レンディションのご利用開始にあたって

必要な権限

• 2次ファイル（レンディション）のアップロードや更新に必要な専用の権限はありません。文書をアップロードできる権限があれば、2次ファイルもあわせて登録できます。 
• プロジェクト管理者は、プロジェクトごとにレンディション機能の有効化または無効化を行えます。
  注: プロジェクト内の文書に一度でも2次ファイルが追加されると、そのプロジェクトではレンディション機能を無効に戻すことはできません。
• 各組織には、文書送付時に2次ファイルを既定で含めるかどうかを制御するプロジェクト単位の設定があります。ユーザーは送付時にこの設定を上書きし、文書ごとに2次ファイルを含めるかどうかを選択できます。デフォルト設定では、2次ファイルは送信に含まれません。

主ファイルのみに対応している機能

以下のモジュールおよび機能では、主ファイルのみ表示・利用できます。現時点では、以下の機能は2次ファイル（レンディション）には対応していません。

• 文書プロセス
• フィールド
• モバイル
• モデル
• オンラインビューア / MS Office ビューア
• プロジェクト・アーカイブ / 定期アーカイブ
• 検索：文書を検索する際、ファイルコンテンツを対象とする検索 は、1次（主）ファイルのみ可能です。
• ワークフロー：ワークフロー送付状では、2次ファイルも送付されますが、1次ファイルのみ審査可能です。ワークフロー過程で1次ファイルが更新された場合でも、2次ファイルは変更されず、そのまま文書保管箱で引き続き利用可能です。

レンディションを有効にする前の留意点

• レンディションを本番環境上のプロジェクトで有効にする前に、サンドボックスプロジェクトで機能を十分に検証し、自社の文書管理プロセスやプロジェクト要件に適合していることをご確認ください。
  レンディションを有効にすると、文書管理の運用方法が変わり、1つの文書に複数のファイル形式を関連付けて管理する方式になります。
• レンディションは、プロジェクト開始時に有効にすることを推奨します。 すでに多数のネイティブファイルを個別の文書として登録・管理しているプロジェクトでは、レンディションを有効にすることで、文書履歴、監査証跡、および既存の作業プロセスに大きな影響を及ぼす可能性があります。そのような場合は、現在の運用方法を継続することをお勧めします。
• レンディションは、プロジェクトのすべての参加ユーザーに影響します。 有効にすると、すべてのユーザーは 強化版アップロード機能のみ使用可能となり、従来のアップロード機能には戻せません。
• レンディションは、一度有効にすると元には戻せません。 文書に2次ファイル（レンディション）が追加されると、そのプロジェクトではレンディション機能を無効に戻すことはできません。
• プロジェクトでAPI連携を利用している場合は、レンディションを有効にする前に連携機能を確認し、必要に応じて更新してください。既存の連携システムが2次ファイルに対応していない場合、2次ファイル対応の改修を適用しないまま使用すると、正常に動作しなかったり、予期しない動作を招く可能性があります。
• レンディションの導入にあたっては、プロジェクト関係者へ事前に変更内容を周知してください。 レンディションが業務プロセスへ与える影響や、現時点で対応していない機能について認識していることが不可欠です。また、オンボーディング資料、トレーニングガイド、およびプロジェクト手順書もあわせて更新してください。

プロジェクトでレンディションを有効にする

プロジェクト管理者（Project Admin）は、「プロジェクトの設定」でレンディションを特定のプロジェクトに有効にできます。

重要： レンディションは、一度使用すると無効にできません。文書に2次ファイル（レンディション）が追加されると、そのプロジェクトではレンディション機能を無効に戻すことはできません。

注： レンディション機能が一般提供開始となると、既存のすべてのプロジェクト（テンプレートプロジェクトを含む）では、デフォルトで無効に設定されています。 テンプレートプロジェクトを確認し、レンディションを有効にするかどうかご検討ください。必要に応じて、テンプレートプロジェクトを複製し、片方はレンディションを有効にして、もう片方では無効にすることもできます。一方、一般提供後に新規作成されるプロジェクトでは、レンディションは既定で有効になります。ただし、プロジェクトで運用を開始する前であれば無効にすることができます。

