Para empezar con los Procesos de documentos

Por qué le encantarán los Procesos de documentos​

• Gestión eficaz de comentarios. Los revisores pueden plantear problemas, preguntas y comentarios como un incidente en el documento. Los incidentes se acumulan continuamente a lo largo de cada revisión del documento. Se les da seguimiento y se gestionan en un registro independiente. También se pueden aplicar campos del proyecto a los incidentes, para recabar comentarios específicos durante sus revisiones.
• Gestión más rápida de los procesos. Actualice las reglas de revisión por lotes con solo unos pocos clics utilizando la Matriz de revisión.
• Reduzca los errores con el enrutamiento de documentos basado en reglas. Inicie revisiones en múltiples disciplinas con una sola acción. Los documentos se envían automáticamente a los revisores según los metadatos de cada documento.
• Vea las revisiones de un vistazo. Consulte rápidamente el estado de sus documentos entregables e inicie revisiones posteriores con facilidad.
• Resultados de revisión flexibles. Cree hasta 20 resultados de revisión diferentes​ para cada revisión.
• Búsqueda más inteligente. El seguimiento y la generación de informes son muy sencillos, ya que todos los metadatos de los documentos y los campos del proyecto se incluyen como campos de búsqueda.

¿Quién puede utilizar los Procesos de documentos?

La función Procesos de documentos está desactivada de forma predeterminada en todos los proyectos. Una vez que un administrador delproyecto la active, encontrará la opción Procesos de documentos en el menú de navegación principal superior. Aparece para todas las organizaciones del proyecto, pero solo los usuarios con permiso pueden iniciar revisiones mediante esta función.

Los permisos en Procesos de documentos se otorgan a las funciones de usuario de la misma manera que en otras áreas de Aconex. Nota: No se requiere ningún permiso para revisar un documento. Cualquier persona del proyecto puede ser agregada como revisor.

Los permisos de las funciones de usuario son:

• Iniciar un proceso de documento: Iniciar una revisión del proceso de un documento.
• Administrador de procesos de documentos: Administrar todas las revisiones de procesos de documentos para su organización.
• Compartir búsquedas guardadas: Compartir una búsqueda con su organización o proyecto.
• Editar/eliminar búsquedas guardadas compartidas: Editar o eliminar búsquedas guardadas.
• Crear/editar la matriz de revisión: Crear o editar procesos de revisión (reglas) en la Matriz de revisión. Nota: La organización dueña del proyecto configura los procesos de revisión en la Matriz de revisión. También puede permitir que otra organización los configure.

¿Quién puede ver el menú Procesos de documentos?

La función Procesos de documentos está desactivada de forma predeterminada en todos los proyectos. Una vez que un administrador del proyecto la active, encontrará Procesos de documentos en el menú de navegación principal superior. Esta función aparece para todas las organizaciones del proyecto, pero solo los usuarios con permiso pueden iniciar revisiones a través de esta.

En el menú encontrará las siguientes opciones:

• Pasos que me han sido asignados: Los revisores utilizan esta pantalla para revisar documentos. Verán qué pasos, en todas las revisiones, requieren su intervención. Agregan comentarios, anotaciones y aportan un resultado (si son el revisor principal). Consulte Revisar un documento en Procesos de documentos.
• Incidentes que me han sido asignados: Los autores y otros asignados ven desde aquí los incidentes que se les han asignado y responden en consecuencia. Consulte Responder a incidentes en Procesos de documentos
• Pasos de revisión: Vea todos los pasos de todas las revisiones en las que participa su organización.
• Incidentes de revisión: Vea todos los incidentes de todas las revisiones en las que participa su organización.
• Entregables: Aquí es donde el responsable del proceso realiza un seguimiento de sus entregables. Proporciona un resultado de control de calidad, agrega revisores, omite pasos o da por terminadas las revisiones. Consulte Gestionar una revisión en Procesos de documentos
• Matriz de revisión: La organización dueña del proyecto configura los procesos y reglas de revisión para el proyecto en la matriz de revisión. Puede permitir que otra organización configure la matriz de revisión si es necesario. Consulte Crear y gestionar reglas de revisión para Procesos de documentos

Funciones de los Procesos de documentos

Existen diferentes tipos de funciones que intervienen en la revisión del proceso de un documento. Cada una tiene su propio ámbito de responsabilidad.

Configuración inicial

Hay algunos detalles que deben configurarse antes de que pueda utilizar los Procesos de documentos en su proyecto.
 

Paso 1: Configurar los resultados de la revisión y los metadatos de los incidentes

Los administradores del proyecto de la organización dueña del proyecto:

• Configurar los resultados de la revisión. Estas son las opciones que eligen los revisores principales para pasar la revisión al siguiente paso, como Aprobado o Rechazado.
• Configurar los metadatos de los incidentes. Asigne campos del proyecto a los tipos de incidentes para recabar información específica de sus revisores.
• (Opcional) Otorgue a otra organización la capacidad de crear y editar reglas en la Matriz de revisión (desde Configuración de la matriz).

Paso 2: Asignar permisos

• El administrador de la organización dueña del proyecto otorga el permiso Crear/editar matriz de revisión a los usuarios de su organización que configurarán las reglas de revisión para el proyecto. Nota: Si se le ha otorgado acceso a otra organización para administrar la Matriz de revisión, sus administradores también deben asignar este permiso a los usuarios que necesiten acceso.
• El administrador de la organización de cada entidad otorga los permisos correspondientes a los usuarios que necesitan iniciar y gestionar las revisiones.

