Einen Workflow starten

Schritt 1a. Dokumente aus Ihrem Dokumentenverzeichnis verwenden

1. Überprüfen Sie, ob Sie das richtige Projekt ausgewählt haben. 
2. Klicken Sie auf Dokumente.
3. Wählen Sie Dokumentenverzeichnis.
4. Füllen Sie die Suchkriterien aus. 
5. Klicken Sie auf Suchen.

6. Wählen Sie alle Dokumente, das Sie zu dem Workflow hinzufügen möchten. 
7. Klicken Sie auf Übermitteln.
8. Wählen Sie die Option Workflow starten.

Überspringen Sie Schritt 1b und machen Sie weiter bei Schritt 2. Überprüfen Sie Ihre Dokumente. 

Schritt 1b. Dokumente aus einem Transmittal verwenden

Wenn Sie einen Transmittal mit Dokumenten erhalten haben, die Sie in einen Workflow einfügen möchten, führen Sie diese Schritte aus.

1. Öffnen Sie den Transmittal.
2. Blättern Sie zu Dokumentenanhänge.
3. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie im Workflow einreichen möchten.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow starten.

2. Schritt: Überprüfen Sie Ihre Dokumente

1. Überprüfen Sie, ob die Dokumente, die Sie hinzugefügt haben, die richtigen sind.

Möchten Sie Ihrem Workflow weitere Dokumente hinzufügen?

Dieser Schritt ist optional.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumente hinzufügen.
2. Finden Sie die Dokumente in Ihrem Dokumentenverzeichnis und fügen Sie sie hinzu. 

Möchten Sie Anleitungen für die Dokumentenprüfer hinzufügen?

Dieser Schritt ist optional.

Fügen Sie detaillierte Anweisungen und andere relevante Dokumente, die nicht zur Überprüfung vorgesehen sind, als zusätzliche Dateien hinzu. Diese können eine .txt-Datei, ein Word-Dokument oder ein anderes Dateiformat sein.

Die Ergänzungsdatei wird Ihrem Workflow hinzugefügt. Es kann von allen Dokumentenprüfern gesehen werden, wird aber nicht von Ihren Dokumentenprüfern formell überprüft.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Ergänzende Dateien.
2. Klicken Sie auf Datei anhängen.
3. Fügen Sie die Datei entweder von Ihrem Computer oder aus Ihrem Dokumentenverzeichnis hinzu.

3. Schritt: Wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus

1. Klicken Sie als nächstes auf Weiter.

2. Wählen Sie aus der Liste, die erscheint, eine Workflow-Vorlage aus.

3. Klicken Sie auf Weiter.

Können Sie die Workflow-Vorlage, die Sie brauchen, nicht finden?

Einige häufige Gründe, warum Sie eine Workflow-Vorlage nicht finden können, sind: 

• Standardmäßig werden nur Vorlagen angezeigt, die von Ihrem Unternehmen erstellt wurden. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Vorlagen meines Unternehmens anzeigen, um Vorlagen zu sehen, die außerhalb Ihres Unternehmens erstellt wurden.  
• Nur aktive Vorlagen werden in der Liste angezeigt. Bitten Sie den Workflow-Administrator, das gewünschte Workflow-Muster zu aktivieren, wenn es hier nicht erscheint. 

4. Schritt: Schließen Sie Ihren Workflow ab und übermitteln Sie ihn

1. Geben Sie Ihrem Workflow im Feld Workflow-Name einen aussagekräftigen Namen. Dies erleichtert die Nachverfolgung und Berichterstattung über den Fortschritt Ihres Workflows.
2. Im Feld Workflow-Notiz können Sie Anweisungen für die Dokumentenprüfer eingeben. Alle Prüfer können Ihre Anweisungen sehen.

3. Füllen Sie den Abschnitt Transmittal-Einstellungen wie bei jedem anderen Transmittal aus, indem Sie Attribute, Ausstellungsgrund und alle andere verfügbaren Felder auswählen.  

4. Wenn Sie möchten, dass bestimmte Projektteilnehmer eine Kopie des endgültigen Transmittals erhalten, geben Sie ihren Namen in das Feld Endgültiger Transmittal – Zusätzliche CC-Empfänger ein.

5. Je nachdem, welche Workflow-Vorlage Sie verwenden, können Sie bei Bedarf auch die Workflow-Schritte bearbeiten.

6. Klicken Sie auf Absenden, um den Workflow zu starten. Eine Kopie Ihres Transmittals wird angezeigt.