1. メインナビゲーションメニューから、セットアップをクリックして、環境設定を選択します。 
2. プロジェクトのタブをクリックします。
3. 「レンディションを有効化」の設定を見つけます。
4. 右側のチェックボックスのチェックを外し、左側のチェックボックスをオンにします（下図参照）。
5. （任意）文書送付時に2次ファイルも含める場合は、「2次ファイルを含める」を有効にします。なお、この設定はプロジェクト内の自社ユーザーにのみ適用されます。
6. 保存をクリックします。

7. レンディションを有効にすると、プロジェクト内のすべてのユーザーに対して、「文書」メニュー下部に、レンディションが有効になっていることを知らせるバナーが表示されます。

2次ファイルをデフォルトで含める

プロジェクト管理者または組織管理者は、所属組織のユーザーが文書を送付する際に、2次ファイルを既定で送付対象に含めるかどうかを制御するプロジェクトレベルの設定を構成できます。ユーザーは文書送付時にこの設定を上書きし、文書ごとに2次ファイルを含めるかどうかを選択できます。既定では、2次ファイルは送付対象に含まれません。

これは、メール、パッケージ、入札、サプライヤー文書、ワークフローで送信される送付状に適用されます。

1. メインナビゲーションメニューから、セットアップをクリックして、環境設定を選択します。 
2. プロジェクトのタブをクリックします。
3. 「2次ファイルを含める」の設定を見つけます。
4. 右側のチェックボックスのチェックを外し、左側のチェックボックスをオンにします（下図参照）。
5. 保存をクリックします。

2次ファイルをアップロードする

文書を追加する前に、1次ファイルと2次ファイルのファイル名（拡張子を除く）が一致していることを確認してください。 これにより、アップロード時に関連するファイルが自動的にグループ化されます。
例：DRW-1000_A.pdf  と DRW-1000_A.dwg.

デフォルトでは、アップロード時にPDFファイルが文書の1次ファイルとして認識されます。 2次ファイルは、ファイル名に基づいて認識され、対応する1次ファイル配下に表示されます。処理工程中にファイルの階層を変更することもできますが、レビュー機能で使用できるのは1次ファイルのみであるため、PDFを主ファイルとして使用することをお勧めします。

メタデータは、1次ファイルと2次ファイルを含む文書レコード全体に適用されます。 2次ファイルごとに個別のメタデータやバージョン履歴は管理されません。

2次ファイルを検索する

1. 文書保管箱で表示項目を追加／削除をクリックし、「ファイル数」 と 「2次ファイル」の項目を追加します。
2. 「ファイル数」の項目には、各文書レコードに関連付けられているファイルの総数が表示されます。「2次ファイル」の項目には、各レンディションのファイル名とファイルサイズが表示されます。
3. 2次ファイルを含む文書を検索するには、新しい 文書検索コード を使用します。

• secondaryfiletype を使用すると：
  特定の種類の2次ファイルを含む文書を検索します。
  例：secondaryfiletype:(DWG)
  → 拡張子が .dwg の2次ファイルを含む文書を検索します。
• secondaryfilenameを使用すると：
  ファイル名に特定の文字列を含む2次ファイルを持つ文書を検索します。
  例：secondaryfilename:(DRAW)
  → ファイル名に 「DRAW」 を含む2次ファイルを持つ文書を検索します。

注：従来の検索コード「 filetype 」および 「filename 」は、1次ファイルのみを検索対象とします。2次ファイルは検索対象に含まれません。
 

2次ファイルを更新する

文書のファイルを更新する場合は、1次ファイルとすべての2次ファイルを同時に更新する必要があります。 これにより、関連ファイルのリビジョンを同期させ、データの整合性を維持できます。

文書のメタデータのみを更新する場合は、現在の文書バージョンに登録されている1次ファイルおよび2次ファイルが、新しいバージョンへ自動的に引き継がれます。一方、ファイルを更新する場合は、更新対象のバージョンに登録されているファイル一式をアップロードする必要があります。登録されているファイルより少ない数のファイルをアップロードすると、関連するすべてのファイルを含めるよう通知メッセージが表示されます。例えば、2次ファイルだけを更新しようとすると、このメッセージが表示されます。
 