Paso 3: Configurar las reglas de revisión en la Matriz de revisión​

• Los usuarios de la organización correspondiente que cuenten con el permiso Crear/editar la Matriz de revisión configuran las reglas de revisión en la Matriz de revisión del proyecto.
• Las reglas de revisión determinan quién debe participar en una revisión en función de los metadatos del documento.

¿Cómo funcionan los Procesos de documentos?

1. El iniciador del proceso inicia una revisión de un documento.
2. El documento se deriva a un proceso de revisión al comparar sus metadatos con las reglas configuradas en la Matriz de revisión. Esto genera un entregable que representa el documento que se está revisando.
3. El responsable del proceso revisa el documento y selecciona el resultado de control de calidad como Aceptado para permitir que la revisión continúe.
4. Los revisores reciben una notificación de que tienen una revisión que completar.
5. Los revisores fijan incidentes al documento para aportar sus comentarios, anotaciones y otras observaciones.
6. Un revisor principal elige un resultado de revisión (por ejemplo, Aprobado con comentarios) para pasar la revisión a la siguiente etapa.
7. Durante la revisión, el responsable del proceso se asegura de que todo avance según lo previsto omitiendo pasos o agregando más revisores.
8. Al finalizar la revisión, los incidentes se asignan a los autores para que tomen medidas, o bien son asignados manualmente por el responsable del proceso.
9. Los incidentes se reasignan o se responden. Pueden dejarse abiertos si es necesario y permanecerán fijos para la próxima revisión del documento.
10. Una vez gestionados los incidentes, los autores o el iniciador del proceso pueden decidir actualizar el documento en el Registro de documentos y/o iniciar otra revisión para recabar más comentarios.
11. El responsable del proceso puede cerrar un entregable si desea iniciar una nueva revisión del documento sin incluir los incidentes anteriores.

¿En qué se diferencian los Procesos de documentos de los Flujos de trabajo?

Tanto los Flujos de trabajo como los Procesos de documentos están disponibles para la revisión de documentos en su proyecto. Ambos están integrados de manera independiente con el Registro de documentos, pero no entre sí. Más información acerca de las principales diferencias y ventajas.

Terminología

• Procesos de documentos: La función o módulo de Aconex que le ayuda a gestionar las revisiones de documentos y a dar seguimiento a los comentarios en todas las organizaciones, en tiempo real.
• Entrega: Una representación de un documento individual en un proceso de revisión. Cuando se inicia un proceso de documentos, se crea una entrega si aún no existe. La entrega permanece abierta y se vuelve a emitir para cada revisión con el fin de recopilar comentarios de manera continua y coordinar los incidentespendientes.
• Entrega (pantalla): La pantalla de entregas muestra todos los documentos que se encuentran actualmente en revisión o que han sido revisados anteriormente. Aquí es donde el responsable del proceso o el controlador de documentos gestiona las revisiones de documentos para mantener todo al día.
• Resultado de la revisión: La respuesta a un paso de revisión. Solo puede ser aplicada por un revisor principal. Consulte Configurar resultados de revisión.
• Incidente: Son planteados respecto a un documento por los revisores y los revisores principales, y se utilizan para recopilar comentarios, anotaciones y retroalimentación. Los incidentes se asignan a los autores, quienes deberán responderlos, resolverlos o reasignarlos. Se pueden agregar campos del proyecto a los incidentes para ayudarle a recopilar información detallada sobre los incidentes que se plantean. Los incidentes continúan acumulándose respecto a un documento durante cada revisión. No es necesario cerrarlos antes de que comience otra revisión. En el sector, a los incidentes se les suele llamar «comentarios», por lo que los términos a veces se utilizan indistintamente al referirse a esta función.
• Anotación: Una anotación agregada al documento a través del visualizador de documentos. Los revisores y los revisores principales pueden agregarlas al plantear un incidente durante la revisión.
• Matriz de revisión: Aquí es donde se configuran las reglas que determinan qué documentos deben revisarse y quién debe hacerlo. Las reglas pueden crearse y actualizarse en lotes directamente desde la matriz, o bien puede utilizar el generador visual de procesos. Si ha utilizado anteriormente los flujos de trabajo, esto es similar a crear una plantilla de flujo de trabajo en la que se agregan pasos y revisores.
• Regla: Las reglas de revisión se configuran en la Matriz de revisión. Estas determinan qué documentos deben revisarse y quién debe hacerlo, con base en los metadatos del documento.

Preguntas frecuentes

• ¿Se desactivarán los flujos de trabajo? No. Tanto los flujos de trabajo como los procesos de documentos están disponibles para su uso en su proyecto. Consulte ¿En qué se diferencian los procesos de documentos de los flujos de trabajo?
• ¿Puedo utilizar tanto los procesos de documentos como los flujos de trabajo? Sí, pero si decide utilizar ambos, debe contar con pautas claras sobre cuándo deben emplearse. Consulte ¿En qué se diferencian los procesos de documentos de los flujos de trabajo?.
• ¿Funcionan juntos los Procesos de documentos y los Flujos de trabajo? No. Los Flujos de trabajo y los Procesos de documentos están integrados de manera independiente con el Registro de documentos, pero no entre sí.
• ¿Puedo habilitar o deshabilitar los Procesos de documentos? Los procesos de documentos pueden ser habilitar o deshabilitar por el administrador del proyecto. Si están habilitados en su proyecto, puede administrar los permisos para evitar que los usuarios de su organización inicien revisiones con ellos.
• ¿Cómo se otorgará la licencia para esto? Los procesos de documentos no cuentan con una licencia individual. Están disponibles para todos los proyectos.