Marcar los documentos como “En desuso”
No se pueden borrar los documentos que están en Aconex, pero si se pueden ocultar documentos para que no se muestren en su registro.
Autorizaciones necesarias
Nota
Le recomendamos encarecidamente que limite el número de usuarios y funciones que tienen acceso a esta funcionalidad. No es posible restablecer un documento al estado actual una vez que lo ha marcado como en desuso.
¿Qué pasa cuando se marca un documento como en desuso?
El documento no aparecerá en el registro de documentos de su organización. Sin embargo, Los documentos todavía aparecerán en el Historial.
¿Qué pasa si el documento ya ha sido transmitido a otra organización? Si quiere ocultar el documento en el registro de la otra organización, envíeles una transmisión para actualizar el estado del documento.
¿Cuándo se debe marcar un documento como en desuso?
Estos son ejemplos en los que se pueden marcar documentos como en desuso:
- Los documentos se le han transmitido erróneamente y quiere ocultarlos en su registro.
- Una parte del trabajo no se llevará a cabo y usted desea ocultar los documentos relacionados con ese trabajo.
¡No marque documentos en desuso para arreglar errores!
¿Alguien ha cometido un error con el documento? Por ejemplo, si alguien ha cargado un archivo equivocado. Si es así, no marque el documento como en desuso. El error se puede corregir simplemente sustituyendo el documento con el archivo o información correctas. Incluya en un comentario el porqué de la sustitución.
Nota
- Después de que haya marcado un documento como en desuso no se podrá restablecer.
- Las versiones bloqueadas o antiguas no pueden marcarse como en desuso.
Cómo marcar documentos como en desuso
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Seleccione su proyecto.
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Haga clic en Documentos.
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Seleccione en Registro de documentos.
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Rellene uno o varios campos de criterios de búsqueda. Consulte buscar documentos
- Haga clic en el botón Buscar.
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Haga clic en las casillas de selección de cada documento que vaya a marcar como en desuso.
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Haga clic en el botón Herramientas y seleccione Marcar como En desuso.
Nota
¿No encuentra la opción Marcar como en desuso? Pídale a su Org Admin que le dé permiso.
- Revise la lista de documentos que van a ser marcados como en desuso, en la que puede:
- Añadir más documentos. Haga clic en el botón Añadir documentos y regrese al paso 3 para realizar una nueva búsqueda.
- Eliminar documentos. Haga clic en el ícono Basura en la columna Eliminar para cada uno de los documentos que no quiera marcar como en desuso.
- Haga clic en el botón Marcar como En desuso.
- Haga clic en el botón de Aceptar en el mensaje de confirmación.
- Ahora puede:
- Hacer clic en el botón Atrás, si solo desea ocultar estos documentos en su registro.
- Enviar la versión que está en desuso a otras organizaciones. Siga los pasos que se indican a continuación.
Cómo enviar la versión que ya no está en uso a otras organizaciones
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Siga estos pasos para marcar el documento como fuera de uso también para otras organizaciones.
- Revise la Actualización automática – Informe de transmisión y marque la casilla de verificación de cada usuario u organización a la que desee enviar la versión de En desuso.
- Haga clic en Transmitir.
- Rellene todos los campos obligatorios de la transmisión, y cualquier otro campo que sea necesario.
- Haga clic en Enviar.
Nota
Si la versión está En desuso se transmite a todas las organizaciones que tienen una versión de este documento en su registro, entonces puede cargar un nuevo documento utilizando el mismo número de documento. Si recibe un error indicando que el número de documento ya existe, significa que todavía hay organizaciones en el proyecto que tienen una versión activa del documento.
