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Workflow-Schritte bearbeiten

Legen Sie den Namen jedes Workflow-Schrittes fest und verwalten Sie die Teilnehmer der Schritte.

Hinweis

  • Jeder Schrittname darf innerhalb der Vorlage nur einmal verwendet werden. 
  • Sie können die voreingestellten Regeln für die Fertigstellung von Schritten für einen einzelnen Schritt bei Bedarf überschreiben.
  • Sie können die Schritte in einer aktiven Workflow-Vorlage bearbeiten. Die laufenden Workflows ändern sich dadurch nicht.

Bevor Sie mit der Bearbeitung von Workflow-Vorlagen beginnen, fragen Sie Ihren Unternehmensadministrator, ob Sie dazu berechtigt sind. 

  1. Öffnen Sie einen Entworf einer Workflow-Vorlage.
  1. Wählen Sie Ihr Projekt in der Projektauswahl oben auf der Seite aus. 
  1. Klicken Sie im Modul-Menü auf Workflows und dann unter Suchen auf Vorlage.
  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Entwürfe.
  2. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie auf Suchen. 
  1. Klicken Sie auf den Namen der Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, um sie zu öffnen. 
  1. Auf der Seite Neue Vorlage oder Workflow-Vorlagen bearbeiten, blättern Sie nach unten zum Vorlagen-Ersteller. 
  2. Klicken Sie auf den Pfeil in einem Schritt, um seine Eigenschaften anzuzeigen. 
  1. Füllen Sie nach Bedarf diese Felder aus:
  • Name des Schrittes: Geben Sie einen neuen, aussagekräftigen Namen für den Schritt ein. 
  • Teilnehmer: Wählen Sie die Anwender aus, die die Dokumente überprüfen sollen.
  • CC: Wählen Sie die Anwender aus, an die der Workflow-Transmittal gesendet werden soll. 

      5. Klicken Sie auf OK.

Hinweis

Bei der Erstellung von Workflows ist es oft besser, eine Verteilergruppe als Prüfer einzubinden anstatt eines einzelnen Anwenders. Sie können dies im Projektverzeichnis tun und Rollen wie Projektmanager, Leiter Engineering usw. hinzufügen. Wenn Sie die Teilnehmer an einem Workflow-Schritt konfigurieren, wählen Sie nicht den Namen eines einzelnen Anwenders, sondern die entsprechende Verteilergruppe als Review-Teilnehmer.

Das bedeutet, dass Sie bei personellen Änderungen im Projekt einen Anwender in der Verteilungsgruppe austauschen können. Damit werden zukünftige Workflows, für die diese Verteilergruppe als Prüfer aufgeführt ist, automatisch aktualisiert.

 

  1. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben dem Schritt, um seine Fertigstellungsregeln gegenüber den Standardwerten zu ändern. Beachten Sie jedoch, dass diese Regeln dann für alle parallelen Schritte in der Gruppe gelten.
  1. Wählen Sie die folgenden Regeln:
  • Fertigstellungsregel: Wählen Sie die Regel, die bestimmt, ob dieser Schritt abgeschlossen ist. Dieses Feld erscheint nur bei parallelen Schritten.
  • Bei Ablehnung: Wählen Sie, was nach diesem Schritt passiert, wenn das Ergebnis eine Ablehnung ist.
  1. Geben Sie falls erforderlich in der Reihe Dauer einen Zeitrahmen ein. Die voreingestellte Dauer ist 1 Tag.
  1. Speichern Sie Ihre Änderungen.

  • Für einen Vorlagenentwurf klicken Sie entweder:

    • auf die Schaltfläche Als Entwurf speichern, oder

    • auf die Schaltfläche Aktivieren, um die Änderungen zu speichern und die Vorlage zu aktivieren. 

       

  • Für eine aktive Vorlage klicken Sie auf Speichern. 

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