Dokumente aktualisieren

1. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie aktualisieren möchten. 
2. Klicken Sie auf Werkzeuge > Aktualisieren.

3. Um ein einzelnes Dokument zu aktualisieren, wählen Sie es aus und ändern Sie die Werte in dem Feld auf der rechten Seite, z. B. Titel, Status oder Gewerk.

4. Um die mit diesem Dokument verknüpfte Datei zu aktualisieren, ziehen Sie die neue Datei per Drag & Drop von Ihrem Computer in das vorgesehene Feld. Oder klicken Sie auf eine beliebige Stelle in dem umrandeten Feld und wählen Sie Dateien von Ihrem Computer aus. Sie können auch Dateien aus Dropbox oder Box hochladen.
5. Um mehrere Dokumente zu aktualisieren, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Massenbearbeitung. Sie können zum Beispiel für alle Dateien außer einer, die Sie gerade hochgeladen haben, als Disziplin "Elektrotechnik" festlegen. 

6. Sobald Sie die Werte für die ausgewählten Dokumente aktualisiert haben, scrollen Sie zum Ende und klicken Sie auf Übernehmen.

Metadaten importieren

7. Wenn Sie mit Hunderten von Dokumenten arbeiten, möchten Sie vielleicht Ihre Metadaten aus einer Excel-Tabelle importieren. Klicken Sie auf Metadaten importieren. Andernfalls können Sie zu Schritt 15 übergehen.

8. Laden Sie die Vorlage herunter, die die auszufüllenden Dokumentfelder enthält. Für jedes Projekt gibt es eine eigene Vorlage. Vorlagen ändern sich, wenn Dokumentfelder in einem Projekt geändert werden, daher ist es immer am besten, mit einer neuen Vorlage zu beginnen.

9. Öffnen Sie die Metadaten-Vorlagendatei in Ihrer Tabellenanwendung, z. B. Excel.

10. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus. Sie sind in Ihrer Datei fett gedruckt.

11. Sie werden feststellen, dass das Feld Datei automatisch vorausgefüllt wurde. Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Dokumentnummern und andere Metadaten für die richtigen Dateien eingeben.

12. Füllen Sie alle anderen benötigten Felder in der Vorlage aus.

13. Laden Sie die ausgefüllte Metadatendatei hoch, indem Sie die Datei per Drag & Drop ziehen oder auf eine beliebige Stelle im umrandeten Feld klicken und Dateien von Ihrem Computer auswählen. 

14. Klicken Sie auf Importieren.

Ihre Dokumente abschließen

15. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Dokumente aktualisieren.
16. Es wird eine Meldung angezeigt, dass Ihre Dokumente im Dokumentenverzeichnis Ihres Unternehmens aktualisiert wurden.
17. Wählen Sie die Option Übermitteln, um die Dokumente für andere Unternehmen zugänglich zu machen. 

Nur Metadaten aktualisieren

Mit diesem Verfahren können Sie die Metadaten von Dokumenten in großen Mengen aktualisieren, ohne die Dateien zu ändern.

Aktualisieren Sie vor der Aktualisierung zuerst Ihr Dokumentenverzeichnis, damit Sie die neuesten Dokumente sehen. Klicken Sie dazu auf Dokumente > Dokumentenverzeichnis. Klicken Sie auf Alle Filter löschen und auf Suchen. Kehren Sie dann zu diesem Vorgang zurück.

1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Dokumente > Dokumente hinzufügen/aktualisieren.
2. Wählen Sie Nur Metadaten aktualisieren.

3. Klicken Sie auf den Link, um die Metadatenvorlage herunterzuladen.
4. Öffnen Sie die Vorlage in Excel und füllen Sie die Felder wie erforderlich aus. Hinweis: Die fett gedruckten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.

5. Wählen Sie Ihre ausgefüllte Metadatenvorlage aus oder ziehen Sie sie per Drag & Drop und legen Sie sie ab.
6. Klicken Sie auf Weiter.

7. Es wird eine Vorschau der Dokumente angezeigt, die Sie aktualisieren möchten. Überprüfen Sie sie und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.

   Hinweis: Wenn Ihre Vorlage Dokumente enthält, an denen keine Änderungen vorgenommen wurden, werden Sie von Aconex aufgefordert, diese aus der Liste zu entfernen. Klicken Sie auf "Details anzeigen", um diese Dokumente zu sehen. Alternativ können Sie Ihre Tabelle mit den erforderlichen Änderungen für diese Dokumente aktualisieren und es erneut versuchen.

8. Klicken Sie auf Dokument zum Dokumentenverzeichnis hinzufügen, um die Dokumente zu aktualisieren.