Ajouter des documents substituables

1. Dans le menu de navigation principal, cliquer sur Documents et sélectionner  Ajouter des documents substituables. Vous pouvez également sélectionner Ajouter des documents substituables à partir de l'écran de recherche du registre de documents.

    

2. Choisir parmi les options suivantes :

   A partir d'Excel - créer des documents substituables à partir de métadonnées contenues dans une feuille de calcul Excel.

   Manuellement - saisir manuellement les métadonnées (numéro de document, titre, discipline) pour les nouveaux documents substituables 

3. Si vous avez sélectionné Manuellement, entrez le nombre de documents substituables que vous souhaitez créer, puis passez à l'étape 11 ci-dessous. Vous pouvez toujours ajouter d'autres documents substituables à l'écran suivant si nécessaire.
   
   Si vous avez sélectionné Depuis Excel, suivez les étapes ci-dessous pour importer les métadonnées.

Importer des métadonnées

4. Si vous avez choisi l'option À partir d'Excel, téléchargez le modèle contenant les champs du document qui doivent être remplis. Chaque projet aura un modèle unique. Les modèles changeront si les champs du document sont modifiés sur votre projet, il est donc toujours préférable de commencer avec un nouveau modèle.
5. Ouvrir votre fichier de modèle de métadonnées dans votre tableur tel qu'Excel.

• Vous verrez une feuille de travail pour chaque type de document qui vous aidera à rester organisé. 
• Les champs à sélection unique apparaissent sous forme de liste déroulante pour une saisie plus rapide et plus précise des données.
• Vous trouverez également des instructions dans la première feuille de calcul du modèle pour vous guider à chaque étape.
• Pendant le processus d'importation, les feuilles de calcul sont lues de gauche à droite. Si un document change de type d'une version à l'autre, l'ordre des feuilles peut être modifié afin d'obtenir le bon ordre des versions. Ne supprimez aucune feuille de calcul, sinon le processus pourrait échouer.
• Si la numérotation automatique a été activée pour le type de document pour lequel vous téléchargez des documents, vous pouvez laisser le champ Numéro de document vide dans le modèle de métadonnées. Aconex attribuera automatiquement le prochain numéro de document disponible pour ce type de document. Note: Nous vous recommandons de télécharger les documents numérotés automatiquement par lots de 50 maximum. Cela garantit que vos documents sont enregistrés dans le même ordre que celui dans lequel ils sont répertoriés dans votre modèle de métadonnées.

6. Remplir tous les champs obligatoires. Ils sont indiqués en gras dans votre fichier.
7. Compléter les autres champs du modèle autant que nécessaire.
8. Déposer le fichier de métadonnées rempli en le faisant glisser et en le déposant, ou cliquer n'importe où dans l'espace délimité et choisir des fichiers sur votre ordinateur.
9. Cliquer sur Suivant pour créer vos documents substituables.
10. Cliquer sur Télécharger les journaux de métadonnées après avoir importé un fichier de métadonnées. Vérifiez la colonne des résultats pour voir s'il y a des erreurs dans le fichier importé. S'il n'y a pas d'erreurs, vous verrez un résultat OK.
11. Vérifier que vos documents substituables ont été créés avec les bonnes métadonnées.

Finalisez vos documents substituables

12. Cliquer sur chaque document substituable et compléter les informations du document telles que le Titre, la Révision ou le Statut. S'assurer que tous les champs obligatoires (surlignés en rouge) sont remplis.

13.  Sélectionner plusieurs documents substituables et cliquer sur Modifier en masse pour mettre à jour les métadonnées de tous ces documents en une seule fois. Par exemple, vous pouvez définir la Discipline comme Electrique pour tous les documents substituables sauf un.
14. Si vous devez ajouter d'autres documents substituables, cliquer sur Ajouter d'autres. Si vous devez supprimer un document substituable que vous ne souhaitez plus créer, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez également passer la souris sur le document et cliquer sur le X à côté de l'étiquette de statut.
15. Une fois que tous les champs obligatoires sont remplis, les fichiers seront étiquetés comme Prêt pour l'enregistrement.
16. Si vous êtes prêt à enregistrer les documents substituables dans Aconex, cliquez sur Enregistrer. Vous verrez apparaître un message indiquant que vos documents substituables ont été créés dans le registre de documents de votre organisation.
17. Choisissez de Transmettre le(s) document(s) pour que d'autres organisations puissent y accéder et déposez les fichiers correspondants si nécessaire.