Creación de funciones de proyecto

Utilice las funciones de proyecto para gestionar a qué tipos de correo, tipos de documentos y estatus de documentos tiene acceso una organización.

Si es un administrador de proyectos puede hacer lo siguiente:

Copiar funciones de otro proyecto. Esto sobrescribe las funciones existentes en el proyecto al que se copian las funciones.
Establecer una función de proyecto específica como la predeterminada para las nuevas organizaciones en su proyecto.
Asignar varias funciones de proyecto a una organización si es necesario. Esto asigna los tipos de correo y de documento, así como las opciones de estatus de documento para todas las funciones seleccionadas a los usuarios de esa organización.

Nota

Para evitar que las organizaciones modifiquen los tipos de correo y documentos a los que tienen acceso, puede desactivar esta opción.

Crear y configurar una función de proyecto

Haga clic en el botón de Configuración en el botón del menú del módulo y después bajo Proyectos, haga clic en Configuraciones de proyecto.

Haga clic en la pestaña de Configuración de las funciones para correo/documentos.
Haga clic en el botón de Crear función.

Escriba un nombre en el campo de Nombre de función.

Para asignar esta función por defecto a cada nueva organización en este proyecto, seleccione la casilla Configurar como predeterminado.

Nota

Establecer una función como predeterminada es útil porque se asigna automáticamente a cualquier organización nueva que se añada o se invite al proyecto. Así, cualquier tipo de correo, documento y estatus que se le añada estará disponible para una nueva organización sin que tenga que hacer nada.

Así que si está gestionando funciones, es una red de seguridad útil para asegurarse de que las nuevas organizaciones no tengan acceso a más tipos de documentos y correos, por ejemplo, de los que necesitan. Si va a utilizar una función de forma predeterminada, es una buena idea crear una función con un solo tipo de correo y documento, y utilizarlo como predeterminado. Luego puede asignar a la organización la función correcta cuando esté listo.

Especifique los tipos de correo para esta función en la pestaña de Tipos de correo.

Seleccione la casilla Mostrar todos para ver todos los tipos de correo disponibles, si es necesario.
Escriba un nombre parcial en el campo de búsqueda situado encima de la lista de Tipos de correo disponibles para filtrar la lista.
Para añadir tipos de correo a la función, haga doble clic en cada tipo que desee que esté disponible para esta función en la lista de Tipos de correo disponibles.
Para eliminar los tipos de correo de la función, haga doble clic en cada uno de los tipos que desee eliminar de la lista de Tipos de correo seleccionados.

Especifique los tipos de documentos para esta función.

Haga clic en la pestaña de Tipos de doc..
Seleccione la casilla Mostrar todos para ver todos los estatus de documento disponibles, si es necesario.
Escriba un nombre parcial en el campo de búsqueda situado encima de la lista de tipos de doc. disponibles para filtrar la lista.
Para añadir tipos de documentos a la función, haga doble clic en cada tipo que desee que esté disponible para esta función en la lista de Tipos de doc. disponibles.
Para eliminar los tipos de documentos de la función, haga doble clic en cada uno de los tipos que desee eliminar de la lista de Tipos de doc. seleccionados.

Especifique el estatus de documento para esta función.

Haga clic en la pestaña de Estatus de doc.
Seleccione la casilla Mostrar todos para ver todos los estatus de documento disponibles, si es necesario.
Escriba un nombre parcial en el campo de búsqueda situado encima de la lista de estatus de doc. disponibles para filtrar la lista.
Para añadir estatus de documentos a la función, haga doble clic en cada estatus que desee que esté disponible para esta función en la lista de Estatus de doc. disponibles.
Para eliminar los estatus de los documentos de la función, haga doble clic en cada uno de los estatus que desee eliminar de la lista de Estatus de doc. seleccionados.

Especifique los grupos de estatus de revisión para esta función. Grupos de estatus de revisión

Haga clic en la pestaña de Grupos de estatus de revisión.
Escriba un nombre parcial en el campo de búsqueda situado encima de la lista de grupos de estatus de revisión disponbiles para filtrar la lista.
Para añadir Grupos de estatus de revisión a la función, haga doble clic en cada estatus que desee que estén disponibles para esta función en la lista de Estatus de doc. disponibles.
Para eliminar los estatus de los documentos de la función, haga doble clic en cada uno de los estatus que desee eliminar de la lista Estatus de doc. seleccionados.

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