Aconexへようこそ。Aconexとは? どのように役立つのか？と、疑問に思っているかもしれません.
建設・エンジニアリング  プロジェクトでは、膨大な量の情報やデータを生成します。
文書、図面、メール、作業工程など。
複数のチーム、組織、ロケーションにわたるすべてのデータを整理し、安全に管理し、アクセスできるようにすることは、大変な作業です。
散在するデータから有用な洞察を得ることも、容易なことではありません。
そこで、Aconexがお役に立ちます。
Aconexはプロジェクトをまとめ、情報をオンラインで安全に保管し、すべてを一箇所に集約します。　「データの安全性」と「共同作業の必要性」を両立させます。
必要な機能はすべて組み込まれています。　迅速な検索、工程管理と原価管理、プロジェクトのだれとでも協力し、データから有益なインサイトを引き出し、どこからでも全体像を把握できます。必要なら、他のシステムとの統合も可能です。
Aconexが正しく設定され、誰もが基礎を 修得していれば、問題なくスムーズに、予算内で作業を完了させることができます。
では、その仕組みはどうなっているのでしょうか？

成功の鍵は、プロジェクトの初期段階から最後まで、関連情報をすべて取り込むことです。これを実現するのが、メールタイプと文書タイプです。

メールは、通信、質問、回答、　アドバイス、その他のプロセスに使用します。
文書は、図面や関連図書など、何度も更新される文書に使用します。

メールタイプと文書タイプは、適切な情報を設定するために役立ちます。「タイプ」を選択すると、適時に、適切な情報を取得できる書式が設定されます。

最初にひと手間掛けることで、後で時間を節約でき、検索、ワークフロー、レポートなど、プロジェクトの始めから終わりまで、あらゆるプロセスにおいて　効果を発揮できるのです。
Aconex内の情報は安全に保管され、選択的に共有されます。
どのデバイスからでも、どこからでもアクセスできて、自分の情報は自分のものです。はじめは、自社で作成・受信したデータだけにアクセスでき、その後、何を共有するかは、各組織が決めます。誰もが自由にプロジェクトの全情報にアクセスできるわけではありません。
また、Aconexにはすべての記録が残ります。そのため、プロジェクトや参加組織の規模にかかわらず、誰が何をしたのか、常に把握できます。
このように公平な作業環境が、　信頼と説明責任の説明責任の共有を 創出し、だれもが協力し合い同じ 認識を共有できるようになります。
これは、ほんの一部に過ぎず、　基礎さえ習得すれば、文書審査、注釈追加、施工検査、不具合修正、原価管理、BIMモデルなど、さまざまなことを一箇所で行える場所になるのです。
Aconexのご使用にあたり、
サポートセントラルをお役立てください。操作マニュアルや動画で、基礎から高度な操作まで、Aconexに関する詳細な情報を提供しています。

Aconexをご利用いただき、ありがとうございます。

プロジェクト管理者とその役割について。

Aconexプロジェクトのオーナー組織のプロジェクト管理者は、プロジェクトに参加しているすべてのユーザーに影響を与えるプロジェクト全体の設定を管理します。

プロジェクト管理者は、プロジェクトの各参加組織がプロジェクトを円滑に進めていくために必要な機能や操作を間違いなく使用できるように各種設定を行います。プロジェクト全体でどのようにメール／文書機能を使用するかを設定することもその一つです。

また、ユーザーの招待方法を設定することで、プロジェクトへのアクセスを管理します。必要に応じて、ユーザーを削除したり、プロジェクトに参加する必要がなくなった組織をアーカイブ化することもできます。

プロジェクト管理者は、プロジェクトの設定にアクセスできますが、プロジェクトデータに対するアクセス特権は保有していません。各組織は、自社データの共有範囲を独自に決定することができ、その範囲を超えてデータにアクセスされることはありません。

これで、プロジェクト管理者とその役割についての理解が深まりました。

Aconex にログインし 、プロジェクトにも招待されました。
最初に表示されるページが 「タスク」ページです。Aconex のホームページのようなものです。
ここでは 対応すべきタスクや現行プロジェクト、頻繁に行う作業へのショートカットも表示されています。
左側のパネル から他の参加プロジェクトの情報にアクセスできます。
すべてのプロジェクトをまとめて表示するには、ちらをクリックします。
または、このドロップダウンを使って素早くプロジェクトを切り替えることができます。Aconex のどこからでも利用できます。
Five Star プロジェクトで処理待ちタスクがいくつかありますね。

