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Regeln für Mailtypen konfigurieren

Legen Sie fest, welche Mailtypen verwendet werden können, um Mails zu erstellen, zu beantworten oder weiterzuleiten, und kontrollieren Sie, welche Mailtypen den Status einer Mail aktualisieren können, um einen Prozess abzuschließen.

Mailregeln steuern, welche Mailtypen für bestimmte Geschäftsprozesse verwendet werden können. Als Projektadministrator können Sie festlegen, welche Mailtypen für den Start einer Mailkonversation und welche für die Beantwortung und Weiterleitung verwendet werden dürfen. Dies bedeutet weniger Fehler, da es die Auswahl des richtigen Mailtyps für Anwender erleichtert. Um eine bessere Kontrolle über Ihre Mailprozesse zu erhalten, können Sie auch festlegen, welche Mailtypen einen Prozess abschließen, wenn sie verwendet werden.

  1. Melden Sie sich in Aconex an und klicken Sie im Modul-Menü auf Einstellungen.

  2. Klicken Sie im Abschnitt Projekt auf Projekteinstellungen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Mailtypen.
  2. Klicken Sie auf Regeln bearbeiten. 

In diesem Beispiel bearbeiten wir die Regeln für Informationsanfragen. 

  1. Legen Sie fest, ob Anwender in diesem Projekt eine Mail dieses Mailtyps erstellen können (d.h. eine Mailkonversation mit diesem Mailtyp starten können). Dies wird standardmäßig aktiviert. 
  1. Von hier aus können Sie verfügbare Mailtypen auswählen, wenn Sie auf diesen Mailtyp antworten und/oder ihn weiterleiten. Wählen wir Benutzerdefiniert in der Spalte Antworten mit, um Mailtypen auszuwählen, die als Antwort verwendet werden können.
  1. Wählen Sie die Mailtypen aus, die zur Beantwortung zur Verfügung stehen sollen, und klicken Sie dann auf den >> Pfeil, um sie der Spalte Ausgewählt hinzuzufügen. Klicken Sie auf OK.
  1. Die ausgewählten Mailtypen erscheinen nun in der Spalte Antworten mit. Jetzt können nur diese Mailtypen zur Beantwortung einer Informationsanfrage verwendet werden. 
    Standardmäßig sind sie auf Status aktualisieren gesetzt, d.h. sie können alle als endgültige Antwort verwendet werden, um den Informationsanfrage-Prozess abzuschließen. 

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass Unternehmen, die an Ihrem Projekt arbeiten, Zugang zu diesen Mailtypen haben, da sie sonst möglicherweise nicht antworten können. Siehe Mailtypen für Ihr Projekt konfigurieren.

  1. Um zu verhindern, dass ein Mailtyp den Status einer Konversation aktualisiert (d.h. damit die Konversation Ausstehend bleibt), klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben Status aktualisieren.
  1. Wählen Sie die Mailtypen, die den Status nicht aktualisieren sollen, und klicken Sie auf den >> Pfeil, um sie in die Spalte Nein zu verschieben. Klicken Sie dann auf OK.

Hinweis

Hinweis: Berechtigte Anwender können Mails manuell als ihre Antwort kennzeichnen und den Status aktualisieren. Lesen Sie Gesendete Mails als Ihre Antwort kennzeichnen.

  1. Klicken Sie auf Speichern, um die Regeln zu übernehmen. 

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