文書送付時に2次ファイルを含める

文書送付状の作成時、 各1次ファイルの横に表示されるアイコンで、その文書の2次ファイルが送付対象に含まれるかどうかを確認できます。アイコンがグレー表示の場合、その文書の2次ファイルは送付されません。デフォルト設定は、所属組織のプロジェクト設定次第です。

下記例では、すべての文書でアイコンがグレー表示になっているため、2次ファイルは送付されません。

文書ごとに2次ファイルを送付対象に含めるかどうかを選択できます。 対象の文書を選択し、「2次ファイル」をクリックして、目的のオプションを選択します。

下記例では、最初の3件の文書を選択し、2次ファイルを含める設定にしています。2次ファイルのアイコンが有効表示になっているため、これらの文書の2次ファイルは送付状に含まれます。

ワークフローでの2次ファイル

審査、マークアップ、および差し替えを行えるのは1次ファイルのみです。 2次ファイルは、ワークフローの文書送付状に含まれて、受信側組織はダウンロードして閲覧できます。
ワークフロー中に1次ファイルが更新された場合は、既存の2次ファイルは次のバージョンの文書へ引き継がれます。

ワークフローを開始する際も、文書送付状と同様に、各1次ファイルの横に表示されるアイコンで、その文書の2次ファイルが送付対象に含まれるかどうかを確認できます。文書ごとに、2次ファイルを送付対象に含めるか除外するかを選択できます。対象の文書を選択し、「2次ファイル」 をクリックして、目的のオプションを選択します。

パッケージでの2次ファイル

1. パッケージを開いて 文書をクリックします。
2. 項目をクリックして、「ファイル数」 と 「2次ファイル」を追加します。
3. 「ファイル数」の項目には、各文書レコードに関連付けられているファイルの総数が表示されます。「2次ファイル」の項目には、各レンディションのファイル名とファイルサイズが表示されます。

4.  パッケージを送信する際は、 2次ファイルを含めるかどうかをチェックボックスで指定できます。重要: 2次ファイルを含めるかどうかは、パッケージ単位でのみ指定できます。文書ごとに2次ファイルを含めるか除外するかを選択することはできません。

入札での2次ファイル

文書送付状と同様に、入札案内に文書を添付した後は、各1次ファイルの横に表示されるアイコンで、その文書の2次ファイルが送付対象に含まれるかどうかを確認できます。文書ごとに、2次ファイルを送付対象に含めるか除外するかを選択できます。対象の文書を選択し、「2次ファイル」をクリックして、目的のオプションを選択します。

サプライヤー文書での2次ファイル

サプライヤー文書を検索する際、表示項目を追加／削除をクリックし、「ファイル数」 と 「2次ファイル」の項目を追加します。「ファイル数」の項目には、各文書レコードに関連付けられているファイルの総数が表示されます。「2次ファイル」の項目には、各レンディションのファイル名とファイルサイズが表示されます。

文書のファイルを更新する場合は、ユーザーまたはサプライヤーが、1次ファイルとすべての2次ファイルを同時に更新する必要があります。 これにより、関連する更新内容をまとめて管理でき、データの整合性を維持できます。

文書送付状と同様に、サプライヤー文書を送付する際は、各1次ファイルの横に表示されるアイコンで、その文書の2次ファイルが送付対象に含まれるかどうかを確認できます。文書ごとに、2次ファイルを送付対象に含めるか除外するかを選択できます。対象の文書を選択し、「2次ファイル」をクリックして、目的のオプションを選択します。

提出された文書を確認する際は、各1次ファイルの横に表示されるアイコンで、2次ファイルが送付されているかどうかを確認できます。

よくある質問

Q.2次ファイルごとに別個のメタデータを設定できますか。
A. いいえ。メタデータは、文書を構成するすべてのファイルで共通です。これは、同一文書に含まれるすべてのファイルが同じリビジョンで管理されているという文書管理の原則に基づいています。

