Utiliser Ajouter/Retirer des Colonnes pour avoir une meilleure vue d’ensemble des documents et de la correspondance

La fonctionnalité Ajouter/retirer des Colonnes vous permet d’afficher une présentation personnalisée des résultats de la recherche.

Lorsque vous faites une recherche dans la correspondance ou les documents, la page des résultats affiche une gamme d’informations pour chaque résultat dans la liste. Mais il se peut qu’il y ait d’autres informations qui soient plus importantes pour vous.

Vous pouvez modifier l’information que vous voyez s’afficher dans les pages des résultats en cliquant sur le bouton Ajouter/Retirer des Colonnes.

Configurer les colonnes des Documents

  1. Double-cliquer sur Documents à partir du Menu Module.
  2. Cliquer sur Rechercher​ pour afficher tous les documents de votre projet.
  3. Cliquer sur le bouton  Ajouter/Retier des Colonnes situé au-dessus des résultats.

  1. Sur la gauche, vous verrez une liste de Colonnes Disponibles parmi lesquelles vous devez choisir. Celles-ci dépendront de votre projet, mais on trouve en général les éléments suivants:

    1. Echéance, qui montre la date d'échéance pour chaque document

    2. Lien,  qui affiche un lien vers le document

    3. Transmission Reçue, qui vous montre la transmission dans laquelle les documents vous ont été envoyés.

    4. Transmis, qui vous montre quels documents vous avez envoyés.

    5. Confidentiel (balise).

    Sur la droite, vous verrez les noms des Colonnes Sélectionnées qui s’affichent actuellement.

 

  1. Pour ajouter des colonnes à votre présentation, cliquer sur la colonne sous Colonnes Disponibles, puis cliquer sur le bouton, icône Flèche vers la droite.

  2. Pour retirer des colonnes de votre présentation, cliquer sur la colonne sous Colonnes Sélectionnées, puis cliquer sur le bouton, icône Flèche vers la gauche.

  1. Pour modifier l’ordre des colonnes s’affichant dans votre présentation, utiliser les flèches vers le haut et vers le bas situées sur la droite de la fenêtre.

  2. Si vous faites des modifications, et que vous décidez que ceci ne convient pas, cliquer sur le bouton Rétablir pour retourner à la sélection originale des colonnes.

Ajouter et Retirer des Colonnes pour le Courrier

Suivre le processus décrit ci-dessus pour les Documents, mais sélectionner plutôt Courrier à partir du Menu Module dans l’étape 1, au lieu de Documents 

Voici des champs spécifiques au Courrier que vous pouvez considérer ajouter à votre présentation :

  • Echéance, qui indique l’échéance (la date limite) pour répondre au courrier
  • Réponse, qui indique le numéro du courrier de la réponse
  • Date de réponse, qui indique la date de la réponse
  • Information Transfert, comprenant à qui le courrier a été transféré, quand, etc.
  • Commentaires, qui affiche toute note incluse dans le courrier

En configurant les colonnes de manière pertinente dans Courrier, vous obtenez toutes les réponses au Demande d’Informations RFI, et aussi l’information sur la situation actuelle sur les processus des variations et des demandes de modifications ainsi que les instructions de site.Ceci peut aider votre entreprise à établir des rapports internes pour les Demandes d’Informations (RFI)

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