Crear y enviar correos
¿Está escribiendo un memorando, una Solicitud de información (RFI) u otro tipo de correspondencia? El correo de Aconex es lo indicado.
Autorizaciones necesarias
El correo se utiliza para las comunicaciones y procesos cotidianos.
Cada correo debe tener un tipo de correo, que sirve para:
- Identificar los distintos procesos del proyecto, como la solicitud de información.
- Configurar un formulario, ayudándole a introducir los datos correctos.
- Encontrar el correo más tarde.
El Project Admin decide qué tipos de correo están disponibles para cada organización, por lo que es posible que no vea los mismos tipos en todos los proyectos en los que trabaje.
Crear correos
- Haga clic en el botón Correo en el menú principal de navegación y seleccione Correo desde cero.
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Ahora seleccione la opción en el campo Tipo. Cuando haga esto, todos los campos obligatorios que deben ser rellenados tendrán un asterisco.
Nota
Algunos tipos de correo se configuran para ser enviados automáticamente a determinadas personas. Si este es el caso, verá un mensaje acerca de las reglas de distribución. Para ver quién está incluido en la distribución automática, seleccione Vista previa.
- Ingrese los nombres de uno o varios destinatarios en los campos Para y/o CC. Puede encontrar sus nombres ya sea:
- Al ingresar de forma completa o parcial el nombre de un usuario o el nombre del grupo en el campo de Buscar, luego pulse el botón Enter/Intro. Se añadirá un resultado que coincida, o tendrá que elegir de una lista de posibles destinatarios.
- Al hacer clic en los enlaces Para o CC y buscar en el directorio. Consulte Añadir destinatarios a un correo
- (Opcional) Adjuntar documentos, otros correos o archivos locales al correo.
- Si es necesario, seleccione uno o más valores para cada campo de atributo enumerado. Algunos proyectos no utilizan atributos de correo.
- Elija el tipo de respuesta de la lista Solicitar respuesta, y seleccione la fecha de respuesta. Esto establece el estatus del correo.
El estatus puede ser diferente para cada destinatario.
- Con una fecha seleccionada, el correo se establece con un estado Pendiente para cada destinatario en el campo Para hasta que él/ella, u otra persona de su organización, responda. Si incumplen la fecha de vencimiento, se establecerá automáticamente con el estado Vencido.
- No se espera que los destinatarios en copia (CC) respondan, por lo que el correo mostrará un estado N/A para ellos.
- Si no establece una fecha de vencimiento, el estatus del correo será N/A para todos los destinatarios.
- Rellene el campo de Asunto con una descripción precisa del contenido para facilitar la búsqueda de este correo.
- Complete los datos del correo, si están disponibles. Los datos obligatorios están marcados con un asterisco rojo, pero entre más información incluya más fácil será encontrar este correo y generar informes sobre este.
Nota
Estos campos son configurados por su administrador de proyectos. Cada proyecto y tipo de correo puede tener una configuración diferente por lo que es posible que vea diferentes campos aquí.
- (Opcional) Si ha establecido una firma de correo predeterminada ésta aparecerá en el cuerpo del correo. Puede seleccionar otra firma si ha creado varias.
- Complete el cuerpo del correo. Puede escribir su mensaje o pegar texto o imágenes. Utilice el menú Formato para aplicar formato a su texto.
Nota
Todos los correos enviados en Aconex son escaneados automáticamente para detectar enlaces, codificación u otro tipo de contenido malicioso. Si se encuentra algún elemento no deseable, este será eliminado del correo para protegerlo a usted y a sus destinatarios. En algunos casos, esto puede afectar la apariencia o formato de algunos correos.
- (Opcional) Haga clic en Guardar borrador para enviar este correo más tarde.
Si guarda su correo en borrador, estará disponible para que cualquier persona de su organización pueda verlo, editarlo o eliminarlo.
- Haga clic en Enviar y el correo estará disponible para todas las organizaciones destinatarias (a menos que lo haya marcado como confidencial).
