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Projektfelder Dokumenttypen zuordnen

Wenn Sie Projektfelder für Ihr Projekt erstellt haben, können Sie diese bestimmten Dokumenttypen zuordnen und festlegen, ob sie Pflichtfelder sind.

Wenn Sie Projektfelder für die Verwendung in Mail, Dokumenten, Paketen und Field erstellt haben, können Sie diese den Dokumenttypen zuordnen, um den Projektteilnehmern Zeit und Mühe zu sparen. 

  • Beim Hochladen von Dokumenten werden den Anwendern die relevantesten Felder für jeden Dokumenttyp angezeigt, wodurch sie wertvolle Zeit sparen und aussagekräftigere Informationen erfassen können.
  • Bei der Suche nach Dokumenten können die Anwender nach Projektfeldern suchen, um Dokumente schneller zu finden.
  • Sie können Dokumentfelder, Projektfelder und Projektfeldhierarchien kombinieren, um einen benutzerdefinierten Metadatenfluss zu erstellen, der für Sie am einfachsten ist. Projektfelder werden bestimmten Dokumenttypen zugeordnet, während Dokumentfelder für alle gelten.

Sie verwenden keine Projektfelder? Dann müssen Sie zuerst welche erstellen.

 

Beachten Sie Folgendes: 

  • Durch die Zuordnung von Projektfeldern zu Dokumenttypen werden alle Anwender in dem Projekt auf die neue Upload-Funktion und die neue Dokumentensuche (nicht mehr die klassische Suche) umgestellt, um die Projektfelder zu sehen, die Dokumenttypen zugeordnet wurden.
  • Vorhandene Dokumentfelder können nicht in Projektfelder migriert werden.
  • Nicht unterstützt in der Massenbearbeitung und den Modulen Lieferantendokumenten und Ausschreibungen.
  • Die Option "Metadaten importieren" in der neuen Upload-Funktion ersetzt die Massenbearbeitung.
  • Mithilfe von Projektfeldhierarchien können die Projektfelder kaskadiert werden.
  • Die automatische Nummerierung kann eine Kombination aus Projektfeld- und Dokumentfeldcodes enthalten. Projektfelder müssen Pflichtfelder sein und die Codes müssen für sie aktiviert und festgelegt sein.

Projektfelder zuordnen

  1. Klicken Sie in den Einstellungen auf Projekteinstellungen. 
  2. Klicken Sie auf Dokumente und dann auf Dokumenttypen.
  3. Klicken Sie auf den Dokumenttyp, dem Sie Projektfelder zuordnen möchten.
  1. Klicken Sie auf das Plus-Symbol rechts neben dem Projektfeld, das Sie dem Dokumenttyp hinzufügen möchten. Beachten Sie, dass die Reihenfolge, in der Sie die Felder hinzufügen, der Reihenfolge entspricht, in der sie auf der Upload-Seite erscheinen, aber Sie können dies ändern (siehe Schritt 8). 
  1. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, um ein Projektfeld zu bearbeiten, oder erstellen Sie ein neues Projektfeld, indem Sie auf +Neues Feld klicken.
  1. Sie können ein Feld obligatorisch machen, indem Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Pflichtfeld markieren. Sie müssen diese Einstellung vornehmen, wenn Sie das Feld in der automatischen Nummerierung verwenden möchten.
  1. Um ein Feld aus dem Dokumenttyp zu entfernen, klicken Sie auf das Kästchen auf der linken Seite und dann auf Entfernen.
     
  2. Um die Reihenfolge der Felder zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den 6 Punkten für das betreffende Feld und ziehen es an die neue Position.

  3. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Automatische Nummerierung

Optional: Automatische Nummerierung für Ihren Dokumenttyp konfigurieren
Verwenden Sie die automatische Nummerierung, um eine eindeutige Dokumentennummer für hochgeladene Dokumente dieses Typs zu generieren.

10. Klicken Sie im Abschnitt Automatische Nummerierung auf das Bleistiftsymbol.

  1. Aktivieren Sie die Option Automatische Nummerierung aktivieren (falls noch nicht erfolgt).
  2. Geben Sie einen Namen für das automatische Nummerierungsschema ein.
  3. Konfigurieren Sie das Schema im Bereich Schema-Details mit einer Mischung aus Codes und Trennzeichen.
  4. Konfigurieren Sie die laufende Nummer.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis

Um ein Projektfeld dieses Dokumenttyps zu dem Schema hinzuzufügen, muss es obligatorisch sein und die Codes müssen aktiviert sein. Die Codes können im oben gezeigten Fenster "Feld bearbeiten" aktiviert werden.

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