Projektrollen einrichten

Projektrollen gewährleisten, dass jedes Unternehmen nur auf die Typen und Status zugreifen kann, die für ihre Aufgabe spezifisch sind. Das bedeutet, dass sie nicht versehentlich den falschen Mail- oder Dokumenttyp verwenden können, auch wenn andere Rollen diese sehen können. 

Ihr Projekt wird mit Projektrollen ausgestattet. Wir empfehlen Ihnen, diese zu überprüfen, bevor Sie Änderungen vornehmen. Achten Sie darauf, dass Sie eine Standard-Projektrolle für neue Unternehmen festlegen, die dem Projekt beitreten. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, können Sie jederzeit zu diesem Abschnitt zurückkehren.

Wenn Sie eine neue Projektrolle erstellen, vergessen Sie nicht, sie den Unternehmen zuzuweisen, die sie benötigen.

Rufen Sie die Projektrollen in den Einstellungen auf und wählen Sie Projekteinstellungen. Klicken Sie dann auf Rolleneinstellungen für Mail/Dokumente.

Projektrollen aus einem bestehenden Projekt kopieren

Wenn Sie möchten, können Sie die Rollen aus einem bestehenden Projekt kopieren, das Ihrem Unternehmen gehört oder für das Sie der Projektadministrator sind. Wenn Sie sich dafür entscheiden, führen Sie diesen Schritt aus, bevor Sie weitere Rollen erstellen, da beim Kopieren aus einem anderen Projekt alle bestehenden Rollen im neuen Projekt gelöscht werden.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Projekt kopieren.

2. Wählen Sie das Projekt aus, aus dem Sie die Rollen kopieren möchten.
3. Klicken Sie auf OK.

Sie möchten neue Projektrollen einrichten?

1. Klicken Sie auf Rolle erstellen.
2. Geben Sie in das Feld Rollenname einen aussagekräftigen Namen ein.
3. Fügen Sie nach Bedarf die Folgenden hinzu:

• Mailtypen
• Dokumenttypen
• Dokumentstatus
• Überprüfungsstatussätze

4. Klicken Sie auf OK.
5. Weisen Sie die neue Rolle Unternehmen zu, damit diese die Typen und Status, die Sie konfiguiert haben, verwenden können.

Eine Standardrolle einrichten

Wir empfehlen, Standard-Projektrollen einzurichten, damit jedes neue Unternehmen in Ihrem Projekt mit der Arbeit beginnen kann, bevor Sie ihm eine bestimmte Rolle in einem Projekt zuweisen.

Bei Bedarf können Sie dem Unternehmen jederzeit eine andere Rolle zuweisen.

1. Erstellen Sie eine Rolle mit den für Ihr Projekt erforderlichen Mail- und Dokumenttypen. 
2. Aktivieren Sie das Feld Als Standard festlegen.
3. Klicken Sie auf OK.

Dadurch wird sichergestellt, dass jedem neuen Unternehmen in Ihrem Projekt eine Projektrolle zugewiesen ist.

Sie können dem Unternehmen bei Bedarf jederzeit in eine andere Rolle zuweisen. Erfahren Sie, wie Sie einem Unternehmen eine Projektrolle zuweisen, die nicht die Standardrolle ist.