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Ajouter des documents (déposer des fichiers)

Déposer un ou plusieurs nouveaux documents dans son registre de documents

Permissions requises
Déposer de nouveaux documents

Suivez ce guide pour télécharger jusqu'à 100 documents dans votre registre de documents.

Avant de commencer, il est conseillé de préparer les fichiers avec une convention de dénomination cohérente. Nous recommandons d'inclure au moins le numéro du document et la révision dans le nom du fichier. Cela permet à Aconex de pré-remplir les informations au cours du processus de téléchargement, ce qui permet de gagner du temps.

Note

Utiliser le Traitement en masse si: 

Déposer des fichiers

  1. Dans le menu de navigation principal, cliquer sur Documents et sélectionnez Ajouter/Mettre à jour les documents. 
    Vous pouvez également sélectionner Ajouter des documents à partir de l'écran de recherche du registre de documents.

Note

Si vous voyez des options de menu différentes, il se peut que vous utilisiez le téléchargement classique. Nous vous recommandons de passer au nouveau téléchargement.

  1. L'onglet Déposer des documents est sélectionné par défaut.
  • Si vous devez mettre à jour les métadonnées sans modifier les fichiers, suivez les étapes pour mettre à jour les métadonnées uniquement.
  • Si vous souhaitez télécharger un fichier zip qui se développera lors du téléchargement, utilisez l'option Téléchargement de fichiers zip. Vous devez d'abord sélectionner un profil de téléchargement pour lequel l'option Expand zip files est activée.
  1. (Facultatif) Sélectionner un Profil de dépôt  dans la liste déroulante  ((ou le laisser par défaut). Les profils de dépôt de documents vous font gagner du temps car ils permettent de remplir automatiquement les métadonnées.

4. Faire glisser et déposer le(s) fichier(s) de votre ordinateur dans l'espace prévu à cet effet. Vous pouvez également cliquer n'importe où dans l'espace prévu et choisir les fichiers sur votre ordinateur. Vous pouvez également déposer à partir de Dropbox ou de Box.

5. Sur l'écran suivant, vos fichiers seront listés sur la gauche. Si un numéro de document existant est reconnu à partir du nom du fichier, vous verrez une étiquette Mettre à jour. Sinon, vos fichiers seront étiquetés comme Nouveaux.

Note

Les champs du document que vous voyez sur votre projet peuvent être différents de l'exemple montré ici. Chaque projet dans Aconex est personnalisé pour répondre à des exigences différentes. Si vous n'êtes pas sûr de ce que vous devez saisir dans chaque champ, veuillez contacter votre administrateur de document ou de projet. (Document ou Project Admin)

  1. Choisir de travailler en vue Liste ou en vue Tableau à partir des icônes situées en haut à droite.
  1. Si vous avez sélectionné un profil de dépôt, les métadonnées de vos documents seront automatiquement remplies pour vous. Ces fichiers seront marqués comme Prêt pour l'enregistrement.  Si certains fichiers sont marqués comme Information manquante, il vous faudra les sélectionner et saisir manuellement les métadonnées requises.

Ajouter/mettre à jour les métadonnées

  1. Cliquer sur chaque fichier et saisir les informations du document telles que le Titre, la Révision ou le Statut. Veillez à ce que tous les champs obligatoires (surlignés en rouge) soient remplis.

Note

Éviter de saisir des caractères spéciaux tels que < ou > dans vos champs de document ou de projet. Consulter l'article sur les Caractères non valides dans les champs de document et de projet

  1. (Facultatif) Sélectionner plusieurs fichiers et cliquer sur Modifier en masse pour mettre à jour leurs métadonnées en une seule fois. Par exemple, vous pouvez définir la Discipline comme étant Electrical pour tous les fichiers que vous venez de télécharger, à l'exception d'un seul.

