Crear un esquema de numeración automática de documentos

Paso 1: Diseñe su esquema de numeración automática

1. Decida a qué tipos de documentos aplicará un esquema de numeración automática.
2. Decida si necesita utilizar sólo campos de documento o si también necesita incluir campos de proyecto en su esquema de numeración automática.
3. Diseñe sus esquemas de numeración automática.

• Puede aplicar el mismo esquema a todos los tipos de documentos, o puede diseñar esquemas separados para los distintos tipos de documentos.
• Un tipo de documento solo se puede asignar a un esquema de numeración automática de documentos.
• Cuando diseñe su esquema de numeración automática debe incluir el campo Número de secuencia y al menos otro campo. El número de secuencia suele ser el último elemento del esquema.
• Asegúrese de incluir en su diseño sólo los campos de documento de lista de selección única que hayan sido habilitados para su proyecto. El único campo de selección única que no puede utilizarse es Estatus.

• Si desea utilizar un campo de proyecto en su esquema de numeración automática, debe aplicarlo a los tipos de documento pertinentes, hacer que el campo sea obligatorio y habilitar los códigos. Los códigos se pueden habilitar al editar el campo de proyecto. Si omite alguno de estos pasos, el campo de proyecto y/o el tipo de documento no estarán disponibles para su selección en esta pantalla.

Paso 2: Habilite los códigos en los campos de su proyecto.

Si desea utilizar un campo de proyecto en su esquema, debe ser obligatorio y los códigos deben estar habilitados para él. Los códigos se pueden habilitar al editar el campo del proyecto.

1. Haga clic en el icono del lápiz en un campo del proyecto para editarlo.
2. Haga clic en Habilitar códigos.
3. Introduzca un código para cada valor.
4. Haga clic en Guardar.

Paso 3: Crear un esquema de numeración automática

1. En el menú de navegación principal, haga clic en Configuración y seleccione Configuraciones de proyecto.
2. Haga clic en Documentos en el panel izquierdo y enseguida en Numeración de documentos.
3. Haga clic en Crear esquema de numeración.

4. Introduzca un nombre para su esquema.
5. Elija la longitud del número de secuencia y el número en el que debe Iniciar.
6. Haga clic en Añadir campo para añadir campos a su secuencia.

• Utilice los menús desplegables de cada campo para elegir los campos de documento, los campos de proyecto y los separadores para su esquema. Verá una vista previa de su esquema a medida que realice cambios.
• Si desea utilizar un campo de proyecto en su esquema de numeración automática, debe aplicarlo a los tipos de documento pertinentes, hacer que el campo sea obligatorio y habilitar los códigos. Los códigos se pueden habilitar al editar el campo del proyecto. Si omite alguno de estos pasos, el campo del proyecto o el tipo de documento no estarán disponibles para su selección en esta pantalla.
• Elija un carácter para cada separador. El carácter separador predeterminado es un guión. También puede optar por combinar dos campos sin separador seleccionando Ninguno.
• Arrastre y mueva los campos para crear la secuencia que desee.

7. Aplique su esquema a los tipos de documento utilizando el menú desplegable debajo de Aplicar este esquema a.

8. Haga clic en Guardar.