Ajouter des documents (déposer des fichiers)

Déposer des fichiers

1. Dans le menu de navigation principal, cliquer sur Documents et sélectionnez Ajouter/Mettre à jour les documents. 
   Vous pouvez également sélectionner Ajouter des documents à partir de l'écran de recherche du registre de documents.

2. L'onglet Déposer des documents est sélectionné par défaut.

• Si vous devez mettre à jour les métadonnées sans modifier les fichiers, suivez les étapes pour mettre à jour les métadonnées uniquement.
• Si vous souhaitez télécharger un fichier zip qui se développera lors du téléchargement, utilisez l'option Téléchargement de fichiers zip. Vous devez d'abord sélectionner un profil de téléchargement pour lequel l'option Expand zip files est activée.

3. (Facultatif) Sélectionner un Profil de dépôt  dans la liste déroulante  ((ou le laisser par défaut). Les profils de dépôt de documents vous font gagner du temps car ils permettent de remplir automatiquement les métadonnées.

4. Faire glisser et déposer le(s) fichier(s) de votre ordinateur dans l'espace prévu à cet effet. Vous pouvez également cliquer n'importe où dans l'espace prévu et choisir les fichiers sur votre ordinateur. Vous pouvez également déposer à partir de Dropbox ou de Box.

5. Sur l'écran suivant, vos fichiers seront listés sur la gauche. Si un numéro de document existant est reconnu à partir du nom du fichier, vous verrez une étiquette Mettre à jour. Sinon, vos fichiers seront étiquetés comme Nouveaux.

6. Choisir de travailler en vue Liste ou en vue Tableau à partir des icônes situées en haut à droite.

7. Si vous avez sélectionné un profil de dépôt, les métadonnées de vos documents seront automatiquement remplies pour vous. Ces fichiers seront marqués comme Prêt pour l'enregistrement.  Si certains fichiers sont marqués comme Information manquante, il vous faudra les sélectionner et saisir manuellement les métadonnées requises.

Ajouter/mettre à jour les métadonnées

8. Cliquer sur chaque fichier et saisir les informations du document telles que le Titre, la Révision ou le Statut. Veillez à ce que tous les champs obligatoires (surlignés en rouge) soient remplis.

9. (Facultatif) Sélectionner plusieurs fichiers et cliquer sur Modifier en masse pour mettre à jour leurs métadonnées en une seule fois. Par exemple, vous pouvez définir la Discipline comme étant Electrical pour tous les fichiers que vous venez de télécharger, à l'exception d'un seul.

Importer les métadonnées

10. Cliquer sur Importer les métadonnées pour remplir vos métadonnées à partir d'une feuille de calcul Excel. Sinon, vous pouvez passer directement à la finalisation de vos documents.
11. Télécharger le modèle contenant les champs à remplir. Il peut s'agir d'une combinaison de champs de document et de projet. Chaque projet aura un modèle unique. Les modèles changeront si les champs sont modifiés dans votre projet, il est donc toujours préférable de commencer avec un nouveau modèle.
12. Ouvrir votre fichier modèle de métadonnées dans votre tableur, tel qu'Excel. 

• Vous verrez une feuille de travail pour chaque type de document qui vous aidera à rester organisé.
• Les champs à sélection unique s'affichent sous forme de liste déroulante pour une saisie plus rapide et plus précise des données.
• Si vous avez téléchargé des fichiers, vous trouverez une feuille de calcul contenant vos noms de fichiers. Les copier dans la feuille de calcul correspondante à chaque type de document. S'assurer de saisir les numéros de document corrects et les autres métadonnées correspondant aux fichiers appropriés.
•  Vous trouverez également des instructions dans la première feuille de calcul du modèle pour vous guider à chaque étape.
• Pendant le processus d'importation, les feuilles de calcul sont lues de gauche à droite. Si un document change de type d'une version à l'autre, l'ordre des feuilles peut être modifié afin d'obtenir le bon ordre des versions. Ne supprimez aucune feuille de calcul, sinon le processus pourrait échouer.
• Si la numérotation automatique a été activée pour le type de document pour lequel vous téléchargez des documents, vous pouvez laisser le champ Numéro de document vide dans le modèle de métadonnées. Aconex attribuera automatiquement le prochain numéro de document disponible pour ce type de document. Remarque : nous vous recommandons de télécharger les documents numérotés automatiquement par lots de 50 maximum. Cela garantit que vos documents sont enregistrés dans le même ordre que celui dans lequel ils sont répertoriés dans votre modèle de métadonnées.

13. Remplir tous les champs obligatoires. Ils apparaissent en gras dans votre fichier.
14. Remplir autant de champs que nécessaire dans le modèle. Les champs du projet sont affichés en bleu.
15. Télécharger le fichier de métadonnées rempli en le glissant-déposant, ou cliquer n'importe où dans l'espace délimité et sélectionner les fichiers sur votre ordinateur. 
16. Cliquer sur Importer.
17. Cliquer sur Télécharger les journaux de métadonnées après avoir importé un fichier de métadonnées. Vérifiez la colonne des résultats pour voir s'il y a des erreurs dans le fichier importé. S'il n'y a pas d'erreurs, vous verrez un résultat OK.
18. Vérifier que vos documents ont été mis à jour avec les métadonnées correctes.

Finalisez vos documents

19. Si vous devez ajouter d'autres documents, cliquez sur Ajouter plus pour ouvrir le panneau glisser-déposer.
20. Si vous souhaitez supprimer un fichier que vous ne souhaitez plus télécharger, sélectionnez-le simplement et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez également passer la souris sur le document et cliquer sur le X à côté de l'étiquette d'état.
21. Une fois tous les champs obligatoires remplis, les fichiers seront marqués comme Prêts à être enregistrés.
22. Si vous souhaitez enregistrer votre travail et y revenir plus tard, cliquer sur Enregistrer dans les fichiers temporaires. Noter que les autres utilisateurs de votre organisation peuvent supprimer les fichiers temporaires.
23. Si vous êtes prêt à enregistrer vos documents dans Aconex, cliquer sur Enregistrer. Un message vous indiquera que vos documents ont été téléchargés dans le registre des documents de votre organisation.

24. (Facultatif) Transmettre le ou les document(s) afin que d'autres organisations puissent y accéder.
25. (Facultatif)) Sélectionner jusqu'à 50 documents et les ajouter à des packages.

Définitions des étiquettes de statut

Nouveau - Il s'agit d'un nouveau document qui sera déposé dans votre registre de documents.

Information manquante - Ce document comporte des métadonnées obligatoires manquantes qui doivent être complétées.

Prêt pour l'enregistrement - Toutes les métadonnées obligatoires de ce document ont été complétées et il est prêt à être téléchargé dans le registre des documents.

Document substituable - Ce document n'a pas de fichier associé et sera enregistré en tant que document substituable.

Mettre à jour  - Une version de ce document existe déjà et sera mise à jour avec ce nouveau fichier.