Central de Asistencia
Aconex le permite tener una mayor visibilidad y asignación de responsabilidades en sus proyectos.
Una vez incluidos en Aconex, ni los documentos ni los correos se pueden eliminar. Sin embargo, siempre puede sustituir documentos obsoletos o incorrectos con una nueva versión.
El control de versiones es la forma en que se monitorean los cambios hechos a los documentos.
La pista de auditoría es un registro de todos los cambios que se le hacen a los documentos, correos y otros datos como los paquetes y los incidentes de Field.
El control de versiones es el proceso en el que se registran todos los cambios hechos a un documento o sus metadatos (la información adicional, como el estatus o atributos de los documentos), eso se logra reteniendo una copia de cada versión del documento.
El control de versiones funciona a nivel de proyecto. Cuando un documento previamente distribuido se actualiza, su versión se actualiza automáticamente.
Así que la primera vez que se registra un documento, se trata de la Versión 1. De ahí en adelante, cada vez que se sustituya el documento la versión aumenta. Esto sucede sin importar:
El control de versiones le ayuda a asegurarse de que todos los participantes del proyecto estén usando la versión más reciente de los documentos.
También es una manera de seguir las mejores prácticas de gestión de proyectos e investigaciones de diligencias debidas. El control de versiones es una parte importante de la pista de auditoría de Aconex.
La pista de auditoría registra los cambios hechos a los documentos, correos e informes en Aconex. Le permite ver quién es el responsable y de cuales decisiones.
La auditoría de documentos incluye:
Historial de documentos, que registra todas las versiones y revisiones de los documentos
Historial de eventos, que registra cada uno de los cambios hechos a un documento por las personas en su organización, con detalles sobre quién hizo el cambio y cuándo. También incluye enlaces a las transmisiones relevantes, de forma que puede ver a quién se le ha distribuido el documento.
La pista de auditoría de correos es el hilo de correos, que contiene información sobre quién ha estado involucrado en la conversación, cuando se envió el correo y los detalles incluidos en el mismo.
Cada usuario tiene acceso a la mayoría de la información que hace parte de la pista de auditoría de su organización, pero los administradores del proyecto o de la organización pueden restringir el acceso a alguna información.
Los registros de su proyecto se mantienen de acuerdo a los requerimientos legales impuestos por el país o región donde se encuentran los datos de su proyecto. Aconex cumple cabalmente con las leyes y regulaciones de seguridad y almacenamiento de datos de cada uno de los países en donde operamos.
Al final de su proyecto, puede solicitar un Archivo de proyecto. Esta es una copia de solo lectura de todas las actividades realizadas en Aconex en la vida del proyecto.
