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Wenn Ihr Projekt entweder Workflows oder Lieferantendokumente verwendet, befolgen Sie die folgenden Schritte.
Dieser Artikel bescheibt, wie Sie verschiedene Bezeichnungen für Überprüfungsstatus einrichten und diese für ausgewählte Teilnehmer in ihren Arbeitsabläufen zur Verfügung stellen können.
Die Projektteilnehmer verwenden dann bei der Prüfung von Dokumenten im Rahmen von Workflows oder Lieferantendokumenten die Statusbezeichnungen, die Sie eingerichtet haben.
Bevor Sie beginnen, klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfungen und dann auf Workflows und Lieferantendokumente. Wenn Sie eine Meldung erhalten, dass Sie keine Berechtigung haben, auf diese Seite zuzugreifen, bitten Sie Ihren Unternehmensadministrator, Ihnen eine Anwenderrolle mit den entsprechenden Berechtigungen zuzuweisen.
Ein Projekteigentümer hat die Möglichkeit, die Standardbezeichnungen für Überprüfungen zu verwenden oder eigene Statusbezeichnungen für verschiedene Arten von Workflows zu erstellen.
1. Rufen Sie den Abschnitt Statusbezeichnungen für Workflows auf.
Hier sehen Sie den Standardsatz für Überprüfungsstatus, und hier können Sie die Bezeichnungen der Überprüfungsstatus festlegen, die für die Workflows in Ihrem Projekt zur Verfügung stehen. Sie können auch entscheiden, ob Sie die Statusbezeichnung zu Beginn und beim Abschluss des Workflows mit einem Dokumentstatus verknüpfen möchten. Von hier aus können Sie den Standardsatz ändern und auch neue Statussätze erstellen.
2. Klicken Sie auf Neuer Statussatz.
a. Geben Sie dem Statussatz einen Namen.
b. Wenn Sie möchten, dass der Dokumentstatus zu Beginn und am Ende des Workflows automatisch aktualisiert wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumentstatus automatisch aktualisieren.
c. Wenn Sie die automatische Aktualisierung des Dokumentstatus gewählt haben, müssen Sie einen Dokumentstatus auswählen, der dem Dokument automatisch zugeordnet wird, wenn es den Workflow durchläuft. Wählen Sie dazu eine Option aus dem Auswahlmenü Dokumentstatus zu Beginn.
d. Geben Sie bis zu sechs Statusbezeichnungen ein. Die Bezeichnungen müssen so angeordnet werden, dass der Status, der sich am wenigsten auf die Überprüfung auswirkt, ganz oben auf der Liste steht, und der Status mit der größten Auswirkung am Ende der Liste. Die Farben neben den Bezeichnungen dienen dazu, Ihre Aconex-Workflowberichte farblich zu kennzeichnen.
e. Wenn Sie entschieden haben, den Dokumentstatus automatisch zu aktualisieren, müssen Sie für jede Bezeichnung eines Überprüfungsstatus, die Sie erstellt haben, einen Dokumentstatus auswählen. Wählen Sie diesen aus dem Drop-Down-Menü neben jeder Überprüfungsstatusbezeichnung aus.
Nur die letzte Workflow-Statusbezeichnung (orangefarben) löst eine "Falls abgelehnt"-Bedingung aus, die verwendet werden kann, um einen Workflow-Prozess zu stoppen und zum Ersteller zurückzukehren. Alle anderen Statusbezeichnungen setzen einen Workflow mit dem nächsten Schritt fort.
3. Klicken Sie auf Speichern, um Ihren neuen Statussatz zu speichern.
4. Der neue Satz steht nun Personen zur Verfügung, deren Anwenderrollen ihnen erlauben, Workflow-Vorlagen in Ihrem Projekt zu erstellen. Um sie als Standardbezeichnungen zu definieren, klicken Sie auf das Auswahlmenü neben dem Standardsatz, wählen Sie Ihren neuen Statussatz und klicken Sie auf Speichern oben rechts auf der Seite. Alle Anwender, die Workflow-Vorlagen erstellen können, können nun diesen Projektstandard verwenden.
Wenn Ihr Projekt das Modul Lieferantendokumente verwendet, müssen Sie den Abschnitt Statusbezeichnungen für Lieferantendokumente ausfüllen.
In diesem Abschnitt werden alle voreingestellten Statusbezeichnungen für Überprüfungen aufgelistet. Aktivieren Sie das Kästchen neben dem Status, mit dem die Absendung eines Lieferantendokuments abgeschlossen werden soll.
Die neuesten Bezeichnungen werden automatisch auf alle aktivierten Lieferantendokumenten-Pakete angewendet.
1. Füllen Sie die übrigen Abschnitte auf dieser Seite aus.
2. Klicken Sie auf Speichern am oberen rechten Bildschirmrand.
3. Prüfen Sie noch einmal Ihre Einträge auf diesem Bildschirm. Workflows funktionieren nicht für Ihre Projektteilnehmer, wenn nicht alle Abschnitte ausgefüllt sind.
Achten Sie darauf, dass die richtigen Personen Zugang zu den relevanten Bezeichnungen für den Überprüfungsstatus haben.
1. Klicken Sie auf die Registerkarte Rolleneinstellungen für Mail/Dokumente.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rolle, der Sie ein Set von Statusbezeichnungen zuordnen möchten.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Statusbezeichnungen für Überprüfungen.
4. Doppelklicken Sie entweder auf Posten in der Liste Verfügbare Statusbezeichnungen, um sie in die Liste Ausgewählte Statusbezeichnungen zu verschieben, oder klicken Sie auf einen verfügbaren Status, um diesen auszuwählen, und dann auf den nach rechts zeigenden Pfeil, um ihn in die Auswahlliste zu übernehmen.
5. Klicken Sie auf OK, um dieses Set von Statusbezeichnungen für diese Rolle zu speichern.
6. Wiederholen Sie den Prozess für andere Rollen, falls nötig.
Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, kann jeder Projektteilnehmer, der eine Workflow-Vorlage erstellen möchte und eine der Rollen innehat, denen Sie bestimmte Statusbezeichnungen zugeordnet haben, aus diesen Status auswählen, wenn er eine neue Vorlage erstellt.
Sie können nun auch konfigurieren, ob der Status der Überprüfung beim Versionieren bestehen bleibt.
