Versiones duplicadas del mismo documento

En la captura de pantalla anterior, las versiones D y E de Cover Sheet & Legend han sido registradas como nuevos documentos. En Aconex, una vez que un documento se ha cargado, es mejor reemplazar las versiones ya que esto garantizará el control de las versiones.

Aquí le explicamos la forma de limpiar su Registro de documentos, si tiene varias versiones del mismo documento.

Primero debe actualizar todas las versiones anteriores de su documento

1. Haga clic en el título de la versión más antigua del documento que has subido.
2. Haga clic en Sustituir documento. 
   
   (De forma alternativa, abra el menú de la elipse para el Documento y haga clic en Sustituir)

3. Cambie los campos Estatus, Revisión y Fecha de la revisión para que sean iguales a los de la versión más reciente del documento. Si quiere puede añadir comentarios como “limpieza del registro de documentos” o “documento duplicado”.
4. Haga clic en Buscar y cargue la versión más reciente del documento.
5. Haga clic en el botón Sustituir documento.

Repita estos pasos con cada una de las versiones antiguas del documento.

Marque las versiones antiguas de su documento como En desuso

1. Ahora seleccione los documentos duplicados que quiera ocultar en el Registro de documentos.
2. Haga clic en Herramientas.

3. Elija en Marcar como En desuso a la derecha de la pantalla. Si no tiene esta opción, consulte con el Administrador de su organización para recibir acceso.
4. Haga clic en el botón Marcar como En desuso a la derecha de la pantalla. Verá un mensaje preguntándole si quiere enviar una transmisión a los usuarios que ya recibieron copias anteriores de los documentos que ha marcado en desuso.

5. Seleccione las casillas de verificación junto al documento.
6. In the subject or the body of the Auto-Update Transmittal let recipients know you are clearing up the Document Register and these revisions will be re-issued. En el asunto o cuerpo de la Transmisión de actualización automática dígales a los destinatarios que está organizando su Registro de documentos y que estas revisiones serán emitidas nuevamente.
7. Haga clic en Enviar.