Actualizar documentos
Actualice documentos con nuevos metadatos o archivos
Autorizaciones necesarias
Puede actualizar los documentos uno a uno o en masa. En Aconex, la actualización de un documento se denomina a veces "sustitución".
Puede actualizar un documento existente para:
- cargar un nuevo archivo
- actualizar los metadatos (como la disciplina o el estatus)
- corregir un error (como corregir una errata en el título)
Al actualizar un documento se crea una nueva versión del mismo. La nueva versión se convertirá en la versión actual del documento. Todas las versiones de un documento se mantienen en Aconex automáticamente. Si lo necesita, puede acceder a versiones anteriores de un documento.
Antes de empezar, es una buena idea preparar los archivos con una convención de nomenclatura consistente. Incluir el número de documento y la revisión en el nombre del archivo ayuda a Aconex a rellenar automáticamente la información durante el proceso, lo que ahorra tiempo.
Nota
Si necesita actualizar archivos para muchos documentos, siga los pasos para Añadir documentos. Si se reconoce un número de documento existente a partir del nombre del archivo, verá la etiqueta de Actualizar.
- Seleccione los documentos que desea actualizar.
- Haga clic en Herramientas > Actualizar.
- Para actualizar un solo documento, selecciónelo y cambie los valores del panel derecho, como Título, Estatus o Disciplina.
- Para actualizar el archivo asociado a este documento, simplemente arrastre y suelte el nuevo archivo de su ordenador en el espacio proporcionado. O bien, haga clic en cualquier lugar del espacio señalado y elija los archivos de su ordenador. También puede Cargar desde Dropbox o Box.
- Para actualizar varios documentos, selecciónelos y haga clic en Edición en masa. Por ejemplo, puede que desee establecer la Disciplina como Eléctrica para todos excepto uno de los archivos que acaba de cargar.
- Una vez actualizados los valores de los documentos seleccionados, desplácese hasta la parte inferior y haga clic en Aplicar.
Importar metadatos
- Si trabaja con cientos de documentos, puede que prefiera rellenar los metadatos desde una hoja de cálculo de Excel. Haga clic en Importar metadatos. De lo contrario, puede pasar al paso 15.
- Descargue la plantilla que contiene los campos del documento que deben rellenarse. Cada proyecto tendrá una plantilla única. Las plantillas cambiarán si se modifican los campos del documento en el proyecto, por lo que siempre es mejor empezar con una plantilla nueva..
- Abra su archivo de plantilla de metadatos en su aplicación de hoja de cálculo, como Excel.
- Rellene todos los campos obligatorios, los cuales parecen en negrita en su archivo.
- Verá que el campo Archivo se rellena automáticamente. Asegúrese de introducir los números de documento correctos y otros metadatos en los archivos correctos.
- Rellene tantos campos de la plantilla como sea necesario.
- Cargue el archivo de metadatos rellenado arrastrando y soltando el archivo, o haga clic en cualquier lugar del espacio delimitado y elija archivos de su ordenador.
- Haga clic en Importar
Nota
Haga clic en Descargar registros de metadatos después de importar un archivo de metadatos. Compruebe en la columna de resultados si hay algún error con el archivo importado. Si no hay errores verá un resultado OK.
Finalice sus documentos
- Una vez que haya realizado todas las actualizaciones, haga clic en Actualizar documentos.
- Verá un aviso de que sus documentos se han actualizado en el Registro de documentos de su organización.
- Seleccione Transmitir los documentos para que otras organizaciones puedan acceder a ellos.
