Articles apparentés

Commencer un workflow

Ajoutez des documents à un workflow, puis transmettez-les à un groupe d'examinateurs pour révision.

Permissions requises
Mettre en œuvre un workflow

Vous devez disposer d'une permission et au moins d'un modèle de workflow avant de pouvoir lancer un workflow.

Vous pouvez commencer un workflow avec des documents en provenance de :

Note

Il se peut que le message "Une révision du document se trouve déjà dans un workflow" s'affiche.
Un document ne peut exister que dans un seul Workflow actif sur l'ensemble du projet. Par exemple, si une autre organisation a ajouté le document à un workflow interne, les autres organisations ne peuvent pas placer ce document dans un nouveau workflow tant que le premier n'est pas terminé.

 

Etape 1a. Utilisez les documents de votre registre de documents

  1. Vérifier que vous avez sélectionné le bon projet.
  2. Cliquer sur Documents.
  3. Sélectionner le Registre de Documents.
  4. Remplir les critères de recherche.
  5. Cliquer sur Rechercher.
  1. Sélectionner chaque document que vous voulez ajouter à votre workflow
  2. Cliquer sur Transmettre.
  3. Sélectionner Commencer un workflow

Passer à  Etape 2. Vérifiez vos documents.

Etape 1b. Utilisez des documents en provenance d’une transmission

Si vous avez reçu une transmission contenant des documents que vous voulez inclure dans un workflow, suivez les étapes suivantes:

  1. Ouvrir la transmission.
  2. Descendre jusqu’à Pièces jointes.
  3. Sélectionner les documents que vous voulez soumettre au workflow.
  4. Cliquer sur Commencer un workflow.

 

Note

Si vous recevez une erreur, vous devez soit mettre à jour le document dans votre registre soit rechercher la dernière version dans votre registre et démarrer le workflow à partir de là. Assurez-vous que le document est déverrouillé pour pouvoir lancer le workflow.

Etape 2 : Vérifiez vos documents

  1. Vérifiez que les documents que vous avez ajouté sont les bons.

Besoin d'ajouter d'autres documents à votre workflow?

Cette étape est optionnelle.

  1. Cliquer sur le bouton Ajouter des documents.
  2. Chercher et ajouter des documents en provenance de votre registre de documents.

Besoin d’ajouter des instructions pour les personnes qui réviseront les documents ?

Cette étape est optionnelle.

Ajouter des instructions détaillées et d'autres documents pertinents qui ne sont pas destinés à être examinés sous la forme de fichiers supplémentaires. Il peut s'agir d'un fichier .txt, d'un document Word ou de tout autre format de fichier.

Le fichier supplémentaire sera joint à votre workflow. Il sera vu par tous les examinateurs de documents, mais il ne sera pas formellement examiné par vos examinateurs de documents.

  1. Cliquer sur l'onglet Fichiers supplémentaires. 
  2. Cliquer sur Insérer le fichier.
  3. Ajouter le fichier à partir de votre ordinateur ou de votre registre de documents.

Note

Les documents confidentiels ajoutés en tant que fichiers supplémentaires sont ajoutés sous la forme d'un fichier local. Cela signifie qu'ils ne sont pas ajoutés en tant que fichiers confidentiels. Tous les fichiers supplémentaires peuvent être téléchargés par n'importe quel utilisateur habilité à visualiser le workflow.

Etape 3 : Sélectionnez un modèle de workflow

  1. Maintenant, cliquer sur Suivant.

  2. Sélectionner un modèle de workflow à partir de la liste.

  3. Cliquer sur Suivant.

Vous ne pouvez pas voir le modèle de workflow dont vous avez besoin ?

Voici les raisons les plus fréquentes qui expliquent pourquoi vous ne pouvez pas trouver un modèle de workflow :

  • Par défaut, vous ne pouvez voir que les modèles créés par votre entreprise. Décochez Affichez les modèles de mon organisation pour voir seulement les modèles créés en dehors de votre entreprise.
  • Seuls les modèles actifs apparaissent dans cette liste. Demandez à l’administrateur des workflows d’activer le modèle de workflow dont vous avez besoin s’il n’apparaît pas ici.

Etape 4 : Finalisez et transmettez votre workflow.

  1. Dans le champ Nom du workflow, donnez à votre workflow un nom descriptif. Cela facilitera le suivi et le reporting sur les progrès de votre workflow.
  2. Dans le champ Note du workflow, vous pouvez entrer des instructions pour les personnes qui réviseront les documents. Elles verront toutes vos instructions.
  1. Complétez la section Configuration de la transmission de la même façon que vous compléteriez n’importe quelle autre transmission en sélectionnant des attributs, une raison pour la publication et tous les autres champs disponibles.

  2. Si vous désirez que certains participants au projet reçoivent une copie de la transmission finale, ajoutez leur nom au champ Transmission finale - Destinataires en Cc supplémentaires.

 

 

  1. En fonction du modèle de workflow que vous utilisez, vous serez aussi en mesure de  modifier les étapes du workflow, si vous en avez besoin.
  1. Cliquez sur Soumettre pour démarrer le workflow. Vous verrez une copie de votre transmission.

Prochaine étape

Was this helpful?