Importer les métadonnées

  1. Vous préférerez peut-être alimenter vos métadonnées à partir d'une feuille de calcul Excel. Cliquez sur Importer des métadonnées. Sinon, vous pouvez passer à l'étape 18.
  2. Télécharger le modèle contenant les champs du document qui doivent être remplis. Il peut s'agir d'une combinaison de champs de documents et de projets. Chaque projet aura un modèle unique. Les modèles changeront si les champs du document sont modifiés sur votre projet, il est donc toujours préférable de commencer avec un nouveau modèle.
  3. Ouvrir son fichier de modèle de métadonnées dans un tableur comme Excel.
  • Pour chaque type de document, vous trouverez une feuille de travail qui vous aidera à organiser votre travail.
  • Les champs à sélection unique apparaissent sous forme de liste déroulante pour une saisie plus rapide et plus précise des données.
  • Si vous avez téléchargé des fichiers, vous trouverez une feuille de travail contenant les noms de vos fichiers. Copiez-les dans la feuille de travail correspondant à chaque type de document. Veillez à saisir les numéros de documents et autres métadonnées correspondant aux fichiers concernés.
  • Vous trouverez également des instructions dans la première feuille de travail du modèle pour vous guider à chaque étape.
  1. Remplir tous les champs obligatoires. Ils sont indiqués en gras dans votre fichier.
  2. Compléter autant de champs que nécessaire dans le modèle. Les champs relatifs au projet sont affichés en bleu.
  3. Télécharger le fichier de métadonnées rempli en le faisant glisser et en le déposant, ou cliquer sur nimporte où dans l'espace délimité et choisir des fichiers sur votre ordinateur.
  4. Cliqure sur Importer.

Note

Cliquer sur Télécharger les logs métadonnées après avoir importé un fichier de métadonnées. Vérifiez dans la colonne des résultats s'il y a des erreurs dans le fichier importé. S'il n'y a pas d'erreurs, vous verrez un résultat OK.

  1. Vérifier que vos documents ont été mis à jour avec les métadonnées correctes.

Finalisez vos documents

  1. Si vous devez ajouter d'autres documents, cliquez sur Ajouter plus pour ouvrir le panneau de glisser-déposer.
  2. Si vous devez supprimer un fichier que vous ne souhaitez plus déposer, il vous suffit de le sélectionner et de cliquer sur Supprimer. Vous pouvez également passer la souris sur le document et cliquer sur le X à côté de l'étiquette du statut.
  3. Une fois que tous les champs obligatoires sont remplis, les fichiers seront étiquetés comme  Prêt pour l'enregistrement.
  4. Si vous souhaitez enregistrer votre travail et y revenir plus tard, cliquez sur Enregistrer dans les fichiers temporaires. Notez que les autres utilisateurs de votre organisation peuvent supprimer les fichiers temporaires.
  5. Si vous êtes prêt à enregistrer vos documents dans Aconex, cliquez sur Enregistrer. Vous verrez un message indiquant que vos documents ont été téléchargés dans le registre des documents de votre organisation.

Note

Si vous ne voyez pas l’option Enregistrer, vous n'avez pas la permission de déposer des documents. Veuillez demander à l'administrateur de votre organisation Org Admin de vous accorder cette autorisation.

  1. (Facultatif) Transmettre les document(s) pour que d'autres organisations puissent y avoir accès.
  2. (Facultatif) Sélectionnez jusqu'à 50 documents, et ajoutez-les aux packages.

Définitions des étiquettes de statut

Nouveau - Il s'agit d'un nouveau document qui sera déposé dans votre registre de documents.

Information manquante - Ce document comporte des métadonnées obligatoires manquantes qui doivent être complétées.

Prêt pour l'enregistrement - Toutes les métadonnées obligatoires de ce document ont été complétées et il est prêt à être téléchargé dans le registre des documents.

Document substituable - Ce document n'a pas de fichier associé et sera enregistré en tant que document substituable.

Mettre à jour  - Une version de ce document existe déjà et sera mise à jour avec ce nouveau fichier.

Prochaine étape

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