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Mailformulare und eingeschränkte Felder erstellen und nutzen

Hier erfahren Sie, wie Sie Mailformulare und eingeschränkte Felder erstellen und bearbeiten. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie sie auf Mailtypen anwenden können.

Wenn Sie Zeit damit verbracht haben, Mailformulare und eingeschränkte Felder in Ihrem Projekt zu verwenden und Sie bereit sind, diese auf Mails anzuwenden, verwenden Sie diese Informationen, um:

  • Felder für Mailformulare und eingeschränkte Felder anzulegen
  • Felder zu bearbeiten
  • Felder auf Mailtypen anzuwenden.

Hinweis

Beachten Sie, dass für Mailformulare und Tooltips die folgenden Zeichenbeschränkungen gelten:

  • Bezeichnungen: 40 Zeichen
  • Tooltips: 150 Zeichen
  • Werte von Auswahllisten: 120 Zeichen
  • Text: 1-60 Zeichen.

Was sind eingeschränke Felder in Mail?

Eingeschränkte Felder ermöglichen es den Projekteigentümern in Aconex, vertrauliche Informationen zu bestimmten Mailtypen zu verfolgen. Diese Informationen sind beschränkt auf (d.h. nur sichtbar für) das Unternehmen, dem das Aconex-Projekt gehört. 

Beispielsweise können Sie sich entscheiden, potenzielle Kosten- oder Zeitauswirkungen anhand von Standortanweisungen nachzuverfolgen, damit die Hauptvertragspartner diese Daten in ihre geplante Kontingenz einbeziehen können.

 

Hinweis

Konfigurieren Sie eingeschränkte Felder unter Einstellungen > Projekteinstellungen > Mailtypen und klicken Sie für den entsprechenden Mailtyp auf Eingeschränkte Felder bearbeiten.

Felder für Mailformulare und eingeschränkte Felder anlegen

  1. Wählen Sie im Modul-Menü die Option Einstellungen und dann den Abschnitt Projekteinstellungen. 

  2. Wählen Sie die Registerkarte Mailtypen.

  3. Die Mailtypen, die Sie zu dem Projekt hinzugefügt haben, werden angezeigt. Transmittal und Ausschreibungs-Transmittal erscheinen standardmäßig immer in der Liste. 

  4. Neben jedem Mailtyp sehen Sie drei Links: Mailformulare bearbeiten, Eingeschränkte Felder bearbeiten und Regeln bearbeiten. Klicken Sie auf den entsprechenden Link für den Mailtyp, dem Sie Felder hinzufügen möchten. 

  1. Klicken Sie im Feldkatalog auf die Schaltfläche Neues Feld, um Ihr neues Feld hinzuzufügen. 

  2. Wählen Sie auf der Seite Neues Feld den Typ des Feldes aus, das Sie anlegen möchten.

  1. Geben Sie Ihrem Feld eine Bezeichnung. Beachten Sie, dass der Feldname aus dieser Bezeichnung abgeleitet wird und nicht mehr geändert werden kann, wenn Sie das Feld erstellt haben.

  2. Füllen Sie die anderen Felder aus:

    1. Fügen Sie einen Tooltip hinzu, wenn Sie Anwendern weitere Informationen zum Ausfüllen des Feldes geben möchten.

    2. Für den Feldtyp Text können Sie die Fehlerwahrscheinlichkeit verringern, indem Sie die Anzahl der Zeichen, die eingegeben werden können, auf max. 60 beschränken. 

    3. Für den Feldtyp Nummer können Sie einen Datentyp und eine Einheit auswählen. 

    4. Für das Feld Liste auswählen (Einzelauswahl) fügen Sie Ihre Listenoptionen hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken. Vergessen Sie nicht, dass Sie eine Liste von Optionen aus anderen Programmen wie Word oder Excel ausschneiden und einfügen können. 

  3. Überprüfen Sie die Informationen, die Sie hinzugefügt haben und klicken Sie abschließend auf Speichern.

  1. Ihr neues Feld wird in Ihrem Feldkatalog links auf der Seite angezeigt und kann auf Mailtypen angewendet werden. 

Felder bearbeiten

  1. Wählen Sie Einstellungen im Modul-Menü und dann Projekteinstellungen. 

  2. Wählen Sie die Registerkarte Mailtypen.

  3. Sie sehen die Mailtypen, die Sie für das Projekt erstellt haben. Transmittal und Ausschreibungs-Transmittal werden standardmäßig immer in dieser Liste angezeigt. 

  4. Neben jedem Mailtyp sehen Sie drei Links: Mailformulare bearbeiten, Eingeschränkte Felder bearbeiten und Regeln bearbeiten. Klicken Sie auf den entsprechenden Link für den Mailtyp, dessen Felder Sie bearbeiten möchten.
     

Hinweis

Beachten Sie, dass alle Änderungen, die Sie an einem Feld vornehmen, in allen Mailtypen wirksam werden, auf die es angewendet wird, nicht nur in dem Mailtyp, den Sie hier ausgewählt haben. Während gesendete Mails noch die alte Feldbezeichnung haben, zeigen die Suchergebnisse dieses Feld mit der neuen Bezeichnung an.

  1. Suchen Sie das Feld, das Sie bearbeiten möchten, im Feldkatalog links auf der Seite. 

  2. Klicken Sie auf sein Bearbeitungssymbol.

  1. Nehmen Sie die nötigen Änderungen auf der Seite Feld bearbeiten vor. Wenn Sie die Bezeichnung des Feldes ändern, achten Sie darauf, dass die neue Bezeichnung die ursprüngliche Absicht des Feldes widerspiegelt, wie im Feldnamen beschrieben. 
  2. Klicken Sie auf Speichern, um das aktualisierte Feld zu speichern.

Felder auf Mailtypen anwenden

  1. Um ein Feld zu dem aktuellen Mailyp hinzuzufügen, suchen Sie es im Feldkatalog und klicken Sie auf das Pluszeichen rechts daneben. 
  1. Um das Feld für diesen Mailtyp obligatorisch zu machen, aktivieren Sie das Kästchen in der Spalte Pflichtangabe in der Zeile des Feldes. 
  1. Um die Reihenfolge zu ändern, in der Mailfelder in der Mail erscheinen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen eines Feldes ganz links in der Zeile und verschieben es mit den Pfeilen am oberen Rand des Fensters nach oben oder unten. Sie können mehrere Felder gleichzeitig markieren und verschieben.
  1. Um ein Feld von dem Mailtyp zu entfernen, aktivieren Sie sein Kontrollkästchen ganz links in der Zeile und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Entfernen. Sie können mehrere Felder gleichzeitig markieren und entfernen.
  2. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

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