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Créer plusieurs documents substituables en utilisant le Traitement en Masse

Vous avez besoin de créer de nombreux documents substituables dans Aconex en une seule fois? L’utilisation de l’outil de traitement en masse vous fera gagner du temps

Note

Si les Champs de projet sont utilisés dans les Types de document de votre projet, votre modèle de métadonnées comporte un onglet pour chaque type de document. Les champs à sélection unique sont également pré-remplis pour une saisie plus rapide.

Comment ça marche ?

  • Remplir tous les détails de vos documents substituables dans le modèle de métadonnées.
  • Tester votre modèle
  • Exécuter un traitement en masse afin de créer des documents substituables dans votre Registre de Documents.

Etape 1 - Créer et télécharger un fichier de métadonnées

  1. Cliquer sur Documents
  2. Sous Actions cliquer sur Traitement en masse.
  1. Cliquer sur le bouton  Nouveau traitement en masse.
  1. Cliquer sur le bouton  Modèle de Métadonnées.

Note

Vous devrez télécharger un nouveau modèle de métadonnées si :

  • un type de document est ajouté
  • une nouvelle valeur est ajoutée dans un champ à sélection unique, ou
  • un nouveau champ de projet est associé à un type de document.
  1. Cliquer sur  Enregistrer le Fichier.
    Ceci enregistrera le fichier dans votre ordinateur ou votre réseau local, en fonction de la configuration de votre ordinateur. Par défaut, le fichier sera appelé TemplateMetadata.xls.

Etape 2 - Saisir les détails pour vos documents substituables dans le fichier de métadonnées

Vous pouvez couper et coller l’information à partir d’autres systèmes comme les systèmes de DAO.

 

  1. Ouvrir son fichier de modèle de métadonnées.
  2. Remplir tous les champs obligatoires. Ils s’affichent en caractère gras dans votre fichier.
  3. Vous pouvez également remplir tous les champs optionnels du modèle dont vous avez besoin mais nous recommandons de remplir les champs obligatoires autant que possible.

Note

Considérez remplir une des lignes facultatives dans votre feuille de calcul avec une balise comme document substituable ou PO. Vous pourrez rechercher en utilisant cette balise dans le futur pour retrouver tous les documents substituables de votre projet.

  1. Enregistrer vos métadonnées dans un fichier Excel.

Etape 3 - Tester son modèle

C’est important de tester votre modèle de métadonnées.

Vous pouvez exécutez autant de tests que vous le souhaitez.

  1. Cliquer sur Documents.
  2. Sélectionner Traitement en masse.
  3. Cliquer sur le bouton Nouveau Traitement en masse
  1. Dans le champ Titre, donnez un nom à votre traitement en masse. 
    Ceci signifie que vous pourrez revenir et compléter cette tâche plus tard si vous subissez une interruption.
  2. Cliquer sur le bouton  Fichier de Métadonnées.
  1. Cliquer sur le bouton Ordinateur/Réseau local.
  2. Cliquer sur Parcourir.
  3. Sélectionner votre document de modèle de métadonnées
  4. Cliquer sur Insérer en pièce jointe
  1. Cliquer sur le bouton Tester.

  1. Cliquer sur le bouton Actualiser.

  1. Vous verrez s’afficher un fichier à côté de la section Fichier trace.

    Ouvrir le rapport.

  1. Dans la dernière colonne de votre modèle, vérifier la colonne Résultat.
    • Si tout a été enregistré correctement – alors passez à l’étape suivante.

    • S’il y a une erreur, veuillez la corriger dans le fichier de votre modèle et retournez au début de l’étape 3 de ce guide.

Etape 4 - Exécuter le traitement en masse

Maintenant que vous avez configuré et testé votre modèle vous pouvez créer les documents substituables dans votre registre de documents.

  1. Cliquer sur le bouton Exécuter. Ceci lancera la tâche de traitement en masse.
  1. Cliquer sur Actualiser.Un rapport s’affichera.
     
  2. Ouvrir le rapport pour vous assurer que tous les documents substituables ont bien été marqués comme OK.

Vos documents substituables ont été créés

Vous pouvez vérifier que les documents substituables ont été créés dans votre registre de documents en recherchant les numéros de document.

Prochaine étape

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