellung" ist ausgegraut und zeigt entweder ein Häkchen (die Einstellung ist aktiviert) oder kein Häkchen (die Einstellung ist deaktiviert).
Wenn Sie auf die Registerkarte Projekteinstellungen klicken und die Seite leer ist, bedeutet dies, dass Sie keine Berechtigung zum Ändern dieser Einstellungen haben. In diesem Fall sollten Sie sich an Ihren Unternehmensadministrator wenden.
Druckereien auswählen ermöglicht Ihnen, die Druckereien auszuwählen, die die Anwender in Ihrem Unternehmen, die an diesem Projekt mitarbeiten, verwenden können.
Standarddruckereien auswählen ermöglicht Ihnen, die Druckereien festzulegen, die Anwendern in Ihrem Unternehmen, die an diesem Projekt mitarbeiten, standardmäßig angeboten werden.
Dokumenttypen auswählen Wir empfehlen, die Voreinstellung beizubehalten. Dokumenttypen und -status sollten über die Rolleneinstellungen für Mail/Dokumente verwaltet werden. Projektadministratoren sollten Mail- und Dokumenttypen für alle Unternehmen sperren.
Dokumentstatus auswählen Wir empfehlen, die Voreinstellung beizubehalten. Dokumenttypen und -status sollten über die Rolleneinstellungen für Mail/Dokumente verwaltet werden. Projektadministratoren sollten Mail- und Dokumenttypen für alle Unternehmen sperren.
Dokumentenverzeichnis automatisch mit Transmittal-Anhängen aktualisieren (außer Workflows) gewährleistet, dass das Dokumentenverzeichnis Ihres Unternehmens automatisch mit Dokumenten aktualisiert wird, die außerhalb der Workflows für dieses Projekt übermittelt werden. Aconex empfiehlt, das automatische Hinzufügen von Anhängen immer einzuschalten, es sei denn, es wurde ein Verfahren zur Prüfung aller eingehenden Dokumente (außer Workflows) durch ein Dokumentenkontrollteam eingerichtet.
Dokumentenverzeichnis automatisch nach Erhalt von Workflow-Transmittals aktualisieren gewährleistet, dass das Dokumentenverzeichnis Ihres Unternehmens automatisch mit Workflows aktualisiert wird, die über Transmittals für dieses Projekt gesendet wurden. Aconex empfiehlt, das automatische Hinzufügen von Transmittals nur dann zu deaktivieren, wenn ein Verfahren zur Prüfung aller eingehenden Dokumente durch ein Dokumentenkontrollteam eingerichtet wurde.
Mit Documentfreigabe aktivieren können Sie Dokumente in Ihrem Verzeichnis freigeben, auf die Personen außerhalb Ihres Unternehmens Zugriff haben sollen, ohne dass Sie sie ihnen mit einem Transmittal übertragen. Dies ist z.B. nützlich für Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und gesetzliche Normen. In den meisten Fällen empfehlen wir, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten nicht zu aktivieren, da das Senden von Transmittals bzw. die Verwendung des Felds Projektinformationen auf der Aufgabenseite eine bessere Vorgehensweise ist. Bitte sprechen Sie vor der Aktivierung dieser Einstellung mit Ihrem Aconex-Systemberater, da dies unerwartete Folgen haben kann.
Eine alternative Möglichkeit, Dokumente mit allen am Projekt beteiligten Personen zu teilen, besteht darin, sie in den Bereich Projektinformationen hochzuladen.
Beim Hochladen alle Dokumente als vertraulich markieren gewährleistet, dass alle Dokumente, die Anwender in Ihrem Unternehmen bei diesem Projekt in das Verzeichnis hochladen, standardmäßig als vertraulich gekennzeichnet werden.
Eine Standardliste von Anwendern für neue vertrauliche Dokumente erstellen ermöglicht es Ihnen, eine Liste von Anwendern zu erstellen, die automatisch auf neue Dokumente in diesem Projekt zugreifen können, die als vertraulich gekennzeichnet sind. Nur die Anwender, die Sie für den Zugriff auf vertrauliche Dokumente ausgewählt haben, können dann diese Dokumente einsehen.
Dateien beim Herunterladen mit Dokumentnummer und Revision umbenennen (z.B. HJA-A-DRW-1000[B].pdf) Wählen Sie diese Option aus, um die Umbenennung der heruntergeladenen Dateien unter Verwendung der Dokument- und Revisionsnummer zu erzwingen.
Mit der Option Standardzeitzone festlegen können Sie die Zeitzone für Ihr Projekt festlegen, wenn sie sich vom Standort Ihres Unternehmens unterscheidet.
