Crear una nueva invitación a concurso

Le mostraremos cómo crear una invitación a concurso, añadir destinatarios y emitir la invitación.

Nota

Antes de crear su primera invitación asegúrese de tener los permisos correctos para crear y emitir invitaciones para concursos. Si no los tiene, pídaselos a su Org Admin. Para darle permisos, necesitarán las siguientes instrucciones: Gestionar flujos de trabajo, documentación de proveedores y concursos.

Paso 1. Fijar el número de concurso, el nombre y la fecha de vencimiento

  1. Elija su proyecto en el selector de proyectos en la parte superior de la página.
  1. Haga clic en Concursos.
  2. Bajo Crear, haga clic en Invitación a concurso.

Nota

¿No ve un botón de Concursos? El módulo de Concursos no se encuentra disponible en todos los proyectos. Por favor comuníquese con su Org Admin si requiere el módulo de Concursos.

  1. Ingrese el número de concurso en el campo de No. de concurso.
  2. Ingrese un nombre descriptivo en el campo de Título.
  1. Ingrese el plazo, fecha y hora, de su invitación a concurso.

Paso 2. ¿Quién necesita acceder a este concurso en su organización,?

  1. Añada los nombres de cualquier persona en su organización que necesite acceso a este concurso. Añada sus nombres en el campo de contacto en la organización emisora.

Paso 3. Añadir las organizaciones a las que necesita enviar este concurso

  1. En el campo de Destinatarios agregue los nombres de las personas a las que debe enviar la oferta.
    Puede añadir a todas las personas que desee de cualquier organización como sea necesario. Cada persona añadida al concurso sólo verá los nombres de otras personas de su propia organización. No podrán ver los nombres de las personas de otras organizaciones incluidas en el concurso.
  2. Ahora si usted:

No puedo encontrar a la persona/organización

 De forma predeterminada, usted ha estado buscando en su directorio de proyectos.

  1. Para buscar en el directorio global, haga clic en el botón Agenda de direcciones.

Nota

¿No está seguro de cuál es la diferencia entre su proyecto y su directorio global? Más información.

  1. Ingrese cualquier criterio de búsqueda.
  2. Pulse el botón de Buscar.
  3. Seleccione la persona.
  4. Haga clic en el botón Agregar.
  5. Si necesita añadir más gente, repita este paso.
  6. Una vez que haya añadido todos los nombres necesarios, haga clic en el botón Aceptar. Pase al siguiente paso en este artículo. ¿Todavía no puede encontrar el nombre de alguien? Consulte la siguiente sección en este artículo.

Necesito añadir a alguien que no aparece en el directorio global

Si ha buscado tanto en el proyecto como en el directorio global y no encuentra a la persona indicada, puede crear un usuario invitado.

¿No está seguro de lo que es un usuario invitado? Más información.

  1. Haga clic en el botón Crear invitado.
  1. Si los datos de la persona no aparecen automáticamente, ingrese su:
    • Organización
    • Nombre
    • Apellidos
    • Dirección de correo electrónico
  2. Haga clic en el botón Guardar.
  1. Busque el usuario invitado que acaba de crear.
  2. Introduzca sus criterios de búsqueda.
  3. Haga clic en Buscar.
  1. Seleccione la casilla junto a su nombre.
  2. Haga clic en el botón Añadir.
  3. Haga clic en el botón Aceptar.

Paso 4. Revisar la configuración predeterminada

  1. Cambie cualquier configuración predeterminada según sea necesario. Consulte la siguiente tabla para obtener una explicación sobre cada configuración.
OpciónDescripción
Acceso a la invitaciónDesmarque esta casilla para evitar que los licitadores vean su invitación a concurso después del plazo y para evitar que la licitación sea enviada como una transmisión. Si selecciona esta opción, el emisor de la licitación podrá seguir buscando y ver la información de la licitación. Si alguien más requiere acceso, el emisor puede agregarlo a los emisores listados enviando un addendum. Esto no será visto por los licitadores si el plazo ya ha pasado, ya que todo el acceso de los licitadores se elimina. Tenga en cuenta que al deseleccionar esta opción también se bloquea el acceso de los colegas de la misma empresa que el iniciador después de la fecha de cierre.
PropuestaDesmarque esta casilla para evitar que las organizaciones envíen propuestas después de la fecha límite. Deje marcada la casilla si aceptará propuestas después de esa fecha.
Propuesta enviada por medio de AconexDesmarque esta casilla si no quiere que las organizaciones respondan a su licitación a través de Aconex. Déjela marcada si sí lo quiere.
Caja de seguridadDesmarque esta casilla si quiere acceder a las propuestas antes de la fecha de cierre. Déjela marcada si quiere evitar que los contactos emisores accedan a las respuestas de las licitaciones hasta que haya pasado la fecha y hora de cierre. Tenga en cuenta: No puede cambiar la configuración de la caja de seguridad una vez que haya enviado la invitación.

Paso 5. Añadir cualquier documento a la licitación (opcional)

Si es necesario, también puede adjuntar documentos y otros archivos a su invitación a concurso.

  1. Haga clic en el botón de Adjuntar y elegir:
  • Documentos. Para adjuntar uno o más de sus documentos registrados en Aconex.
  1. Escriba su criterio de búsqueda en el campo de búsqueda.
  2. Haga clic en el botón de Buscar.
  1. Seleccione la casilla de verificación para cada documento que desee adjuntar.
  2. Haga clic en el botón Adjuntar.
  1. Haga clic en el botón Cerrar en el mensaje de confirmación.
  • Archivos Locales: para adjuntar uno o más archivos de su computadora o red.
  1. Haga clic en el botón Buscar para seleccionar el archivo en tu ordenador o red.
  2. Haga clic en el botón Abrir.
  3. Para añadir otro archivo, haga clic en el enlace Adjuntar otro archivo y repita al paso a.
  4. Haga clic en el botón Adjuntar para subir todos los archivos seleccionados.

Paso 6. Enviar la invitación

  1.  Haga clic en el botón Enviar en el extremo derecho de la pantalla.