その前に各機能にアクセスする方法をご紹介しましょう。
こちらがメインメニューです。どこにいても表示されているので、簡単にアクセスできます。
各メニューには、よく使う機能へのショートカットが用意されています。「図面」の検索や「情報依頼」の送信などです。
表示画面は、プロジェクトの構成や、アクセス許可の割り当てによって多少異なるかもしれません。
適切な権限が割当てられていない場合は、「組織の管理者」に連絡することができます。
こちらで見つけられます。
社内のAconex 担当者であり、社内ユーザーのアクセス権を管理しています。
困ったときは、アプリ内ヘルプをご利用ください。
クリックして、 表示中の画面に関する 「操作方法」や「ビデオ」、 「ヘルプガイド」 にアクセスできます。
では、ここまでご覧いただいた後は、タスク画面に戻りましょう。タスクは自己完結してくれません。
まずは、メール受信箱です。
未読、未処理、期限超過 のメールは、すべてこちらに表示されます。
期限超過のメールが何件かありますねぇ...。
メールをクリックすれば、 詳細を確認できます。
既定では、古い順から10件のタスクがリストに表示されますが、「すべて表示」 を クリックすると、すべてのタスクを表示できます。
タスクページに戻りましょう。
次は 受信 「送付状」です。「送付状」は 組織間で文書を送る手段です。

施工図の審査作業が割り当てられているようです。

メールと同じように、リンクをクリックすれば、詳細を表示できます。
さらに下方を見ると、

Aconexの他の機能での要処理タスクが表示されています。
「パッケージ」や「サプライヤー文書」などです。
これで 「タスク」ページについてすべてご覧いただきました。準備は整いました。

実際にお試しください！

Today we'll look at the details of our project. This is the first thing we see in project settings.

At the top, we can set our project's logo. It appears in any mail sent on the project, and on the tasks page. Let's upload a logo by clicking the edit button and dropping in our image.

Next is the project name and code. We should never need to change these. 

The short name is used in places like the project list on the Task page and the project selector at the top of the screen. All users can see this, so if we need to change it, we'll let our users know in advance. 

We'll skip down to Access Level.

We can set the default access level for new users to normal or read only, we'll leave it as normal.
And here we can change the access level for a whole organization. As well as normal and read-only, we can choose archive.
Archive is handy when we have organizations no longer working on a project. They can still view their existing data, but they can't receive mail or update documents. They are hidden in the project directory, and can't be re-invited to the project, unless we change their access level back to Normal.

Finally, we'll check the Contacts section. This information is shown in the directory, so it’s a good idea to make sure the address and contact numbers are correct and up-to-date. 

Remember we should always communicate any project setting changes to the team –before we make them. This keeps our team informed to prevent any disruption or confusion.

Today we'll learn how to configure Project Roles. 

These help us set the types of information each organization on the project can create, such as Mail and Document types.

Because it's project-level, a subcontractor, for example, can have different roles for each project they're on, depending on what they need.

Assigned roles don’t restrict the type of information someone can view; just what they can create. 

From Setup, we click Project Settings. Then, select Mail and Documents Role Settings.

All organizations working on this project are listed here. And, here are the roles they've been assigned. 

Each project starts with an initial set of roles. However, as needs change, we can update the project roles and even add new ones. Let's add a new one now.

We click here to create a new role. First, give the role a meaningful name.

Let's create this one for the consulting organizations on this project.

The set as default option is something we’ll come back to in a moment.

The four tabs we need to configure are for Mail Types, Doc Types, Doc Statuses, and Review Status Sets – which relate to Workflows.

On the left we see the list of available mail types and on the right are the types selected for this role. Let’s select a couple of types.

'Notice to Proceed' and 'Instruction' are needed by consulting organizations. Just click and use the arrows to move them or double-click a type.

We need a 'Change Order', but it's not on the list. We click the Show All checkbox and filter to find it. Then we double-click to add it.

Now, let's do the same for Doc Types, <pause>, and then Doc Statuses. 

We should keep the available types as few as possible to help the consultants find the right ones quickly with few mistakes.

We won't configure Review Status Sets today but the process is the same. 

As a Project Admin, it's important to make sure organizations newly invited to our project are assigned to the correct role.

If we forget this, they may end up with access to the wrong Mail and Document types.

Let's set this one as default. 

Once we're done, click OK to save the role. 

We can see the newly added role here, and it's clearly marked as the default role.

Finally, we need to assign the role to the appropriate organizations on this project.

To assign the role, we tick the box for the organization under the relevant role. If we tick more than one role, they will get access to all the types from both roles.

That's how we add new roles, but how do we edit an existing one? It's easy. On this screen, we just click the role name.

We remove the Doc Status 'For Information', as it's no longer needed for this project, and click OK.

Congratulations, now you know how to create and edit Project roles. You won't need to do this often, so we suggest bookmarking this page to come back to, when you need a refresher.

Today we’ll learn how to configure Document Fields.

Document Fields help us capture information about our documents on the project. This helps us, and others easily find them later on.

