Crear jerarquías para los campos de proyecto
Cree relaciones entre los campos de proyecto para facilitar la captura de datos precisos
Autorizaciones necesarias
Las jerarquías de campos de proyecto ayudan al dueño del proyecto a establecer relaciones entre las listas desplegables para que sólo se muestren los valores relevantes después de cada selección. Por ejemplo, al seleccionar un país se obtiene una lista de los estados o provincias de ese país.
Las jerarquías pueden aplicarse al cargar documentos (de forma similar a los metadatos en cascada) y/o al rellenar un formulario de correo.
La aplicación de jerarquías de campos de proyecto es un proceso de dos pasos. En primer lugar, tendrá que crear y cargar su jerarquía a través de una hoja de cálculo. Después tendrá que aplicarla a los tipos requeridos.
Una vez creada la jerarquía, puede aplicarla a los tipos de documentos, a los tipos de correo o a ambos.
Debe tener en cuenta:
- En una jerarquía sólo pueden utilizarse campos de proyecto de la lista de selección (única).
- Un campo de proyecto no puede utilizarse en varias jerarquías de un proyecto. La misma jerarquía puede aplicarse a varios tipos de documentos.
- La vista de tabla en la pantalla de carga no estará disponible para todos los usuarios si su proyecto tiene aplicadas jerarquías de campos de proyecto.
- No hay límite en el número de jerarquías permitidas en un tipo de documento.
- Arrastre y suelte jerarquías y otros campos para crear el flujo de metadatos personalizado que más le convenga.
- Sólo está disponible para la nueva carga.
Nota
Debe ser un administrador de proyectos de la organización dueña del proyecto de Aconex para hacer uso de las jerarquías de campos de proyecto.
Ejemplo
Para utilizar jerarquías de campos de proyecto en su proyecto, necesitará crear una plantilla de jerarquía: una hoja de cálculo guardada en formato .csv. Las cabeceras de las columnas del archivo csv reflejan los nombres de los campos de proyecto que desea utilizar. Las filas muestran los valores que estarán disponibles con cada selección de atributo.
En el archivo csv de ejemplo que aparece a continuación, si elige EE.UU. en el primer campo de proyecto, podrá elegir California, Texas o Georgia en el segundo campo de proyecto.
Un ejemplo de pantalla de carga con la jerarquía anterior:
Crear jerarquías de campos de proyecto
- Determine cómo quiere que la selección de un usuario en cada campo de proyecto afecte en las opciones disponibles en otros campos.
- Cree una hoja de cálculo como la que se muestra anteriormente, con una columna para cada campo. Escriba en las filas los valores que estarán disponibles en cada campo.
- Asegúrese de que la ortografía y el formato coinciden exactamente con los valores que se han escrito en Aconex.
- Guarde la hoja de cálculo en formato .csv. Haga clic en Archivo > Guardar como... y en el campo Formato elija Valores separados por comas (.csv).
Asegúrese de:
- que los valores que escriba en su hoja de cálculo coinciden exactamente con los valores en uso en el proyecto.
- repetir los valores principales (mostrados a la izquierda en la imagen superior) para cada valor hijo (mostrado a la derecha).
- crear un archivo para cada jerarquía.
- no utilizar el mismo campo de proyecto en más de una jerarquía.
Nota
¿Necesita aplicar una jerarquía existente a otro proyecto? Descargue la jerarquía y cárguela en el otro proyecto, Esto es útil para proyectos recién copiados.
Cargar jerarquías de campos de proyecto
- En el menú de navegación, haga clic en Configuración y seleccione Configuraciones de proyecto.
- Haga clic en campos de proyecto y seleccione Jerarquías.
- Si ya se han creado jerarquías, las verá enumeradas aquí. Cada jerarquía tiene opciones para Previsualizar, Descargar y Eliminar.
- Haga clic en, Añadir jerarquías y seleccione el archivo .csv para la jerarquía de campos de su proyecto.
- Haga clic en Cargar.
- Verá una confirmación de que su archivo se ha cargado correctamente. Si recibe un error deberá remediarlo e intentarlo de nuevo.
- Repita los pasos 4 y 5 para cargar múltiples jerarquías a su proyecto según sea necesario. Tenga en cuenta que si está cargando varias jerarquías, no es necesario que elimine las existentes.
Añadir jerarquías a los tipos de documentos
- En el menú de navegación, haga clic en Configuración y seleccione Configuraciones de proyecto.
- Haga clic en Documentos y seleccione Tipos de documentos.
- Seleccione el Tipo de documento al que desea aplicar una jerarquía de campos de proyecto.
- Las jerarquías disponibles aparecen en la parte superior de la lista de campos de proyecto. Pulse el botón añadir para aplicar la jerarquía al Tipo de documento.
- La jerarquía se añadirá al final de la lista de campos disponibles. Haga clic en el botón con seis puntos y arrástrelo donde desee en la lista.
- Haga clic en Guardar.
- Haga clic en Vista previa para ver los campos en su sitio sin tener que navegar a la zona de carga de documentos.
Actualizar cascadas/jerarquías
Haga clic en Actualizar cascadas/jerarquías para ejecutar un proceso de optimización para todas las plantillas de cascada y jerarquía de su proyecto. Esto ayuda a que sus cascadas/jerarquías se carguen más rápidamente al cargar los documentos. Le recomendamos que utilice esta opción si tiene plantillas de cascada/jerarquía grandes que contengan más de 20 000 filas. Todas las plantillas de cascada/jerarquía cargadas después de septiembre de 2023 se actualizarán automáticamente, pero puede hacer clic en esta opción para actualizar sus plantillas existentes.
Añadir jerarquías a los formularios de correo
- En el menú de navegación, haga clic en Configuración y seleccione Configuraciones de proyecto.
- Haga clic en Correo y seleccione Tipos de correo.
- Busque el tipo de correo al que desea añadir una jerarquía y haga clic en Editar formulario de correo.
- Las jerarquías disponibles aparecen en la parte superior de la lista de campos de proyecto. Pulse y arrastre el icono de desplazamiento para soltar un campo en su lugar. Los campos pueden soltarse en el orden exacto en que desee que aparezcan.
- (Opcional) Reordene los campos soltados utilizando el icono de desplazamiento.
- Haga clic en Guardar.
