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Dokumente hinzufügen (Dateien hochladen)

Laden Sie neue oder aktualisierte Dateien in Ihr Dokumentenverzeichnis hoch.

Erforderliche Berechtigungen
Neue Dokumente hochladen

Dateien hochladen

  1. Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Dokumente und wählen Sie Dokumente hinzufügen. Sie können auch die Option Dokumente hinzufügen auf dem Suchbildschirm im Dokumentenverzeichnis wählen.

2. Wählen Sie bei Bedarf ein Upload-Profil aus der Dropdown-Liste aus (oder belassen Sie es bei der Standardeinstellung). Mit den Profilen zum Hochladen von Dokumenten sparen Sie Zeit, da die Metadaten automatisch für Sie ausgefüllt werden.

  1. Ziehen Sie Ihre Datei(en) per Drag & Drop von Ihrem Computer in das vorgesehene Feld. Oder klicken Sie auf eine beliebigte Stelle in dem umrandeten Feld und wählen Sie die Dateien von Ihrem Computer aus. Sie können auch Dateien aus Dropbox oder Box hochladen.
  2. Auf dem folgenden Bildschirm werden Ihre Dateien auf der linken Seite aufgelistet. Wenn der Dateiname eine vorhandene Dokumentennummer enthält, wird das Etikett Aktualisieren angezeigt. Andernfalls werden Ihre Dateien als Neu gekennzeichnet.

Hinweis

Die Dokumentfelder, die Sie in Ihrem Projekt sehen, variieren womöglich von dem hier gezeigten Beispiel. Jedes Projekt in Aconex ist auf seine unterschiedlichen Anforderungen zugeschnitten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie in die einzelnen Felder eingeben sollen, wenden Sie sich bitte an Ihren Dokumenten- oder Projektadministrator.

  1. Wählen Sie aus den Symbolen oben rechts, ob Sie in der Listenansicht oder der Tabellenansicht arbeiten möchten.
  1. Wenn Sie ein Upload-Profil ausgewählt haben, wurden die Metadaten für Ihre Dokumente möglicherweise automatisch für Sie ausgefüllt. Diese Dateien werden als Bereit zum Hochladen markiert. Wenn Dateien mit dem Zusatz Fehlende Informationen gekennzeichnet sind, müssen Sie sie auswählen und die erforderlichen Metadaten manuell eingeben.
  1. Klicken Sie auf jede Datei und geben Sie die Dokumentenangaben wie Titel, Revision oder Status ein. Achten Sie darauf, dass alle Pflichtfelder (rot markiert) ausgefüllt sind.

Hinweis

Vermeiden Sie die Eingabe von Sonderzeichen wie < oder > in Ihren Dokument- oder Projektfeldern. Siehe Ungültige Zeichen in Dokument- und Projektfeldern.

  1. Wählen Sie bei Bedarf mehrere Dateien aus und klicken Sie auf Massenbearbeitung, um die Metadaten in einem Arbeitsgang zu aktualisieren. Sie können z. B. für alle Dateien, die Sie gerade hochgeladen haben, außer einer, als Gewerk "Elektrotechnik" festlegen.

Metadaten importieren

  1. Wenn Sie mit Hunderten von Dokumenten arbeiten, können Sie die Metadaten auch mit Hilfe einer Excel-Tabelle aktualisieren. Klicken Sie auf Metadaten importieren. Andernfalls können Sie zu Schritt 18 übergehen.
  2. Laden Sie die Vorlage herunter, die die zu auszufüllenden Dokumentfelder enthält. Für jedes Projekt gibt es eine eigene Vorlage. Die Vorlagen ändern sich, wenn Dokumentfelder in Ihrem Projekt geändert werden, daher ist es immer am besten, mit einer neuen Vorlage zu beginnen.
  3. Öffnen Sie die Metadaten-Vorlagendatei in Ihrer Tabellenanwendung, z. B. Excel.
  4. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus. Sie sind in der Datei fett gedruckt.
  5. Wenn Sie Dokumente hochladen oder aktualisieren, wird das Feld Datei automatisch für Sie ausgefüllt. Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Dokumentnummern und andere Metadaten für die richtigen Dateien eingeben.
  6. Füllen Sie alle anderen benötigten Felder der Vorlage aus.
  7. Laden Sie die ausgefüllte Metadatendatei hoch, indem Sie die Datei per Drag & Drop ziehen. Oder klicken Sie auf eine beliebige Stelle in dem umrandeten Feld und wählen Sie Dateien von Ihrem Computer aus. 
  8. Klicken Sie auf Importieren. 

Hinweis

Klicken Sie nach dem Import einer Metadatendatei auf Metadatenprotokolle herunterladen. Überprüfen Sie die Ergebnisspalte auf eventuelle Fehler in der importierten Datei. Wenn keine Fehler aufgetreten sind, wird im Ergebnis OK angezeigt.

  1. Überprüfen Sie, ob Ihre Dokumente mit den richtigen Metadaten aktualisiert wurden.

Ihre Dokumente abschließen

  1. Wenn Sie weitere Dokumente hinzufügen möchten, klicken Sie auf Weitere hinzufügen, um das Drag&Drop-Feld zu öffnen.

  2. Wenn Sie eine Datei, die Sie nicht mehr hochladen möchten, entfernen möchten, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Entfernen. Alternativ können Sie auch den Mauszeiger über das Dokument bewegen und auf das X neben der Statusbezeichnung klicken. 

  3. Wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, werden die Dateien als Bereit zum Hochladen gekennzeichnet. 

  4. Wenn Sie Ihre Arbeit speichern und später abschließen möchten, klicken Sie auf In den temporären Dateien speichern. Beachten Sie, dass andere Anwender in Ihrem Unternehmen temporäre Dateien löschen können.

  5. Wenn Sie bereit sind, Ihre Dokumente in Aconex hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. 

  6. Es wird eine Meldung angezeigt, dass Ihre Dokumente in das Dokumentenverzeichnis Ihres Unternehmens hochgeladen wurden. 

  7. Wählen Sie die Option Übermitteln, um die Dokumente für andere Unternehmen zugänglich zu machen. 

     

Hinweis

Wenn Sie die Option Hinzufügen nicht sehen, haben Sie keine Berechtigung zum Hochladen neuer Dokumente. Bitten Sie Ihren Unternehmensadministrator, Ihnen diese Berechtigung zu erteilen.

Definitionen der Statusbezeichnungen

Neu - Das ist ein neues Dokument, das in Ihr Dokumentenverzeichnis hochgeladen wird.

Fehlende Informationen - Bei diesem Dokument fehlen obligatorische Metadaten, die vervollständigt werden müssen.

Bereit zum Hochladen - Bei diesem Dokument sind alle obligatorischen Metadaten ausgefüllt und es kann in das Dokumentenverzeichnis hochgeladen werden.

Platzhalter - Diesem Dokument ist keine Datei zugeordnet und es wird als Platzhalter hinzugefügt. 

Aktualisieren - Eine Version dieses Dokuments existiert bereits und wird mit dieser neuen Datei aktualisiert.

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