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Aprenda cómo y cuando usar estas herramientas
Un documento es un registro digital de información que será iterado a lo largo del tiempo, probablemente por diferentes personas que trabajan en el proyecto.
Las transmisiones y los correos son diferentes tipos de correspondencia de proyectos.
Un documento es un registro digital de información que es relevante para el proyecto y que será modificado y actualizado con el tiempo, probablemente por diferentes personas.
Algunos ejemplos de documentos de proyecto son planos, programas y cronogramas, y especificaciones. En Aconex los documentos se almacenan en el Registro de documentos.
Las transmisiones se usan para enviar documentos actualizados a las demás organizaciones que trabajan en el proyecto.
Si está trabajando con documentos que van a ser modificados en el futuro, envíelos en una transmisión.
Cuando se utiliza una transmisión, los documentos que se transmiten se actualizan en los registros de documentos de los destinatarios como parte la pista de auditoría de Aconex. Esto puede ocurrir automática o manualmente, dependiendo de la configuración de la organización.
Y todos los detalles del documento, incluyendo la revisión, la fecha de revisión, etc., se incluyen en la transmisión.
La transmisión incluye todos los detalles del documento que se está enviando.
Los correos se usan para tareas rutinarias como hacer preguntas, enviar respuestas y discutir los detalles del proyecto. Es decir, para las comunicaciones diarias entre los colaboradores del proyecto.
Puede adjuntar archivos a un correo, pero al hacerlo estos no se cargarán en el registro de documentos, usted (o el destinatario) deberá incluirlos en el registro en un proceso a parte. Además, ninguno de los detalles del documento se incluye en el correo. Los archivos solo se adjuntan y se envían.
Los casos en los que es apropiado enviar documentos adjuntos a un correo, en lugar de cargarlos al registro, son los siguientes: cuando los documentos son independientes, o cuando contienen información confidencial que solo debe ser vista por ciertos usuarios.
En los correos, los documentos adjuntos aparecen como archivos. No serán incluidos en el registro de documentos a menos que usted los cargue.
Los documentos se crean por fuera de Aconex (por ejemplo, usando programas de CAD y aplicaciones como Word y Excel).
Si quiere que un documento sea parte de su proyecto cárguelo en el registro de documentos.
Para enviar sus documentos a otras personas una transmisión que se crea a través del registro de documentos.
Utilice el modulo de Correo de Aconex para crear correos de proyecto.
