Ajouter des documents substituables

1. Dans le menu de navigation principal, cliquer sur Documents et sélectionner  Ajouter des documents substituables. Vous pouvez également sélectionner Ajouter des documents substituables à partir de l'écran de recherche du registre de documents.

    

2. Choisir parmi les options suivantes :

   A partir d'Excel - créer des documents substituables à partir de métadonnées contenues dans une feuille de calcul Excel.

   Manuellement - saisir manuellement les métadonnées (numéro de document, titre, discipline) pour les nouveaux documents substituables 

3. Si vous avez sélectionné Manuellement, entrez le nombre de documents substituables que vous souhaitez créer, puis passez à l'étape 11 ci-dessous. Vous pouvez toujours ajouter d'autres documents substituables à l'écran suivant si nécessaire.
   
   Si vous avez sélectionné Depuis Excel, suivez les étapes ci-dessous pour importer les métadonnées.

Importer des métadonnées

4. Si vous avez choisi l'option À partir d'Excel, téléchargez le modèle contenant les champs du document qui doivent être remplis. Chaque projet aura un modèle unique. Les modèles changeront si les champs du document sont modifiés sur votre projet, il est donc toujours préférable de commencer avec un nouveau modèle.
5. Ouvrez votre fichier de modèle de métadonnées dans votre tableur tel qu'Excel.
6. Remplissez tous les champs obligatoires. Ils sont indiqués en gras dans votre fichier.
7. Complétez les autres champs du modèle autant que nécessaire.
8. Déposez le fichier de métadonnées rempli en le faisant glisser et en le déposant, ou cliquez n'importe où dans l'espace délimité et choisissez des fichiers sur votre ordinateur.
9. Cliquez sur Suivant.
10. Vérifiez que vos documents substituables ont été créés avec les bonnes métadonnées.

Finalisez vos documents substituables

11. Cliquez sur chaque document substituable et complétez les informations du document telles que le titre, la révision ou le statut. Assurez-vous que tous les champs obligatoires (surlignés en rouge) sont remplis.

12.  Sélectionnez plusieurs documents substituables et cliquez sur Modifier en masse pour mettre à jour les métadonnées de tous ces documents en une seule fois. Par exemple, vous pouvez définir la Discipline comme Electrique pour tous les documents substituables sauf un.
13. Si vous devez ajouter d'autres documents substituables, cliquez sur Ajouter d'autres. Si vous devez supprimer un document substituable que vous ne souhaitez plus créer, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez également passer la souris sur le document et cliquer sur le X à côté de l'étiquette de statut.
14. Une fois que tous les champs obligatoires sont remplis, les fichiers seront étiquetés comme Prêt pour l'enregistrement.
15. Si vous êtes prêt à enregistrer les documents substituables dans Aconex, cliquez sur Enregistrer. Vous verrez apparaître un message indiquant que vos documents substituables ont été créés dans le registre de documents de votre organisation.
16. Choisissez de Transmettre le(s) document(s) pour que d'autres organisations puissent y accéder et déposez les fichiers correspondants si nécessaire.