Mails erstellen und senden
Möchten Sie ein Memorandum, eine Informationsanfrage oder eine allgemeine Korrespondenz erstellen? Dann brauchen Sie Aconex Mail.
Erforderliche Berechtigungen
Mail wird für die tägliche Kommunikation und Prozesse verwendet.
Jede Mail muss einen Mailtyp haben, der die folgenden Funktionen erfüllt:
- Er identifiziert die verschiedenen Vorgänge im Projekt, wie z. B. die Anfrage nach Informationen.
- Er legt ein Formular fest, das Ihnen hilft, die richtigen Angaben zu machen.
- Er hilft dabei, die Mail später wiederzufinden.
Der Projektadministrator entscheidet, welche Mailtypen für jedes Unternehmen verfügbar sind, so dass Sie möglicherweise nicht bei jedem Projekt, an dem Sie arbeiten, dieselben Mailtypen sehen.
Eine Mail erstellen
- Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf die Schaltfläche Mail und wählen Sie Neue Mail.
- Wählen Sie im Feld Typ eine Option aus. Alle Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen, sind mit einem Asterisk versehen.
Hinweis
Einige Mailtypen sind so eingerichtet, dass sie automatisch an bestimmte Personen gesendet werden. Wenn dies der Fall ist, wird eine Meldung über Verteilungsregeln angezeigt. Um zu sehen, wer in der automatischen Verteilerliste aufgenommen ist, wählen Sie Vorschau.
- Geben Sie die Namen Ihrer Empfänger in die Felder An und Cc ein. Sie können Namen finden, indem Sie entweder:
- einen Benutzernamen oder eine Empfängergruppe vollständig oder teilweise in das Suchfeld eingeben und auf die Eingabetaste drücken. Damit wird die Liste der möglichen Empfänger angezeigt, aus der Sie auswählen können, oder
- auf die Links An oder Cc klicken und die Namen im Adressbuch suchen. Siehe Empfänger zu Mails hinzufügen.
- Sie können bei Bedarf Dokumente, andere Mails oder lokale Dateien an die Mail anhängen.
5. Wählen Sie bei Bedarf einen oder mehrere Werte für jedes aufgelistete Attributfeld aus. Einige Projekte verwenden keine Mailattribute.
- Wählen Sie den Antworttyp aus der Liste Antwort erforderlich aus und wählen Sie das Antwortdatum. Damit wird der Mailstatus festgelegt.
Der Status kann für jeden Empfänger anders sein.
- Wenn ein Datum ausgewählt ist, ist die Mail mit dem Status Ausstehend für jeden An-Empfänger festgesetzt, bis sie oder jemand anderes in ihrem Unternehmen antwortet. Wenn sie das Antwortdatum verpassen, wird es automatisch mit dem Überfällig-Status versehen.
- Von CC-Empfängern wird nicht erwartet, dass sie antworten, sodass die Mail einen N/A-Status für sie anzeigt.
- Wenn sie kein Antwortdatum festsetzten, ist der Mailstatus für alle Empfänger N/A.
- Geben Sie in das Feld Betreff eine aussagekräftige Beschreibung des Inhalts ein, so dass die Mail später leicher wieder gefunden werden kann.
- Füllen Sie die Details der Mail aus, sofern sie verfügbar sind. Obligatorische Angaben sind mit einem roten Sternchen gekennzeichnet, aber je mehr Informationen Sie in diesem Abschnitt angeben, desto einfacher ist es später, die Mail wiederzufinden und in Berichte aufzunehmen.
Hinweis
Diese Felder werden von Ihrem Projektadministrator konfiguriert. Jedes Projekt und jeder Mailtyp kann unterschiedlich konfiguriert sein, so dass hier möglicherweise unterschiedliche Felder angezeigt werden.
9. (Optional) Falls konfiguriert, können Sie Textbausteine zum Text der Mail hinzufügen, um ihn vorauszufüllen:
- Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der Textbaustein eingefügt werden soll.
- Wählen Sie den Titel des Textbausteins aus der Liste aus. Sie können beliebig viele Textbausteine hinzufügen.
Hinweis
Wenn der Textbaustein nicht angezeigt wird, vergewissern Sie sich, dass Sie in Ihren Benutzereinstellungen die Option "Mail mit Rich-Text-Editor (HTML) verfassen" aktiviert haben.
- (Optional) Wenn Sie eine Standardsignatur festgelegt haben, wird diese in den Text der Mail eingefügt. Sie können eine andere Signatur auswählen, wenn Sie mehrere erstellt haben.
11. Geben Sie den Text der Mail ein. Sie können Ihre Nachricht eintippen oder Text oder Bilder einfügen. Mit dem Formatierungsmenü kann der Text formatiert werden.
Hinweis
Alle Aconex-Mails werden beim Versand automatisch auf potenziell schädliche Links, Verschlüsselungen und andere verschleierte Inhalte überprüft. Wenn eines dieser Elemente gefunden wird, werden sie zum Schutz des Absenders und der Empfänger entfernt. In einigen Fällen kann dies die Formatierung der Mail beeinflussen.
- (Optional) Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, wenn Sie diese Mail später versenden möchten.
Wenn Sie Ihre Mail als Entwurf speichern, kann sie von jedem in Ihrem Unternehmen eingesehen, bearbeitet und gelöscht werden.
- Wenn Sie auf Senden klicken, ist die Mail für alle Empfängerunternehmen verfügbar (es sei denn, Sie haben sie als vertraulich gekennzeichnet).
Hinweis
Wenn Sie die Fehlermeldung "Maximale Größe von 4 MB überschritten" erhalten, müssen Sie alle großen Bilder entfernen, die in den Mailtext eingebettet/eingefügt wurden. Große Bilder können stattdessen an die Mail angehängt werden. Bei anderen Fehlern folgen Sie diesen Schritten zur Fehlerbehebung.
