Añadir documentos (cargar archivos)

Cargar archivos

1. En el menú de navegación principal, haga clic en Documentos y seleccione Añadir/Actualizar documentos. También puede seleccionar Añadir documentos desde la pantalla de búsqueda del registro de documentos.

2. La pestaña Cargar documentos está seleccionada de forma predeterminada.

• Si necesita actualizar los metadatos sin cambiar los archivos, siga los pasos para Actualizar solo los metadatos.
• Si desea cargar un archivo zip que se expandirá al cargarlo, utilice Carga de archivos zip. Primero deberá seleccionar un perfil de carga que tenga habilitada la opción Expandir archivos zip.

3. (Opcional) Seleccione un Perfil de carga en el menú desplegable (o simplemente déjelo como está por defecto). Los perfiles de carga de documentos le ahorran tiempo al rellenar automáticamente los metadatos por usted.

4. Arrastre y suelte su(s) archivo(s) desde su computadora en el espacio disponible. También puede hacer clic en cualquier lugar del espacio señalado y elegir los archivos de su computadora. También puede Cargar desde Dropbox o Box.

5. En la siguiente pantalla, sus archivos aparecerán en la lista de la izquierda. Si se reconoce un número de documento existente a partir del nombre del archivo, verá una etiqueta Actualizar. De lo contrario, sus archivos serán etiquetados como Nuevo.

6. Elija trabajar en Vista en lista o Vista en tabla desde los iconos de la parte superior derecha.

7. Si ha seleccionado un perfil de carga, es posible que los metadatos de sus documentos se hayan rellenado automáticamente. Esos archivos se marcarán como Listo para ser registrado.  Si algún archivo está marcado como Información faltante, tendrá que seleccionarlos y escribir manualmente los metadatos necesarios.

Añadir/actualizar metadatos

8. Haga clic en cada archivo y escriba la información del documento, como el título, la revisión o el estatus. Asegúrese de que todos los campos obligatorios (resaltados en rojo) estén rellenados.

9. Si es necesario, seleccione varios archivos y haga clic en Edición en masa para actualizar sus metadatos de una sola vez. Por ejemplo, puede querer establecer la Disciplina como Eléctrica para todos los archivos que acaba de cargar, excepto uno.

Importar metadatos

10. Haga clic en Importar metadatos para rellenar sus metadatos desde una hoja de cálculo de Excel. De lo contrario, puede pasar directamente a finalizar sus documentos.
11. Descargue la plantilla que contiene los campos de entrada que deben rellenarse. Puede ser una combinación de campos de documento y de proyecto. Cada proyecto tendrá una plantilla única. Las plantillas cambiarán si se modifican los campos de su proyecto, por lo que siempre es mejor empezar con una plantilla nueva.
12. Abra su archivo de plantilla de metadatos en su aplicación de hoja de cálculo, como Excel.

• Verá una hoja de cálculo para cada tipo de documento que le ayudará a mantener todo organizado.
• Los campos de selección única aparecen como un menú desplegable para una entrada de datos más rápida y precisa.
• Si ha subido archivos, encontrará una hoja de cálculo que contiene los nombres de sus archivos. Cópielos en la hoja de cálculo correspondiente a cada tipo de documento. Asegúrese de introducir los números de documento correctos y otros metadatos en los archivos correctos.
• También encontrará instrucciones en la primera hoja de cálculo de la plantilla que le guiarán en cada paso.
• Durante el proceso de importación, las hojas de cálculo se leen de izquierda a derecha. Si un documento cambia de tipo de documento de una versión a otra, se puede cambiar el orden de las hojas para conseguir el orden correcto de las versiones. No elimine ninguna de las hojas de cálculo, ya que el proceso podría fallar.
• Si se ha habilitado la numeración automática para el tipo de documento para el que está cargando documentos, puede dejar en blanco el campo Número de documento en la plantilla de metadatos. Aconex asignará automáticamente el siguiente número de documento disponible para ese tipo de documento. Nota: Recomendamos cargar los documentos con numeración automática en lotes de 50 o menos. Esto garantiza que sus documentos se registren en el mismo orden en que aparecen en su plantilla de metadatos.

13. Complete todos los campos obligatorios. Aparecen en negrita en su archivo.
14. Complete tantos campos de la plantilla como sea necesario. Los campos del proyecto se muestran en letra azul.
15. Cargue el archivo de metadatos rellenado arrastrando y soltando el archivo, o haga clic en cualquier lugar del espacio delineado y seleccione los archivos de su computadora.
16. Haga clic en Importar.
17. Haga clic en Descargar registros de metadatos después de importar un archivo de metadatos. Compruebe la columna de resultados para ver si hay algún error en el archivo importado. Si no hay errores, verá un resultado correcto.
18. Compruebe que sus documentos se han actualizado con los metadatos correctos.

Finalice sus documentos

19. Si necesita añadir más documentos, haga clic Agregar más para abrir el panel de arrastrar y soltar.
20. Si necesita eliminar un archivo que ya no desea cargar, simplemente selecciónelo y haga clic en Eliminar. También puede pasar el cursor por encima del documento y hacer clic en la X que aparece junto a la etiqueta de estatus.
21. Una vez completados todos los campos obligatorios, los archivos serán etiquetados como Listo para ser registrado.
22. Si quiere guardar su trabajo y volver más tarde, haga clic en Guardar en Archivos temporales. Tenga en cuenta que otros usuarios de su organización pueden eliminar los archivos temporales.
23. Si está listo para registrar sus documentos en Aconex haga clic en Registrar. Verá un aviso de que sus documentos han sido cargados en el registro de documentos de su organización.

24. (Opcional) Transmita los documentos para que otras organizaciones puedan acceder a ellos.
25. (Opcional) Seleccione hasta 50 documentos y añádalos a paquetes.

Definiciones de las etiquetas de estatus

Nuevo: Este es un nuevo documento que se cargará en su registro de documentos.

Información pendiente: A este documento le faltan metadatos obligatorios que deben ser rellenados.

Listo para ser registrado: Este documento tiene todos los metadatos obligatorios y está listo para ser cargado en el registro de documentos.

Marcador de posición: Este documento no tiene ningún archivo asociado y se registrará como un marcador de posición.

Actualizar: Ya existe una versión de este documento que se actualizará con este nuevo archivo.