Archivar una organización o un proyecto

¿Cuándo debo cambiar una organización a acceso de archivo?

Eliminar organizaciones que ya no participan activamente en el proyecto

• Al establecer el acceso a una organización como archivada, se la elimina efectivamente de la participación en el proyecto.
• Las organizaciones archivadas no pueden recibir correo ni documentos actualizados, no son visibles en el directorio de proyecto y no pueden volver a ser invitadas al proyecto (a menos que usted u otro administrador del proyecto les restablezca un nivel de acceso normal).

Cerrar proyectos que han finalizado o que ya no utiliza

• Si su proyecto no tiene actividad, ni se han enviado nuevos documentos o correos, puede establecerlo como archivo. Al establecer todas las organizaciones en acceso de archivo, los datos del proyecto siguen siendo accesibles, pero no se puede crear más información.
• Le recomendamos que añada la palabra "Cerrado" o "NLIU" al final del nombre del proyecto. Esto le ayudará a identificarlo cuando vea la lista de proyectos.

Reducir el número de usuarios de su proyecto

• Si su proyecto tiene límites en el número de usuarios (lo que se conoce como un acuerdo Hosted Named User o HNU), puede utilizar el acceso de archivo para gestionar el recuento de usuarios.
• Las organizaciones archivadas no cuentan para el total de usuarios de su proyecto.
• Puede identificar a los usuarios de su proyecto utilizando los informes de organización.

¿Cómo funciona el acceso al archivo en Costos?

Si archiva una organización, esta ya no podrá realizar cambios en su propio espacio de trabajo de Costos.

Sin embargo, si utiliza la función de espacio de trabajo compartido en Costos, permite que otras organizaciones accedan y realicen cambios en el espacio de trabajo de Costos de su propia organización. Básicamente, actúan como si pertenecieran a su organización a efectos de acceder a su espacio de trabajo de Costos. Esto significa que, si configura la otra organización con acceso Archivado o Solo lectura, podrán seguir realizando cambios en el espacio de trabajo de Cost de su organización.

Si configura su propia organización con acceso Archivo o Solo lectura, tanto usted como la otra organización con la que ha compartido su espacio de trabajo ya no podrán realizar cambios en el espacio de trabajo de Costos de su organización.

Establecer acceso a nivel de organización

1. En el menú de navegación principal, haga clic en Configuración.
2. Seleccione Configuraciones de proyecto.
3. En la sección Nivel de organización de acceso, haga clic en el botón Editar.

4. Verá la lista de las organizaciones que trabajan en su proyecto. Seleccione la casilla de verificación que aparece junto a las organizaciones para las que desea modificar el acceso.
5. En la parte superior de la página, seleccione el Configurar nivel de acceso y elija el nivel de acceso apropiado.
   Conozca más acerca de Acceso de solo lectura y acceso de archivo.  

6. Confirme su selección.

7. Tras confirmar los cambios, verá un registro de eventos en el que se muestra lo siguiente:

• el nuevo nivel de acceso para cada organización (y el nivel anterior)
• el nombre y la organización del usuario que realizó el último cambio
• la fecha y hora del último cambio.

Si es dueño de un proyecto, puede seleccionar varios proyectos y configurarlos como archivados o con acceso de sólo lectura de una sola vez.

1. En el menú de navegación principal, haga clic en Configuración y seleccione Mostrar mis proyectos.

2. Haga clic en Herramientas de dueño del proyecto. Verá todos los proyectos de los que es dueña su organización (donde usted es un administrador de proyectos para la organización dueña de proyectos de Aconex).
3. Seleccione los proyectos que desea archivar. Puede utilizar los filtros de búsqueda si tiene muchos proyectos.
4. Haga clic en Establecer nivel de acceso al proyecto y elija la opción que desee. Si se ha equivocado, puede seguir los mismos pasos para establecer los proyectos en un nivel de acceso diferente.