Excel テンプレートを使用して文書を追加／更新（強化版アップロード）

始める前に

• 文書を追加 または 更新処理を開始する必要があります。
• 一度に100件以上の文書を追加／更新する必要がある場合は、 一括処理をご使用ください。

メタデータをインポートする

1. メタデータテンプレートをクリックして、テンプレートをインポートをクリックします。
2. テンプレートをダウンロードをクリックします。

3. テンプレートファイルをExcelなどの計算表アプリで開きます。テンプレートの最初のワークシートには、各手順のガイドが記載されています。
4. ファイル名のテンプレートを確認します：

• プロジェクトで複数シートのテンプレートが設定されている場合は、各文書タイプごとに1つのシートが用意されます。また、ファイル名が記載されたワークシートが挿入されています。このシート内のファイル名をコピーして適切な文書タイプのワークシートに貼り付けます。注意：インポート処理中、ワークシートは左から右に読み込まれます。文書が、あるバージョンから次のバージョンへとその文書タイプを変更している場合は、シートの順序を変更することで正しいバージョン順にすることができます。ワークシートを削除すると処理に失敗することがありますので、削除しないでください。

• プロジェクトでシングルシートのテンプレートを使用するように設定されている場合は、ファイルの列にファイル名が入力されています。

5. 正しいファイルに文書番号とその他のメタデータが正しく入力されていることを確認します。
6. 必須項目をすべて入力します。必須項目はファイル内で太字で表示されています。
7. 必要に応じて、プロジェクト・フィールドに入力します。プロジェクト・フィールドは青字で表示されます。
8. 単一選択フィールドはドロップダウンとして表示され、より正確なデータ入力が可能です。複数選択フィールドは、適切な値をコンマで区切って入力してください。入力した値は、システム上の値と完全一致している必要があります。
9. 必要に応じて、テンプレートの他の項目に入力します。

10. 入力したメタデータファイルを保存し、所定の場所にドラッグ&ドロップしてアップロードするか、枠内の任意の場所をクリックして、コンピューターからファイルを選択します。
11. 「テンプレートをインポート」をクリックします。
12. インポートにエラーがある場合、画面にメッセージが表示されます。例：ファイル名が間違っているなど。その場合は、テンプレートを更新して再度インポートし直します。
13. インポートが成功したら、文書リストが入力したメタデータで更新されます。
14. それぞれ文書を確認し、登録処理に進むか、組織の文書保管箱内の文書を更新します。
15. 処理が完了したら、文書を送付 して他の組織へ送信します。