Versions dupliquées du même document

Que sont les versions dupliquées d'un même document ?

Dans la capture d'écran ci-dessous, les révisions C et D d'un dessin d'atelier ont été accidentellement enregistrées en tant que nouveaux documents.

Dans Aconex, une fois qu'un document est enregistré, vous devez le mettre à jour avec les nouvelles révisions afin de maintenir le contrôle des versions sur le même numéro de document.

Suivre les étapes ci-dessous pour nettoyer votre registre de documents.

Étape 1 : Mettre à jour le document original avec les nouvelles révisions

1. Cliquer sur le menu à trois points sur le document original (la version la plus ancienne) que vous avez téléchargé. 
2. Cliquer sur Mettre à  jour.
   

3. Mettre à jour les champs Statut, Révision et Date de révision. Vous pouvez également ajouter un commentaire tel que « nettoyage du registre des documents » ou « document en double ».
4. Faire glisser et déposer le fichier correct pour cette révision.
5. Cliquer sur le bouton Mettre à jour les documents.

Répéter ces étapes pour chaque révision à ajouter.

Étape 2 : Marquer les numéros de documents incorrects comme Hors d'Usage

1. Sélectionner ensuite les numéros de documents erronés que vous souhaitez masquer dans le Registre des documents.
2. Cliquer sur Outils.

3. Sélectionner l'option Marquer comme Hors d'usage. Si vous n'avez pas cette option, demander l'accès à votre Org Admin.
4. Cliquer sur le bouton Marquer comme Hors d'usage à droite de l'écran. Vous recevrez un message vous demandant d'envoyer une transmission. Cela permettra de mettre à jour les autres organisations qui ont ces numéros de documents incorrects.

5. Cocher les cases à côté du document.
6. Dans l'objet ou le corps de la Transmission de Mise à jour automatique, informer les destinataires que vous nettoyez le Registre de documents et que ces révisions seront publiées à nouveau.
7. Cliquer sur Envoyer.