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Démarrer avec le module du Courrier

Apprenez comment fonctionne le module courrier d'Aconex

Le module Courrier d'Aconex (Aconex Mail) n'est pas comme le courrier électronique classique.

  • Lorsque le courrier a été envoyé, il ne peut pas être modifié, rappelé ou perdu.
  • Tout le courrier est conservé en toute sécurité et suivi dans le dossier inaltérable du projet, ce qui vous donne un historique complet des changements et des décisions.
  • La taille maximale de chaque courrier est de 4 Mo, à l'exclusion des pièces jointes.
  • Il n'y a pas de limite à la taille des pièces jointes, que ce soit individuellement ou au total.
  • Chaque courrier est identifié par un numéro unique, ce qui facilite le suivi du courrier et l'établissement de rapports.

Visionner le courrier

  1. Se connecter à Aconex
  2. Double-cliquer sur l’onglet Courrier, ou sélectionnez Courrier/Boite de réception. 

Par défaut, vous serez en mesure d’afficher tout le courrier de votre organisation à l’exception de tout courrier marqué comme confidentiel .

 

Visionner le courrier qui vous est destiné

Sélectionner  Afficher mon courrier uniquement. Vous pouvez ensuite affiner les résultats à l'aide du champ Rechercher.

Note

Pourquoi pouvez-vous voir le courrier de tout le monde ? Découvrez qui peut voir votre courrier et vos documents dans Aconex.

Visionner la liste des destinataires d'un courrier

Cliquer sur le symbole ​à côté de A pour voir les noms de toutes les personnes qui ont reçu le courrier.

Suivi des réponses à votre courrier

Chaque fois que quelqu'un répond ou fait suivre un courrier, celui-ci est ajouté au fil de discussion, que vous pouvez utiliser pour suivre la progression de votre courrier. Vous pouvez voir un exemple de fil de courrier dans le graphique suivant. Notez que les réponses indiquées ne sont pas séquentielles, elles se trouvent sous le courrier correspondant. Dans cet exemple, Patrick O'Leary a répondu à Barney Baynes, et non à Camilla Etherton . Les trois icônes rondes figurant dans la réponse de Patrick O'Leary montrent ce qui suit :

  • combien d'orgs sont impliquées
  • le nombre de destinataires
  • le nombre de pièces jointes

Statuts dans le module Courrier

Ces statuts sont appliqués au courrier au cours de son workflow. Votre administrateur de projet (Project Admin) peut modifier certaines étiquettes de statut pour refléter la terminologie du processus de votre projet.

Lorsque : Le statut du courrier est affiché comme
La date échéance est fixée et les réponses n'ont pas encore été reçues Non résolu
La date échéance est passée et les réponses n'ont pas encore été reçues En retard
La date échéance est fixée et certaines réponses sont reçues Partiel
La date échéance n'est pas fixée (ou visualisation en tant que destinataire Cc ) S/O (Aucune action requise)
La date échéance est fixée et toutes les réponses ont été reçues Répondu (Par défaut) 
L'initiateur a indiqué qu'aucune autre action n'était nécessaire. Fermé (Par défaut) 

Note

Le statut peut être différent pour chaque destinataire.

  • Lorsqu'une date est sélectionnée, le courrier prend le statut En attente pour chaque destinataire jusqu'à ce que ce dernier, ou un autre membre de son organisation, y réponde. S'ils ne respectent pas la date d'échéance, le courrier est automatiquement placé en situation de retard.
  • Les destinataires de CC ne sont pas censés répondre, le courrier affichera donc un statut N/A pour eux.CC recipients are not expected to reply, so the mail will show an N/A status for them.
  • Si vous ne fixez pas de date d'échéance, le statut du courrier est N/A pour tous les destinataires.

     

     

Prochaine étape

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