The fields are set up when a project is first created, but we can make some changes as the project evolves.

From Setup, Project Settings, we click Documents and then Document Fields.

If we scroll down we see lots of fields and options. 

Let's look at these in more detail.

Starting on the left is the Label.

It's best to keep these easy to understand, so users know what to enter in each field.

To avoid confusion, we don't recommend changing a field label on an active project. But if we need to, we'd contact Oracle support.

Tick 'use field' to make a field available. Some fields such as the Document Number must be used on all projects.

If we need to, we can make a field Mandatory here.

Next, we see the Type and max length of each field. These can't be changed.

We used this information during the initial project setup, to choose which fields were needed on the project.

We have text fields, select lists, and more. 

The Discipline field is a single select list.

Select lists contain values that users choose from a dropdown list. 

Each value can be up to 50 characters in length.

Let's edit the list of disciplines. 

We'll add 'Structural', 

And give it a code, which is used for autonumbering.

Save the changes.

Now all users on the project can choose 'Structural' when they upload their documents.

Let's return to the fields list.

Editable Inline allows us to make changes to fields directly from the upload screen, so we don't have to go into setup each time to add more values.

We'll scan over the list and make any other changes needed, then click Save.

It's best practice to only add the document fields we know we'll use. This helps keep the list short and ensures we only capture the information we need.

Now you've got the basics of document fields, why not log in and check your project is set up for success?

Today we'll look at our project preferences in Aconex.

We’ll head over to the Setup menu, Preferences, and click the project tab. 

If a setting has a recommended default, checking the box in this column will use that.

The default setting should work for most projects, but if we want to make changes, we need to uncheck it.

Then, switch things on and off in the Settings column as needed.

Changes in this top section will apply to all users in our organization who are working on the project.

We’re from the organization that owns the project, so we can see project-wide settings. These apply to all users on the project, not just the project-owning organization.

Another Project Administrator may change settings here that can override ours, so it’s important we communicate any changes.

Let’s focus on the areas that are most relevant for a new Project Admin.

Under Security settings there are a few options:

Project-wide password strength lets us set the password requirements for all users on the project.

Project-wide password access rule controls expiry options for users on this project.

And, project-wide session time duration sets how long users’ web browsers can be idle before they’re automatically logged out of Aconex.

Further down, the project invitation method controls how users can be invited to our project.

The default and recommended setting is Open. This means that anyone on the project can invite anyone else to collaborate. Note that data ownership rules still apply, and each organization only sees information that was created by or shared with them.

Restricted automatically sets newly invited users as shadow users. A shadow user is hidden from the project directory and can only be made visible by a project admin. 

Explicit means that only Project Administrators from the projects owning organization can invite new users to the project. This comes with a bit of extra admin so is really only useful for sensitive projects, such as defense.

Under Documents, Project-wide auto numbering allows the project’s documents to be automatically assigned unique document numbers. 

Here, we can set the default columns that appear in search results.

If there's a commonly used upload profile on your project, this can help speed up uploads

And here we can set the arrangement of search filters for Documents <pause> and Drawings. 

Here in Mail, we can set values for the “Reason for issue” field. This is used when sending transmittals.

We can also choose how mail is numbered to ensure a consistent sequence across the project.

We should always keep the project roles locked. This ensures the mail and document types we've configured for each organization cannot be overridden. 

That's it. We can save our changes and our project preferences are all set.

Today we’ll learn how to manage access to our project.

Let’s start with how to add, or invite, users.

Go to Setup and select project settings.

Under project, select project participants.

Here's the list of users currently invited to this project.

To invite someone, click invite user and start typing their name.

Find the correct person from the correct organization, and select them from the drop-down.

We check the box to make sure they get an email invitation. This helps them know what to do next.

If we can't find the user we can try the advanced search. This gives us a few more search options.

We can search by organization name, first name, and more.

Once we've found who we're looking for, we have two user types to choose from. We can either add them as a full user or a shadow user.

Both user types have access to the project, but the shadow user cannot be seen by others in the project directory. This is useful for people who just need to view information without being involved in project processes.

Let’s add as Full User, and click OK.

As the Project Admin we can see some users are shadowed on our project. Click their eye icon to make them visible in the project directory. This helps others find them to collaborate.

Sometimes a user or organization will leave the project. We can select users and remove them here. At least one user needs to remain in each organization - we cannot remove them all, as they are entitled to view their historic data. 

If we want to remove an entire organization, we'll need to change it's access level. 

Under project, click project details, and scroll down to access levels.

Click Edit and select the organization we want to remove.

Set access level, to archive. 

This organization is no longer participating on the project. They can still view their existing data, but they can't receive mail or update documents. They are hidden in the project directory, and can't be re-invited to the project, unless we change their access level back to Normal.

Congratulations. Now you know how to manage access to your project.