Central de Asistencia
Cargue y registre varios documentos aún más rápido, con el rellenado automático de las propiedades del documento a partir de los nombres de archivo.
En la mayoría de los proyectos, los nombres de los archivos siguen una estricta convención de nombres e incluyen muchas propiedades de los documentos. Considere configurar un conjunto de reglas de convención de nombres de archivo, para que Aconex pueda extraer y rellenar estas propiedades por usted, siempre que se utilice su perfil de carga.
El uso de un perfil de carga de documentos es opcional, pero le ayudará a ahorrar tiempo durante un proceso de carga de archivos múltiples.
¿Utiliza la nueva experiencia de carga para añadir documentos? Encontrará la opción de crear un perfil de carga en la lista desplegable "seleccionar un perfil de carga".
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del perfil | Este es el nombre que aparecerá en la lista desplegable de la pantalla anterior para la selección del perfil. |
| Descripción del perfil | Ofrezca una descripción del perfil de carga. |
| Compartir con | Si tiene permiso, puede elegir compartir su perfil de carga con todo el proyecto. De lo contrario, se compartirá sólo con su propia organización. |
| Usar los valores de documento predeterminados | En la mayoría de los casos es mejor dejar esta casilla activada. Le permite especificar los valores de forma predeterminada para rellenar los metadatos. |
| Extraer los valores del documento del nombre de archivo | (Antes "Usar el nombre de archivo como números de documentos”) Permiten a Aconex auto-rellenar las propiedades de los documentos a partir de los nombres de archivos. Elija ya sea un conjunto de reglas del sistema o defina sus propias reglas para mayor flexibilidad. Utilice esta opción para aprovechar al máximo la sustitución en masa. |
| Expandir archivos comprimidos | Los documentos que se carguen dentro de un archivo comprimido serán extraídos automáticamente. |
Para compartir los perfiles de carga con otras organizaciones, debe tener el permiso en su función de usuario de Compartir perfiles de carga. Pídale al administrador de su organización que le conceda el permiso.
En esta sección seleccione todas las etiquetas que desee aplicar a sus documentos.
Use los campos amarillos sólo como guía. A diferencia de otras secciones de la aplicación web de Aconex, no es necesario rellenar todos los campos marcados en amarillo.
Sólo rellene los campos donde quiera que sus selecciones se apliquen a todos los documentos que esté cargando.
Recuerde hacer clic en el botón Guardar para guardar su perfil.
El conjunto de reglas del sistema detectará el número de documento y la revisión de los siguientes esquemas de nombres de archivo:
| Nombre de archivo | Número de documento | Revisión |
|---|---|---|
| AB152(A).dwg | AB152 | A |
| AB152.dwg | AB152 | Siguiente número de revisión |
| AB-152_A.dwg | AB-152 | A |
| A-001-A.dwg | A-001 | A |
| A-001.dwg | A-001 | |
| AB_MECH_152_A.dwg | AB_MECH_152 | A |
| AB-152_a.dwg | AB-152 | A |
| AB-152(a).dwg | AB-152 | A |
| AB-152[a].dwg | AB-152 | A |
El conjunto de reglas personalizadas le permite configurar su propio esquema y seccionar el nombre de archivo para rellenar muchos valores del documento.
Tipos de campos de documentos compatibles:
• Texto
• Área de texto
• Lista de selección (Única)
• Número de documento
Valores de campos de documentos (como Disciplinas) deben existir ya en su proyecto para que se apliquen; si necesita que se añadan más valores, pregunte a su Administrador de proyecto.
Separadores:
Seleccione qué símbolos (como el guión o el guión bajo) se utilizan como separador para identificar los valores dentro de su nombre de archivo.
Omitir partes del nombre del archivo:
Omita las partes de su nombre de archivo que no son necesarias para rellenar los campos del documento. Por ejemplo, es posible que utilice un número de secuencia en el nombre del archivo, que no forma parte de los valores del documento. Seleccione "Omitir" para esta parte del nombre de archivo para ignorarla y continuar con el resto del nombre de archivo.
Uso en el número de documento:
Marque esta casilla para cada valor que se utilizará para definir el número de documento.
Extraer los datos del documento a partir del nombre del archivo vs. a los datos del documento predeterminados:
Ambas funcionalidades pueden utilizarse juntas en su perfil de carga. Los valores predeterminados se aplican primero, luego si existe un conjunto de reglas personalizadas para un valor determinado, el sistema lo sobrescribirá.
Tome el siguiente nombre de archivo como ejemplo: AIR-1815-1-B-Approved-Ventilation Level 1.dwg
Este nombre de archivo contiene el número de documento, la revisión y muchos otros datos importantes que se separan con un guión (-).
Para mayor claridad, dividamos el nombre del archivo en secciones en cada guión, para que podamos ver los campos que se pueden extraer y rellenar:
| Sección del nombre de archivo | Formato/Campo de documentos | |
|---|---|---|
| AIR | Uso en el número de documento | |
| 1815 | Uso en el número de documento | |
| 1 | Nivel | Uso en el número de documento |
| B | Revisión | |
| Approved | Estatus | |
| Ventilation Level 1 | Título | |
Aconex sabe como ignorar la extensión del archivo (en este caso .dwg).
Ahora estamos listos para crear nuestro conjunto de reglas personalizadas según la siguiente imagen:
Hemos utilizado una combinación del conjunto de reglas personalizadas y los valores predeterminados, lo que permite rellenar muchos valores y reducir el tiempo de ingreso manual de valores.
Asegúrese de Guardar su perfil.
Ahora, cuando cargo mis archivos y selecciono mi nuevo perfil de carga, aparecen en los archivos temporales con los metadatos rellenados como se esperaba. Vamos a cargar varios archivos para demostrar la eficacia de esta funcionalidad.
Ahora que ha creado y guardado su perfil de carga de documentos, puede utilizarlo cuando realice un carga de archivos múltiples.
Puede crear muchas combinaciones diferentes de conjuntos de reglas, para adaptar muchos esquemas de nombres de archivos.
Anímese y pruebe la extracción de nombres de archivo en su proyecto hoy mismo.
Si usted es un project admin (de la organización dueña del proyecto de Aconex) puede establecer un perfil de carga predeterminado para su proyecto. Esto ayuda a los que cargan a aplicar los metadatos correctos. Se trata de una configuración para todo el proyecto y se aplicará a todos los usuarios de todas las organizaciones. Le recomendamos que comunique cualquier cambio a su equipo de proyecto.
Ahora, cuando los usuarios de su proyecto añadan documentos, se seleccionará el perfil predeterminado, pero podrán elegir un perfil diferente cada vez que realicen una carga.
Los perfiles de carga predeterminados están disponibles a partir de la Versión 22.04.
