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Les modules Workflows et les Processus de documents peuvent tous deux être utilisés pour les revues des documents de votre projet. Ils sont intégrés indépendamment au registre des documents, mais pas l'un à l'autre.
Grâce aux Processus de Documents, les examinateurs ouvrent chaque document dans la visionneuse et créent des constats de révision afin d'ajouter leurs commentaires et annotations. Les commentaires soulevés par plusieurs examinateurs sont gérés, suivis et résolus de manière centralisée dans un registre dédié aux constats. Le module Workflows offre la possibilité d'annoter des documents à l'aide d'outils externes et de les déposer en masse en tant que fichiers de remplacement.
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Le tableau ci-dessous explique les principales différences entre les Processus de documents et les Workflows.
| Fonction / Caractéristique | Comment cela fonctionne-t-il dans les Workflows ? | Comment cela fonctionne-t-il dans les Processus de documents ? |
|---|---|---|
| Gestion des documents dans une revue | Les documents sont regroupés dans un workflow de revue. | Les documents sont examinés comme des livrables distincts qui peuvent être révisés à plusieurs reprises afin de recueillir des commentaires. |
| Constats et Commentaires | Les commentaires sont suivis dans le workflow lui-même. Ils sont gérés manuellement dans une fiche de commentaires distincte. |
Les commentaires sont liés au document sous forme de constats. Ils sont suivis et gérés dans un registre séparé. Les constats sont visibles dans toutes les revues d'un livrable jusqu'à leur résolution. |
| Annotations | Les annotations sont ajoutées dans une nouvelle version du document. | Les annotations sont ajoutées aux constats liés sous forme de couche distincte du document proprement dit. Elles sont visibles à partir du livrable et suivies dans un registre de constats distinct. |
| Définition d'un processus de révision | Chaque organisation crée ses propres modèles de workflow qui sont partagés. | L'organisation propriétaire du projet configure les processus de révision dans la Matrice de distribution. Elle peut également autoriser une autre organisation à configurer la Matrice de distribution. Cela permet un meilleur contrôle des processus de revue du projet. |
| Lancer une revue | La sélection de plusieurs documents et le lancement d'un workflow donnent lieu à un workflow unique basé sur le modèle sélectionné. | La sélection de plusieurs documents et le lancement de processus de documents entraînent la création de plusieurs livrables qui sont acheminés vers différents examinateurs en fonction des métadonnées de chaque document et des règles de la Matrice de distribution. |
| Examinateur principal | L'examinateur principal est la dernière étape d'un modèle de workflow. Il consolide les annotations et fournit le résultat final de la revue. Il s'agit généralement du résultat enregistré dans le Registre de documents. |
Chaque étape d'une révision doit avoir au moins un examinateur principal. L'examinateur principal fournit un résultat de révision pour terminer l'étape et passer à l'étape suivante. |
| Le suivi des revues | Le nombre de champs pouvant être ajoutés en tant que colonnes lors de la recherche et du suivi des workflows est prédéfini. | Tous les champs de document et de projet sont disponibles dans les Processus de documents. Il existe des registres distincts pour afficher et suivre les livrables, les étapes et les constats/commentaires. |
| Remplacement de fichier | Les examinateurs peuvent annoter un document en externe et remplacer le fichier de révision. Cette opération est souvent effectuée en masse. | Il n'y a pas d'option de remplacement de fichier. Le document s'ouvre dans la visionneuse où les examinateurs créent les constats pour ajouter des commentaires et des annotations. |
| Sous-worflows | Les examinateurs peuvent lancer un sous-workflow pendant une révision. | Si des examinateurs supplémentaires sont nécessaires au cours d'une revue, le responsable du processus peut les ajouter aux étapes actuelles ou futures. |
