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Use el Control de acceso para impedir que los usuarios de su organización cuenten con acceso a ciertos tipos de documentos
El control de acceso implica la creación de grupos de usuarios y el uso de reglas para restringir su acceso a determinados documentos en el registro de documentos de su organización.
Puede evitar que determinados usuarios:
Cuando restringe el acceso a un tipo de documento, a un campo de documento o campo de proyecto usando el control de acceso, sucederá lo siguiente:
| Si el usuario | Entonces esto ocurrirá |
| Carga un documento | El tipo de documento o campo restringido no podrá ser utilizado cuando carguen su documento. |
| Actualiza un documento | El tipo de documento o campo restringido no podrá ser utilizado cuando actualicen su documento. |
| Busca un documento | El tipo de documento o campo estará disponible para seleccionar en los filtros de búsqueda. Sin embargo, no se mostrará ningún resultado. |
El control de acceso es ideal para restringir el acceso a documentos en proyectos complejos o en grandes organizaciones.
Es posible que el administrador de su organización tenga que conceder este permiso a su función de usuario.
Si aplica las reglas de control de acceso para restringir el acceso de un usuario a un documento, éstas se respetan en el Correo de Aconex. Así que a pesar que el usuario pueda ver la transmisión por otro usuario, éste no puede ver el documento ya que este se quita de la transmisión.
Si otra organización no desea enviar los documentos usando transmisiones (y los envia como adjuntos), debe asegurarse que los correos que envíen sean marcados como confidenciales. Los adjuntos de archivos no pueden ser restringidos.
Considere seguir los siguientes pasos como una solución alternativa.
1. Configure un grupo de distribución en el directorio de proyecto.
2. Pídale a la otra organización que siempre use este grupo de distribución cuando envíe documentos. De esta forma puede controlar la lista de destinatarios de los documentos.
3. Pídale a la otra organización que siempre que usen este grupo de distribución, marque sus correos como confidenciales.
Seguir estos pasos reduce el riesgo de que cualquier persona pueda acceder a los documentos, pero no lo elimina por completo.
El primer paso para usar el control de acceso es configurar los grupos de usuarios.
