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Enregistrer du courrier reçu en dehors de la plateforme Aconex

Enregistrez dans Aconex du courrier ou des réponses au courrier-projet que vous recevez par un moyen autre que le courrier-projet Aconex, comme des courriers électroniques (emails), lettres ou facsimiles.

L’enregistrement vous garantit un historique de correspondance parfaitement complet et précis sur le projet. Vous pouvez numériser les éléments de correspondance  papier et joindre les fichiers numérisés au courrier enregistré.

Vous pouvez effectuer l’enregistrement  à la fois  du courrier reçu ainsi que les réponses à un courrier.

Note

  • Le courrier-projet qui est enregistré, plutôt qu’envoyé,est filigrané avec la date et le nom de la personne qui l'a enregistré.
  • La date à laquelle le courrier à été enregistré devient la date d'envoi.

Enregistrer du courrier reçu

  1. Sélectionner son projet à partir du Sélecteur de projets en haut de l'écran.
  2. Cliquer sur le bouton Courrier à partir du Menu Module, et sous Actions, cliquer sur Enregistrer le courrier entrant.
  1. Remplir tous les champs de courrier comme il convient. Au moins un utilisateur appartenant à votre entreprise devra apparaitre dans l’un des champs suivants A, Cc ou De.

  2. Dans le champ De, ajouter l'expéditeur de la correspondance originale. Si la personne dont vous avez reçu la correspondance n'a pas de login Aconex, vous devrez la configurer en tant qu'invité.

  3. Joindre l'e-mail ou la copie scannée de la correspondance à votre courrier Aconex. Si vous avez reçu la correspondance par courrier électronique, vous pouvez également copier et coller le contenu dans le corps du courrier Aconex.

  4. Cliquer sur le bouton Enregistrer .
Lorsque vous effectuez cette action, vous verrez s’afficher le courrier enregistré ainsi que l’information en filigrane.

Enregistrer une réponse à un courrier-projet

  1. Cliquer sur le bouton Courrier à partir du Menu Module, et sous Recherche, cliquer sur Envoyé(s).
  1. Remplir un ou plusieurs champs de critère de recherche, et ensuite cliquer sur le bouton Rechercher.
  1. Sélectionnez le lien Objet du courrier auquel la réponse est destinée.
  1. Cliquer sur le bouton Actions et sélectionner Enregister une Réponse.
  1. Remplir tous les champs, comme il convient.

  2. Joignez le courrier ou une copie scannée de la correspondance à la réponse. Si vous avez reçu la correspondance sous forme d'e-mail, vous pouvez également copier et coller le contenu dans le corps du courrier Aconex.

  3. Cliquer sur le bouton Enregistrer. Lorsque vous effectuez cette action, vous verrez s’afficher le courrier enregistré ainsi que l’information en filigrane.

Prochaine étape

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