Mailtypen auswählen Auf dieser Seite können Sie für jeden Mailtyp einen automatischen Text festlegen. Wir empfehlen, die Voreinstellung für Mailtypen beizubehalten. Mailtypen sollten von Ihrem Projektadministrator über die Rolleneinstellungen für Mail/Dokumente verwaltet werden. Projektadministratoren sollten Mail- und Dokumenttypen für alle Unternehmen sperren.
Mit der E-Mail-Adresse, an die E-Mails als Backup gesendet werden können können Sie eine E-Mail-Adresse angeben, an die Ihnen alle Mails für dieses Projekt als Backup gesendet werden sollen. Wenn Sie hier keine Adresse eingeben, werden Ihre Mails nicht an eine externe Adresse als Backup gesendet.
Durch die Option Vertrauliche Mails in E-Mail-Backup aufnehmen können Sie sicherstellen, dass vertrauliche Projektmails auch an die von Ihnen oben angegebene Backup-Adresse gesendet wird. Wenn Sie diese Einstellung nicht wählen, werden vertrauliche Mails nicht abgesichert.
Mit Mail-Signaturen konfigurieren können Sie einfache Text- und HTML-Signaturen erstellen und bearbeiten, die jeder, der an Ihrem Projekt arbeitet, verwenden kann. Beachten Sie, dass die Anwender letztlich entscheiden, ob sie die Signatur Ihres Unternehmens, diese Signatur oder eine selbst erstellte Signatur verwenden wollen.
Mit der Funktion Textbausteine für Mails konfigurieren können Sie Textbausteine erstellen und bearbeiten, die alle Anwender in Ihrem Projekt auswählen und in die von ihnen verfassten Mails einfügen können.
Mit der Option Per E-Mail empfangene Zip-Dateien automatisch entpacken werden Zip-Dateien, die in den Bereich der temporären Dateien geemailt werden, automatisch entpackt.
Die Option Sprache für die automatische Nummerierung von Mails und Dokumenten einstellen gewährleistet, dass Mails und Dokumente für alle Anwender in Ihrem Unternehmen in dem Projekt in den verschiedenen Sprachsystemen kodiert werden.
Haftungsausschlussklausel (erscheint auf dem Stempel "Review-Ergebnis erweitert") Geben Sie die Ausschlussklausel ein, die automatisch für den Stempel "Review-Ergebnis erweitert" erscheinen soll.
Die projektweite Passwortstärke ermöglicht es Ihnen, aus einer voreingestellten Auswahl von Passwortstärke und Längen für die Anwender in diesem Projekt zu wählen.
Mit der projektweiten Passwort-Zugriffsregel können Sie aus einer voreingestellten Auswahl von Optionen für die Gültigkeitsdauer von Passwörtern für Anwender in diesem Projekt wählen.
Notiz: Diese Einstellungen gelten nicht für Lobby-Konten. Lobby-Konto-Passwörter sind 45 Tage gültig. Siehe Wie oft muss ich mein Lobby-Konto-Passwort erneuern?
Mit der projektweiten Sitzungsdauer können Sie wählen, nach welcher Zeitspanne der Nichtaktivität im Webbrowser ein Anwender aus Aconex abgemeldet wird.
Die Option Einblick der Teilnehmer im Adressbuch auf das eigene Unternehmen und den Projekteigentümer einschränken ermöglicht es Ihnen, die Sichtbarkeit der Anwenderdetails im Projektadressbuch einzuschränken. Diese Einstellung kann während eines Ausschreibungsprozesses nützlich sein.
Beachten Sie, dass Unternehmen in der LINKEN Spalte Folgendes sehen können:
Unternehmen in der RECHTEN Spalte können Folgendes sehen:
Durch die Auswahl des Projekteinladungsmodus können Sie steuern, wie offen oder eingeschränkt der Zugang zu Ihrem Projekt für externe Anwender ist.
Überprüfungsstatus beim Versionieren von Dokumenten beibehalten stellt sicher, dass der für die vorherige Version des Dokuments aufgelistete Überprüfungsstatus beibehalten wird, wenn ein Anwender ein Dokument durch eine neuere Version ersetzt.
Die Option Dateien über das Akamai-Netzwerk zwischenspeichern ermöglicht ein schnelleres Abrufen von Dokumenten.
Aktivierung der projektweiten automatischen Dokumentnummerierung stellt sicher, dass den Dokumenten dieses Projekts automatisch eindeutige Identifikationsnummern zugewiesen werden.
Die Option Einfache automatische Dokumentnummerierung aktivieren stellt sicher, dass die Projektteilnehmer ihre eigenen Dokumentnummern festlegen können. Wenn die automatische Dokumentnummerierung aktiviert ist, gilt dies auch für die Einstellungen “Mail sperren” und “Dokumenttypen” auf der Registerkarte Projekt. Diese Einstellung kann nicht geändert werden, wenn die automatische Dokumentnummerierung aktiviert ist.
