Support Central
Erstellen Sie einen Unterworkflow, um Schritte innerhalb eines Ihnen zugewiesenen Workflow-Schrittes hinzuzufügen.
Mit Unterworkflows können Sie Schritte zu einem Workflow-Schritt hinzufügen, der Ihnen zugewiesen ist.
Es kann zum Beispiel sein, dass Sie mit mehreren anderen Personen zusammenarbeiten müssen, um das Ergebnis des Schritts zu erreichen. Sie können in dem Fall einen Unterworkflow starten, der diesen Prozess definiert und die anderen Parteien einbezieht.
Sie können außerdem zusätzliche Dateien an Ihren Unterworkflow anhängen, z.B. um den anderen beteiligten Teilnehmern nähere Anleitungen zu geben.
Niemand kann das Dokument im ursprünglichen Workflow abschließen, bis Ihr Unterworkflow abgeschlossen ist bzw. beendet wird.
Wenn Sie der Prüfer sind und die Schaltfläche Workflow starten nicht verfügbar ist, bedeutet das, dass Ihre Anwenderrolle nicht über die notwendigen Berechtigungen verfügt, um Workflows zu starten. Oder der Schritt ist ein paralleler Schritt, von dem aus Sie keinen Unterworkflow starten können.
Sie sehen die erste Seite des Assistenten zum Starten eines Workflows mit dem Titel Dokumente auswählen. Die von Ihnen ausgewählten Dokumente sollten hier erscheinen. Wenn Sie Notizen oder Anweisungen für die Prüfer hinzufügen möchten, können Sie diese als Zusatzdateien an diesen Workflow anhängen (siehe unten).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
Sie sehen die Seite Workflow-Vorlage auswählen des Assistenten. Wählen Sie die Vorlage, die Sie für diesen Workflow verwenden möchten. Standardmäßig werden nur Workflow-Vorlagen angezeigt, die von Ihrem Unternehmen erstellt wurden. Um die Vorlagen zu durchsuchen, die von allen Unternehmen im Projekt erstellt wurden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Vorlagen meines Unternehmens anzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
Die Seite Workflow-Einstellungen anzeigen und bearbeiten des Assistenten wird angezeigt.
Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihren Unterworkflow in das Feld Workflow-Name ein.
Geben Sie falls nötig Workflow-Anweisungen in das Feld Workflow-Notiz ein. Diese Informationen sind für alle Teilnehmer sichtbar, die Dokumente in dem Workflow prüfen.
Es wird eine Warnmeldung angezeigt, wenn:
Wenn die Überprüfungszeiträume, die Sie in Ihren Unterworkflow eingegeben haben, die für diesen Überprüfungsschritt im ursprünglichen Workflow zulässige Zeit überschreiten, wird eine entsprechende Warnung angezeigt, wenn Sie auf Absenden klicken. Sie können die Warnung ignorieren, sollten sich aber der Auswirkungen bewusst sein, die dies auf andere Projektteilnehmer und deren Arbeitsergebnisse hat.
Wenn Sie auf der Registerkarte Zusatzdateien eine Datei angehängt haben, kann sie nicht mehr aus dem Workflow entfernt werden.
Um Dateien von Ihrem Computer oder lokalen Netzwerk anzuhängen, klicken Sie auf die Schaltfläche Lokaler Computer/Netzwerk. Dann können Sie entweder:
a. auf die Schaltfläche Ziehen und Ablegen klicken, um Dateien auszuwählen, und dann auf Öffnen klicken, oder
b. die Drag-and-Drop-Funktion verwenden, um Dateien hochzuladen.
Sobald Sie eine Datei hinzugefügt haben, können Sie über die Schaltfläche Dateien hinzufügen eine weitere hinzufügen. Klicken Sie am Ende auf Anhängen, um die Dateien hochzuladen.
4. So hängen Sie Dokumente aus Ihrem Verzeichnis an:
a. Geben Sie Ihre Suchkriterien in das Suchfeld ein und klicken Sie auf Suchen.
b. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jedes Dokument, das Sie anhängen möchten.
c. Klicken Sie auf Anhängen, um die Dateien hochzuladen.
