Zugehörige Artikel

Mailverteilungsregeln erstellen

Gewährleisten Sie, dass die richtigen Personen zur richten Zeit die richtigen Mails erhalten.

Mithilfe von Mailverteilungsregeln können Sie Mails an bestimmte Gruppen oder Einzelpersonen weiterleiten und die Arbeitsabläufe für die Mail-Verarbeitung auf der Grundlage des Typs, der Feldwerte und des Absenders der Mail festlegen.

Sie sorgen damit für Konsistenz und gewährleisten, dass die richtigen Personen die richtige Kommunikation auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Kriterien erhalten. Dies erleichtert die nachfolgende Berichterstattung und stellt sicher, dass alle in den Verträgen vorgeschriebenen Kommunikationsanforderungen erfüllt werden.

Bevor Sie beginnen

Sie müssen der Projektadministrator (des Unternehmens, dem das Projekt gehört) sein und in der Konfiguration von Anwenderrollen die Berechtigung Mailverteilungsregeln konfigurieren besitzen.
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Anwendergruppen einrichten, bevor Sie Mailverteilungsregeln anwenden. Siehe den Beitrag zur Erstellung von Gruppen für Projektrollen.
Es ist wichtig, dass Sie sich überlegen, welche Projektprozesse Sie mit Aconex Mail verwalten möchten, bevor Sie die Mailverteilungsregeln einrichten. Dazu sollten Prozesse gehören, bei denen bestimmte Mailtypen automatisch an bestimmte Personen oder Gruppen im Projekt gesendet werden sollen. Überlegen Sie also auch, für wen die Regeln gelten sollen.
Erstellen Sie ein Diagramm, um den Informationsfluss darzustellen. Die Skizzierung von Projektprozessen und -gruppen kann eine nützliche Methode sein, um Ihre Mailverteilungsregeln zu visualisieren, bevor Sie mit der Arbeit mit Aconex beginnen.

Was Sie beachten sollten

Beachten Sie beim Konfigurieren von Verteilungsregeln die folgenden Punkte:

Sie können keine Regeln für Transmittals konfigurieren.
Empfänger, die durch eine Regel hinzugefügt wurden, können vom Absender nicht aus einer Verteilerliste entfernt werden.
Der sendende Anwender kann die durch Regeln hinzugefügten Empfänger in der Vorschau anzeigen.
Ein Mail-Absender kann der Mail manuell weitere Empfänger hinzufügen, wenn er dies möchte.
Regeln sind additiv - wenn Sie mehrere Regeln für einen Mailtyp konfiguriert haben, werden alle gültigen Regeln ausgeführt.
Sie können sowohl Aconex-Anwender als auch Gastanwender zu einer Verteilungsregel hinzufügen.

Verteilungsregeln erstellen

Wählen Sie im Modulmenü die Option Einstellungen und dann Projekteinstellungen.

Wählen Sie die Registerkarte Mailtypen.

Neben jedem Mailtyp sehen Sie die Option Regeln bearbeiten. Klicken Sie auf den entsprechenden Link für den Mailtyp, zu dem Sie Regeln hinzufügen möchten.

Es werden zwei Registerkarten angezeigt: Allgemeine Regeln und Verteilungsregeln. Klicken Sie auf Verteilungsregeln.

Klicken Sie auf Neue Regel erstellen.

Konfigurieren Sie die WENN-Anweisungen.

Konfigurieren Sie die DANN-Anweisungen.

Optionaler Schritt: Aktivieren Sie Verteilerlisten-Beschränkungen, damit beim Senden von Mails keine Empfänger hinzugefügt (oder entfernt) werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mails immer an die richtigen Personen gesendet werden.