Utilizar Flujos de trabajo o Documentación de proveedores en sus proyectos

Si su proyecto va a utilizar Flujos de trabajo o Documentación de proveedores siga los pasos a continuación.

Este artículo describe cómo establecer diferentes grupos de nombres de revisión y ponerlos a disposición de los participantes seleccionados en sus flujos de trabajo.

Los participantes del proyecto utilizarán los estatus de revisión que usted establezca cuando revisen documentos como parte de un proceso de Flujos de trabajo o Documentación de Proveedores.

Antes de comenzar, haga clic en la pestaña de Revisión. Si ve un mensaje que no tiene permiso para acceder a esta página comuníquese con su administrador de la organización para que le asigne una función de usuario con los permisos necesarios.

Verificar y crear grupos de estatus de flujos de trabajo

Un dueño de proyecto tiene la opción de utilizar el grupo estándar de los nombres de revisión o puede crear conjuntos personalizados para su uso en diferentes tipos de flujos de trabajo.

  1. Vea la sección de Grupo de estatus de flujos de trabajo.
    Aquí es donde usted ve el grupo predeterminado de estatus de revisión, y donde usted controla los nombres de estatus de revisión que están disponibles dentro de los flujos de trabajo de su proyecto. También puede decidir si desea asignar el estatus de revisión a un estatus de documento al  momento de ingresarlos y de ser completados en un flujo de trabajo. Puede cambiar los estatus de revisión que este proyecto usará de forma predeterminada desde aquí.

  2. Haga clic en Nuevo grupo de estatus.

  1. Asigne un nombre al estatus.

  2. Si desea actualizar automáticamente los estatus de los documentos al inicio y al final del flujo de trabajo, haga clic en la casilla de verificación de Actualizar automáticamente los estatus de documento.

  3. Si eligió actualizar automáticamente el estatus del documento, debe elegir el estatus que se le da a un documento cuando empieza a pasar por un flujo de trabajo. Para hacer esto, seleccione una opción del menú desplegable del Estatus de documento al iniciar. 
  4. Escriba hasta seis nombres diferentes de estado de revisión. Los nombres deben ordenarse de forma que el estatus que menos influye en la revisión aparezca en la parte superior de la lista, y el que más influye en ella se encuentre en la parte inferior. Los colores al lado de estas etiquetas se utilizan para codificar los informes de flujos de trabajo de Aconex.
  5. Si anteriormente eligió actualizar automáticamente el estatus del documento, tendrá que seleccionar un estatus de documento que corresponda a cada nombre de estatus de revisión que haya creado. Elíjalos en los menús desplegables que aparecen junto a cada nombre de estatus de revisión.

Nota

Sólo la última etiqueta de estatus del flujo de trabajo (coloreada en naranja) desencadenará una condición "En caso de rechazo", que puede utilizarse para detener un proceso de flujo de trabajo y volver al emisor. Todas las demás etiquetas de estatus continuarán el flujo de trabajo en el siguiente paso.

  1. Haga clic en Guardar para guardar su nuevo grupo de estatus. 

  2. El nuevo grupo está ahora disponible para personas con permiso que les permitan crear plantillas de flujos de trabajo en su proyecto. Pero para convertirlo en el nuevo grupo predeterminado, haga clic en el menú desplegable situado junto a la etiqueta Grupo por defecto y seleccione el nuevo grupo, enseguida haga clic en Guardar en la parte ​​​​​derecha superior de la página. Todos los usuarios que puedan crear plantillas de flujo de trabajo podrán utilizar este proyecto por defecto.

Configuración del Grupo de estatus de documentación de proveedores

Si su proyecto utiliza el módulo Documentación de proveedores, deberá completar la sección de Grupo de estatus de documentación de proveedores.

En esta sección se muestran todos los Nombres de los estatus de revisión por defecto, simplemente marque la casilla junto al estatus en el que desea completar el envío de la Documentación de proveedores.

El último grupo de nombres se bloqueará automáticamente en todos los paquetes de Documentación de proveedores que estén activados.

Finalizar esta página

  1. Complete las secciones restantes de la página.

  2. Haga clic en el botón Guardar en la parte superior derecha de la pantalla.

  3. En esta pantalla puede verificar su trabajo. Los flujos de trabajo no funcionarán para los participantes de su proyecto a menos que se rellenen todas las secciones

Asignar grupos de revisiones a funciones

Asegúrese de que las personas adecuadas tengan acceso a los grupos de revisiones pertinentes.

  1. Haga clic en la pestaña de Configuración de las funciones para correo/documentos.
  2. Haga clic en el nombre de la función a la que desea asignar un grupo de revisiones.
  3. Haga clic en la pestaña de Grupo de estatus de revisión.
  4. Ya sea puede hacer doble clic en los ítems de la lista de Grupos de estatus de revisión disponibles para moverlos a la lista de Grupos de estatus de revisión seleccionados, o haga clic para seleccionar un estatus Disponible y haga clic en las flechas que apuntan a la derecha para moverlos a la Lista de selección. 
  5. Haga clic en Aceptar para guardar los grupos de revisión para esta función.
  6. Repita este proceso para otras funciones según sea necesario. 

Una vez que haya completado este proceso, cualquier persona en el proyecto que necesite configurar plantillas de flujos de trabajo y que tenga las funciones para las que haya asignado ciertos grupos de revisiones, podrá elegir entre esos grupos cuando configuren una nueva plantilla.

Ahora puede configurar si el estatus de revisión se mantiene después de la sustitución.

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