Configurer les règles relatives aux types de courrier

Préciser quels types de courrier peuvent être utilisés pour créer, répondre ou transférer, et contrôler quels types de courrier peuvent actualiser le statut d'un courrier en vue d'achever un processus.

Les règles relatives au courrier contrôlent les types de courrier qui peuvent être utilisés pour certains processus. En tant que Project Admin, vous pouvez spécifier les types de courrier qui peuvent être utilisés pour lancer un fil de discussion, et ceux qui peuvent être utilisés pour répondre et transférer. Cela permet de réduire le nombre d'erreurs, puisque les utilisateurs peuvent plus facilement choisir le bon type de courrier. Afin de mieux contrôler vos processus de courrier électronique, il est également possible de spécifier les types de courrier qui permettront d'achever un processus lorsqu'ils seront utilisés.

  1. Se connecter dans Aconex et cliquer sur Configuration dans le Menu Module.

  2. Sous Projet, cliquer sur Configuration du Projet.

  1. Cliquer sur Types de Courrier
  2. Pour le type de courrier sélectionné que vous souhaitez modifier, cliquer sur Modifier les Règles.  Pour cet exemple, nous allons modifier les règles relatives à la Demande d'informations (Request For Information)
  1. Spécifier si les utilisateurs de ce projet peuvent créer un courrier (lancer un fil de discussion) à partir du type de courrier en question.  Cette case sera cochée par défaut.
  1. A partir d’ici, vous pouvez choisir les types de courrier disponibles lorsque vous répondez à ce courrier et/ou lorsque vous le transférez.
    Choisissons Personnalisé dans la colonne Répondre avec pour sélectionner les types de courrier qui peuvent être utilisés comme réponse.

 

 

  1. Sélectionnez les types de courrier à mettre à disposition pour répondre et cliquez sur la flèche >> pour les déplacer vers la colonne Sélectionnés. Cliquez ensuite sur OK.
  1. Les types de courrier sélectionnés apparaitront désormais dans la colonne : Répondre avec. Désormais, seuls ces types de courrier peuvent être utilisés pour répondre à une Demande d'Informations. Par défaut, ils sont réglés sur "Update Status", ce qui signifie qu'ils peuvent tous être utilisés comme réponse finale pour achever le processus de Demande d’Informations.

Note

Assurez-vous que les organisations travaillant sur votre projet ont accès à ces Types de Courrier, sinon elles risquent de ne pas pouvoir répondre.  Lire l’article   Configurer les types de courrier pour son projet

  1. Pour empêcher un type de courrier d’actualiser le statut d'une conversation (c'est-à-dire maintenir la conversation en cours), cliquez sur l'icône d'édition à côté de Updates Status
  1. Sélectionnez les types de courrier qui ne doivent pas actualiser le statut et cliquez sur la flèche » pour les déplacer vers la colonne Non. Cliquez ensuite sur OK.

Note

Note : Les utilisateurs autorisés peuvent marquer manuellement le courrier comme étant leur réponse et mettre à jour le statut. Lire Marquer le courrier envoyé comme étant votre réponse.

  1. Cliquer sur Enregistrer pour appliquer les règles.
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