Hinweis: Obwohl Sie diese Funktionalität nutzen können, ist es aufgrund der spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Projekte wahrscheinlich besser, wenn Sie die Dokumentnummerierung verwenden, da diese besser an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Wenn ein Projekt vor 2012 begonnen wurde, ist die automatische Dokumentnummerierung nicht standardmäßig aktiviert. Der Projektinhaber kann sie jedoch bei Bedarf aktivieren.
Standardspalten für Suchanfragen konfigurieren - hochgeladene Dokumente – Diese Option wird verwendet, um die für hochgeladene Dokumente verwendeten durchsuchbaren Spalten einzurichten. Die Spalten können bei Bedarf auch entfernt und neu geordnet werden. Wenn ein Anwender eine benutzerdefinierte Suchkonfiguration speichert, setzt dies die Standardspaltenkonfiguration für die aktuelle Sitzung außer Kraft. Wenn sich der Anwender abmeldet, kehrt Aconex zur Standard-Spaltenauswahl und -reihenfolge zurück. Ein hochgeladenes Dokument ist ein Dokument, das zum Dokumentenverzeichnis hinzugefügt wurde und für das alle Datenfelder ausgefüllt wurden. Dokumente im temporären Verzeichnis sind keine hochgeladenen Dokumente.
Standardspalten für Suchanfragen konfigurieren - temporäre Dateien – Diese Option wird verwendet, um die für temporäre Dateien verwendeten durchsuchbaren Spalten einzurichten. Die Spalten können bei Bedarf auch entfernt und neu angeordnet werden. Wenn ein Anwender eine benutzerdefinierte Suchkonfiguration speichert, setzt dies die Standardspaltenkonfiguration für die aktuelle Sitzung außer Kraft. Wenn sich der Anwender abmeldet, kehrt Aconex zur Standard-Spaltenauswahl und -reihenfolge zurück.
Standardprofil für das Projekt konfigurieren: Hiermit wird ein Standard-Upload-Profil für alle Anwender im Projekt festgelegt.
Filterreihenfolge und die standardmäßig angehefteten Filter für die Suche konfigurieren - hochgeladene Dokumente: Mit dieser Option ordnen Sie die Reihenfolge an und setzen Sie angeheftete Filter für die Suche im Dokumentenverzeichnis.
Filterreihenfolge und standardmäßige angeheftete Filter für die Suche konfigurieren - Baupläne: Mit dieser Option ordnen Sie die Reihenfolge an und setzen Sie angeheftete Filter für die Suche in den Plänen.
Standard-Sortierreihenfolge für Suchergebnisse konfigurieren lässt Sie festlegen, ob Dokumente nach Dokumentnummer oder Änderungsdatum sortiert werden sollen.
Wenn Sie die automatische Nummerierung für ein Projekt aktivieren, beachten Sie, dass diese NICHT der projektbezogenen Nummerierung folgt, die an anderer Stelle im System eingerichtet ist. Die automatische Nummerierung stimmt NICHT mit der für das Projekt definierten automatischen Nummerierung überein. Die Verwendung der automatischen Nummerierung kann sich daher negativ auf die Reihenfolge der Dokumente in Ihrem Dokumentenverzeichnis sowie auf die Fähigkeit, sie zu finden, auswirken. Die einfache Nummerierung nummeriert die Dokumente nur nach Typ und laufender Nummer; sie enthält keine weiteren Informationen wie den Namen des hochladenden Unternehmens oder die Disziplin.
Benachrichtigungen für überfällige Workflows und Workflow-Schritte deaktivieren verhindert, dass überfällige Workflow-Benachrichtigungen an jeden am Projekt beteiligten Anwender gesendet werden. Dies hat Vorrang vor den Einstellungen auf Unternehmensebene.
Standardspalten für Suchanfragen konfigurieren - Workflows – Hiermit richten Sie die durchsuchbaren Spalten ein, die für Workflows verwendet werden. Die Spalten können bei Bedarf auch entfernt und neu angeordnet werden. Wenn ein Anwender eine benutzerdefinierte Suchkonfiguration speichert, überschreibt diese die Standard-Spaltenkonfiguration für die aktuelle Sitzung. Wenn sich der Anwender abmeldet, kehrt Aconex zur Standard-Spaltenauswahl und -reihenfolge zurück.
Mail- und Dokumenttypen unternehmensübergreifend sperren, so dass nur der Projekteigentümer diese Einstellungen ändern kann verhindert, dass Projektteilnehmer die Mail- und Dokumenteinstellungen dieses Projekts innerhalb ihres Unternehmens ändern können.
Import von Anmerkungen zwischen parallelen Schritten während einer parallelen Überprüfung zulassen ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Anmerkungen durch parallele Prüfer.
