Die Verwendung von Mailformularen und eingeschränkten Feldern in Ihrem Projekt vorbereiten

Mailformulare ersetzen nicht den Autotext im Modul Mail; sie ergänzen ihn. Sie können möglicherweise Ihren Bedarf an Autotext reduzieren, indem Sie einige Elemente in Mailformulare integrieren. Alternativ können Sie mit Mailformularen wichtige Informationen einfacher erfassen und über sie berichten, zusätzlich zu den Informationen in Autotext. 

1. Anlegen von Mailformularen und eingeschränkten Feldern

Bevor Sie nützliche Mailformulare und eingeschränkte Felder erstellen, sollten Sie sie planen. 

Erwägen Sie zuerst die Anforderungen Ihres Projekts an die Berichterstattung. Diese geben Ihnen einen Einblick darüber, welche Arten von Feldern Sie brauchen werden, um Berichte zu erstellen. 

Es gibt sechs verschiedene Arten von Feldern für Mailformulare und eingeschränkte Felder: Ja/Nein, Datum, Text, Textbereich, Nummer, und einfache Auswahlliste. Sie müssen für jeden Fall ein angemessenes Feld auswählen und es den Bedürfnisse Ihres Projekts entsprechend strukturieren. Daher ist es wichtig zu erwägen, welche Informationen Sie erfassen müssen und wie Sie sie am besten erfassen.

Sie können jedes Feld so vielen Mailtypen zuordnen, wie Sie möchten. Wenn Sie die Felder planen, überlegen Sie, ob Sie diese in mehreren Mailtypen verwenden möchten, und ob Sie diese Felder in mehreren Mailtypen in Berichte aufnehmen möchten. 

Sie können für jedes Feld Einschränkungen einführen, um festzulegen, wie Projektteilnehmer Informationen eingeben.

Im Verlauf Ihres Projekts können Sie mit Mailformularen wichtige Projektdaten erfassen, daher ist es wichtig, im Vorfeld die Bedürfnisse Ihres Projekts an Suchkriterien und Berichterstattung zu erwägen, bevor Sie die Felder erstellen. 

So planen Sie Ihre Mailformulare und eingeschränkten Felder: 

1. Sehen Sie sich die Mailtypen an, die Sie für Ihr Projekt vorgegeben haben. Welche Mailtypen enthalten mit Wahrscheinlichkeit standardmäßig welche Daten? 

2. Listen Sie diese Informationen für jeden Mailtyp auf.

3. Erwägen Sie, wie Projektteilnehmer diese Angaben in ihren Berichten integrieren müssen. Welche Beschränkungen oder Vorgaben (z.B. Einheitenlängen, Daten, Währungen, Vertraulichkeit usw.) müssen für diese Daten vorgegeben werden, um die Anforderungen der Berichte zu erfüllen?

4. Schreiben Sie diese Vorgaben neben jede Information auf. 

5. Identifizieren Sie die Informationen, die den gleichen Zweck erfüllen und für die die gleichen (oder sehr ähnliche) Vorgaben gelten. Ist es möglich, ein einzelnes Feld zu erschaffen, das diese Informationen erfasst und für mehrere Mailtypen verwendet werden kann? 

6. Unterteilen Sie Ihre Liste in Felder mit einfacher und mehrfacher Verwendung, insoweit das für Ihr Projekt zutrifft, und geben Sie vor, für welche Mailtypen jedes dieser Felder angewendet wird. 

7. Erstellen Sie eine separate Liste für eingeschränkte Felder, die innerhalb Ihres Unternehmens vertraulich bleiben sollen. 

2. Auswahl der Feldbezeichnungen

Wählen Sie die Bezeichnungen Ihrer Felder sehr sorgfältig aus. 

Wenn Sie Ihre Bezeichnung in das Fenster Neues Feld eingeben, werden Sie sehen, dass der Feldname automatisch für Sie erschaffen wird.

Die Bezeichnung des Felds, das für die Teilnehmer an Ihrem Projekt sichtbar ist, kann geändert werden, der Feldname jedoch nicht. Wenn Sie das Feld speichern, steht der Feldname fest – Sie können ihn nie wieder ändern. 

Auf diese Weise ist gewährleistet, dass der Projektadministrator immer weiß, was der ursprüngliche Zweck des Felds war und er kann dafür sorgen, dass die Feldbezeichnung zutreffend ist. 

Wenn Sie zum Beispiel zwei Felder erschaffen, die Sie “Netto-Kosten” und “Brutto-Kosten” nennen, würde es bei der Berichterstattung für das Projekt zu Verwirrung führen, wenn Sie später eines der Felder in “Kosten” umbenennen.

Wie Sie sehen, ist es entscheidend, Feldbezeichnungen in der Entwurfsphase zu wählen, bevor Sie die Felder in Aconex erschaffen. 

• Wählen Sie eine Bezeichnung, die den Zweck des Feldes widerspiegelt. Wenn das Feld zum Beispiel dafür verwendet wird, Kosten aufzuzeichnen, drücken Sie dies in der Bezeichnung des Feldes aus. 

• Um zu gewährleisten, dass Sie das Feld für mehrere Mailtypen verwenden können, sind allgemeinere Bezeichnungen besser (zum Beispiel Kostenauswirkungen anstatt RFI-Kostenauswirkungen). 

• Wägen Sie die Notwendigkeit, das Feld mehrfach zu verwenden, gegen die Notwendigkeit ab, bestimmte Elemente des Projekts aufzuzeichnen und über sie zu berichten. 

• Denken Sie daran, wenn Sie die Feldbezeichnung ändern, nachdem das Feld erschaffen wurde, wird die neue Bezeichnung auf alle Mailtypen angewendet, in denen dieses Feld in diesem Projekt verwendet wird. 

3. Auswahl der Feldoptionen

Sie wissen nun, welchen Zweck jedes Feld erfüllt und wie die Felder heißen werden. 

Als Nächstes müssen Sie entscheiden, wie Sie die Informationen vorgeben, die Projektteilnehmer für jedes Feld eingeben können. 

Es stehen sechs verschiedene Arten von Feldern zur Auswahl:

• Ja/Nein

• Datum

• Text

• Textbereich

• Nummer

• Einfache Auswahlliste.

Für jedes Feld können Sie einen Tooltip erstellen, der Anwendern Informationen dazu gibt, welche Angaben sie in diesem Feld machen sollen.

Für das Textfeld können Sie minimale und maximale Längen vorgeben. Die voreingestellte maximale Anzahl von Zeichen ist 60, aber Sie können eine Obergrenze von weniger Zeichen vorgeben und die Mindestanzahl von Zeichen auf eines oder mehr festlegen.  

Für das Nummernfeld können Sie einen Datentyp vorgeben und die Einheit wählen, die benutzt wird.

Für ein Feld mit einfacher Auswahl müssen Sie die Optionen hinzufügen, aus denen Anwender auswählen können. Sie können diese aus anderen Programmen (wie Word oder Excel) kopieren und hier einfügen, wenn Sie möchten.