Marquer un document comme étant hors d'usage

Personne ne peut supprimer de documents dans Aconex, mais vous pouvez occulter un document dans votre registre de documents.

Que se passe-t-il quand j'indique qu'un document n'est plus utilisé ?

Le document n’apparaîtra pas dans le registre de documents de votre entreprise. Le document est toujours visible dans Historique. 

Avez-vous transmis le document à d’autres entreprises ? Si vous voulez cacher le document dans leurs registres de documents aussi, envoyez-leur une transmission avec une mise à jour du statut du document. 

 

Quand dois-je marquer un document hors d'usage ?

Maquer des documents comme étant “hors d’usage” quand, par exemple :

  • Des documents vous ont été transmis par erreur, et que vous voulez les cacher dans votre registre, ou bien 
  • Une partie de votre travail ne sera pas poursuivie et vous voulez cacher les documents liés à ce travail. 

 

Ne marquez pas de documents comme étant "hors d'usage" pour réparer une erreur !

Est-ce que quelqu’un a fait une erreur avec le document ? Par exemple si quelqu’un a déposé le mauvais fichier. Dans ce cas, ne marquez pas le document comme étant hors d'usage. Vous pouvez réparer cette erreur en remplaçant le document par le bon fichier ou des informations sur le document. Ajoutez un commentaire sur les raisons du remplacement. 

 

Note

Vous ne pouvez pas restaurer un document une fois qu’il est marqué hors d'usage. 

Comment marquer des documents hors d'usage

  1. Sélectionnez votre projet.

  2. Cliquez sur Documents.

  3. Sélectionnez Registre de Documents.

  4. Entrez un ou plusieurs critères de recherche.

  5. Cliquez sur le bouton Rechercher
  1. Cochez la case en face de chaque document que vous souhaitez marquer comme hors d'usage
  1. Cliquez sur le bouton Outils, et choisissez Marquer comme hors d’usage.

Note

Vous ne voyez pas l’option Marquer comme hors d'usage ? Demandez à  votre Org Admin de vous donner la permission.

  1. Vérifiez la liste de documents marqués comme hors d’usage. Vous pouvez : 
  • Ajouter plus de documents. Cliquez sur le bouton Ajouter des documents et retournez à l’étape 3 pour effectuer votre recherche à nouveau.
  • Retirer des documents. Cliquez sur l’icône Corbeille dans la colonne Retirer pour tous les documents que vous ne voulez pas marquer comme étant hors d’usage. 
  1. Cliquez sur le bouton Marquer comme hors d’usage
  1. Cliquez sur le bouton OK dans le message de confirmation.
  1. Vous pouvez:
  • Cliquez sur le bouton Retour, si vous voulez seulement cacher ces documents dans votre registre. 
  • Envoyer une transmission de mise à jour automatique adressée aux autres utilisateurs du document pour masquer ces documents dans le registre des entreprises destinataires. Suivez les étapes ci-dessous. 

Envoyer une transmission de mise à jour automatique aux destinataires du document

  1. Vérifiez le Rapport de Transmission de Mise à jour automatique, et cochez la case en face de chaque utilisateur ou entreprise que vous désirez notifier du nouveau statut du document. 
  1. Cliquez sur le bouton Transmettre.
  1. Complétez tous les champs obligatoires de la transmission, et tout autre champ si besoin. 
  1. Cliquez sur le bouton Envoyer.

Prochaine étape