Añadir marcadores de posición

1. En el menú de navegación principal, haga clic en Documentos y seleccione Añadir marcadores de posición. También puede seleccionar Añadir marcadores de posición en la pantalla de búsqueda del registro de documentos.

2. Elija entre las siguientes opciones:

Desde Excel: cree marcadores de posición a partir de los metadatos incluidos en una hoja de cálculo de Excel.

Manual: ingrese los metadatos (número de documento, título, disciplina) de forma manual para los nuevos marcadores de posición.

3. Si seleccionó Manual, ingrese el número de marcadores de posición que desea crear y luego pase al paso 11 a continuación. Siempre puede agregar más marcadores de posición en la siguiente pantalla si lo necesita.

    

   Si seleccionó Desde Excel, siga los pasos a continuación para importar metadatos.

Importar metadatos

4. Si ha seleccionado Desde Excel, descargue la plantilla que contiene los campos del documento que deben rellenarse. Cada proyecto tendrá una plantilla única. Las plantillas cambiarán si se modifican los campos del documento en su proyecto, por lo que siempre es mejor empezar con una plantilla nueva.
5. Abra su archivo de plantilla de metadatos en su aplicación de hoja de cálculo, como Excel.

• Verá una hoja de trabajo para cada tipo de documento que le ayudará a mantener todo organizado.
• Los campos de selección única aparecen como un menú desplegable para una entrada de datos más rápida y precisa.
• También encontrará instrucciones en la primera hoja de cálculo de la plantilla que le guiarán a través de cada paso.
• Durante el proceso de importación, las hojas de cálculo se leen de izquierda a derecha. Si un documento cambia de tipo de documento de una versión a otra, se puede cambiar el orden de las hojas para lograr el orden correcto de las versiones. No elimine ninguna de las hojas de cálculo, ya que el proceso podría fallar.
• Si se ha habilitado la numeración automática para el tipo de documento para el que está creando marcadores de posición, puede dejar en blanco el campo Número de documento en la plantilla de metadatos. Aconex asignará automáticamente el siguiente número de documento disponible para ese tipo de documento. Nota: Recomendamos cargar los documentos con numeración automática en lotes de 50 o menos. Esto garantiza que sus documentos se registren en el mismo orden en que aparecen en su plantilla de metadatos.

6. Rellene todos los campos obligatorios. Aparecen en negrita en su archivo.
7. Rellene tantos campos de la plantilla como sea necesario.
8. Cargue el archivo de metadatos rellenado arrastrando y soltando el archivo, o haga clic en cualquier lugar del espacio delineado y seleccione los archivos de su computadora.
9. Haga clic en Siguiente para crear sus marcadores de posición.
10. Haga clic en Descargar registros de metadatos después de importar un archivo de metadatos. Compruebe la columna de resultados para ver si hay algún error en el archivo importado. Si no hay errores, verá un resultado OK.
11. Compruebe que sus marcadores de posición se han creado con los metadatos correctos.

Finalice sus marcadores de posición

12. Haga clic en cada marcador de posición y complete la información del documento, como el título, la revisión o el estado. Asegúrese de completar todos los campos obligatorios (resaltados en rojo).

13. Seleccione varios marcadores de posición y haga clic en Edición en masa para actualizar los metadatos de todos ellos de una sola vez. Por ejemplo, es posible que desee establecer la disciplina como Eléctrica para todos excepto uno de ellos.
14. Si necesita agregar más marcadores de posición, haga clic en Agregar más. Si necesita eliminar un marcador de posición que ya no desea crear, simplemente selecciónelo y haga clic en Eliminar. También puede pasar el cursor sobre el documento y hacer clic en la X junto a la etiqueta de estado.
15. Una vez rellenados todos los campos obligatorios, los archivos se etiquetarán como Listos para registrar.
16. Si está listo para registrar los marcadores de posición en Aconex, haga clic en Registrar. Verá un mensaje que le indicará que sus marcadores de posición se han creado en el Registro de documentos de su organización.
17. Elija Transmitir los documentos para que otras organizaciones puedan acceder a ellos y cargue los archivos correspondientes según sea necesario.