Q. 1つの文書に登録できる2次ファイルは何件ですか。
A. 最大4件まで登録できます。ただし、文書を管理しやすくするため、1次ファイル（PDF）と2次ファイル（DWG）のように、2次ファイルは1つだけ使用することをお勧めします。

Q. 2次ファイルを差し替えることはできますか。
A. はい。文書を更新してファイルを差し替えることができます。ただし、1次ファイルとすべての2次ファイルは同時に更新する必要があります。

Q. PDFファイルとDWGファイルは、常に一緒にアップロードする必要がありますか。
A. レンディション機能を使用する場合は、文書に関連付けられたすべてのファイル形式が同じリビジョンを反映するよう、PDFファイルとDWGファイルを一緒にアップロードすることをお勧めします。
ただし、DWGファイルなど、いずれかの形式のファイルがまだ用意できていない場合は、新しい文書バージョンの一部として後から発行することもできます。その場合は、以前に発行したPDFファイルも再度アップロードし、DWGファイルとともに同じバージョンに含める必要があります。

Q. 当社のコンサルタントは、PDFファイルとDWGファイルを必ずしも同時に発行しません。ファイルの内容に不整合は生じませんか。

A.レンディション以前は、PDFやDWGなどの各ファイル形式を、それぞれ別の文書として登録する必要がありました。そのため、各ファイル形式を個別に改訂できる一方で、ファイル間で内容に不整合が生じる可能性がありました。レンディションでは、1つの文書に関連付けられたすべてのファイル形式を同じ文書バージョンで管理することで、この問題を解決しています。文書を更新した場合の動作は、次のとおりです。

• メタデータのみを変更した場合は、前のバージョンのファイルが自動的に引き継がれます。
• 1つ以上の新しいファイルをアップロードした場合は、前のバージョンのファイルは引き継がれません。新しいバージョンには、今回アップロードしたファイルのみが含まれます。

例えば、バージョン1にPDFファイルとDWGファイルの両方が含まれていて、バージョン2で新しいPDFファイルだけをアップロードした場合、バージョン2に含まれるのはそのPDFファイルだけです。バージョン1のDWGファイルは引き継がれません。これにより、ファイル間で内容に不整合が生じることを防止できます。DWGファイルの準備ができたら、そのDWGファイルに対応するPDFファイルも再度アップロードし、新しい文書バージョンの一部として登録してください。これにより、両方のファイルが同じリビジョンを表すことが保証されます。

​Q. 文書のメタデータだけを更新した場合はどうなりますか。
A. 文書のメタデータのみを更新した場合は、前のバージョンに含まれていたファイルが自動的に引き継がれます。ファイルを再度アップロードする必要はありません。例えば、バージョン1にPDFファイルとDWGファイルの両方が含まれていて、文書ステータスだけを変更してバージョン2を作成した場合、バージョン2にはバージョン1の両方のファイルが引き継がれます。

Q. 文書の更新時に1つのファイルだけをアップロードするとどうなりますか。
A. 新しいファイルをアップロードすると、Aconexは、そのファイルをその文書バージョンを構成する完全なファイル一式として扱います。例えば、バージョン1にPDFファイルとDWGファイルの両方が含まれていて、バージョン2で新しいPDFファイルだけをアップロードした場合、バージョン2にはPDFファイルだけが含まれます。バージョン1のDWGファイルは自動的には引き継がれません。これにより、各文書バージョンには、そのリビジョンに対して有効なファイルのみが含まれることが保証されます。

Q. （ファイルを更新する際）なぜAconexは以前のDWGファイルを自動的に引き継がないのですか。
 A. 古いファイルを自動的に引き継ぐと、同じ文書バージョン内の異なるファイル形式が、それぞれ異なるリビジョンを表すことになる可能性があります。例えば、新しくアップロードしたPDFファイルがリビジョンCであっても、以前のDWGファイルはリビジョンBのままである可能性があります。その両方を同じ文書バージョンに含めると、その文書バージョンの整合性が損なわれます。これを防ぐため、Aconexでは新しいバージョンには今回アップロードしたファイルだけを含めます。

Q. この機能によって、コンサルタントの作業は増えますか。
A. ファイル形式ごとに別々の文書として管理する従来の運用を行っている場合は、作業方法の見直しが必要になるでしょう。しかし、この機能の目的は、プロジェクト全体における文書管理の負担を軽減することです。PDF、DWGなどのファイル形式ごとに個別の文書を管理する代わりに、同じ成果物を表すすべてのファイルを、1つの管理対象文書としてまとめて管理できます。これにより、重複登録を減らすとともに、すべてのファイル形式が同じリビジョンに対応した状態を維持しやすくなります。