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Ajouter ou mettre à jour des documents à l'aide du traitement en masse

Déposer et remplacer des centaines de documents en masse en utilisant un modèle de métadonnées

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Déposer de nouveaux documents
Mettre à jour un document

Le Traitement en Masse vous permet d'ajouter ou de mettre à jour des documents (ou des documents substituables) en masse, à l'aide d'une feuille de calcul Excel appelée modèle de métadonnées.

Pour télécharger plusieurs versions de vos documents en une seule fois, ajoutez chaque version à votre modèle de métadonnées dans l'ordre dans lequel elles doivent être ajoutées à Aconex. Par exemple, entrez les détails de la version 1 sur la ligne 2 du modèle, la version 2 sur la ligne 3, et la version 3 sur la ligne 4. Ceci est utile si vous migrez des projets ou des documents d'une autre GED vers Aconex. En savoir plus

Les étapes clés d'un processus de traitement en masse réussi sont les suivantes :

  1. Télécharger le modèle. Veillez à télécharger un nouveau modèle à chaque fois.
  2. Remplir le modèle de métadonnées.
  3. Télécharger ses fichiers dans la zone des fichiers temporaires.
  4. Exécuter un test et vérifier si des erreurs se sont produites dans le journal.
  5. Exécuter le processus en masse pour mettre à jour le registre des documents.

Note

Utiliser le Traitement en Masse si 

Etape 1. Créer et télécharger un fichier de métadonnées

  1. Cliquer sur Documents
  2. Sous Actions cliquer sur Traitement en masse.
  3. Cliquer sur le bouton Nouveau traitement en masse.
 
  1. Donner un nom à ce process en remplissant le champ du Titre. Ainsi vous pourrez le retrouver facilement si vous revenez plus tard pour le finaliser. Ceci permettra également d’avoir des rapports de documents plus précis et utiles.
  2. Cliquer sur le bouton Modèle de Métadonnées.
  1. Si vous y êtes invité, cliquer pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Il se peut qu'il soit téléchargé directement en fonction de votre navigateur web. Par défaut, le fichier s'appelle TemplateMetadata.xls. 

Points à noter

  • Le modèle de métadonnées contient des colonnes pour tous les champs du document dans votre projet actuel. Les colonnes en gras sont obligatoires et doivent être complétées pour que le processus fonctionne.  Tous les autres champs sont facultatifs.
  • Chaque projet est différent et les champs peuvent être modifiés par les Project Admins. Les colonnes que vous voyez peuvent être différentes dans chaque projet sur lequel vous travaillez. Vous devez toujours commencer par un nouveau fichier modèle de métadonnées lorsque vous entamez un nouveau processus de traitement en masse.
  • Pour les champs à sélection multiple, veuillez saisir les valeurs pertinentes et les séparer par des virgules. Les valeurs saisies doivent correspondre exactement aux valeurs du système.
  • Si des champs de projet sont utilisés dans les Types de document au sein de votre projet:
    • Vous trouverez une feuille de travail pour chaque type de document afin de vous aider à vous organiser. 
    • Les champs à sélection unique apparaissent sous forme de liste déroulante pour une saisie plus rapide et plus précise des données.
    • Vous trouverez des instructions dans la première feuille de travail du modèle pour vous guider à travers chaque étape.
    • Le processus d'importation lit les feuilles de calcul de gauche à droite. Si un document change de type d'une version à l'autre, l'ordre des feuilles peut être modifié pour obtenir l'ordre correct des versions. Ne supprimez aucune feuille de travail, sinon le processus risque d'échouer.
  • Une fois que vous vous serez familiarisé avec le processus, vous pourrez choisir de télécharger en masse tous vos documents dans une seule feuille de calcul.

Note

Avant de procéder, exportez un rapport des documents que vous souhaitez mettre à jour. Vous pouvez l'utiliser pour copier et coller les valeurs existantes dans votre fichier modèle de métadonnées.

Étape 2. Saisir les détails de vos documents dans le fichier de métadonnées

Ensuite, ouvrir la feuille de calcul et remplir les détails des documents.

Pour faciliter la tâche, vous pouvez copier et coller des informations provenant d'un rapport ou d'autres systèmes tels que la CAO, si vous le souhaitez.

N'oubliez pas que si un numéro de document existe déjà, il sera mis à jour avec les détails que vous saisissez ici.

  1. Ouvrir le votre fichier de modèle de métadonnées.
  2. Remplir tous les champs obligatoires. Ils sont indiqués en gras dans votre fichier.
  3. Dans le champ Fichier, si vous souhaitez remplacer le fichier actuel, saisissez le nom de fichier complet (y compris l'extension) du fichier de remplacement. Il s'agit du nom de fichier que vous téléchargerez dans la zone des fichiers temporaires à l'étape suivante. Par exemple, DRW-0012_C.pdf.
  4. Compléter autant de champs que nécessaire dans le modèle.
  5. Vérifier que vous avez saisi les bons numéros de document dans votre modèle de métadonnées.
  6. Enregistrer vos métadonnées dans un fichier Excel.

Note

Le Traitement en Masse ne prend pas en charge les systèmes de numérotation automatique des documents. Cela signifie que si vous utilisez le traitement en masse pour enregistrer de nouveaux documents, vous devrez fournir des numéros de documents dans votre feuille de calcul des métadonnées.

Étape 3. Téléchargez vos documents dans la zone des fichiers temporaires.

Vous pouvez utiliser deux méthodes pour télécharger vos fichiers :

À la fin de l'un ou l'autre processus de téléchargement, vous verrez une confirmation que les fichiers sont disponibles dans votre zone de fichiers temporaires.

Note

Les fichiers peuvent être téléchargés dans la zone des fichiers temporaires sans autorisation spécifique. Les fichiers temporaires sont justement temporaires et supprimables. Ils ne sont pas encore des documents enregistrés dans la piste d'audit d'Aconex.

Étape 4. Testez votre modèle

Testez maintenant votre modèle de métadonnées pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs. Après le test, consultez le fichier journal et corrigez les éventuelles erreurs avant d'exécuter la tâche de traitement en masse.

  1. Cliquer sur le bouton Fichier de métadonnées pour télécharger le modèle de métadonnées que vous avez enregistré.
  1. Cliquer sur le bouton  Ordinateur/réseau local.
  2. Cliquer sur Sélectionner fichier.
  3. Sélectionner le modèle de métadonnées que vous avez enregistré sur votre ordinateur précédemment
  4. Cliquer sur Insérer. Vous verrez le nom de votre modèle apparaître à côté du bouton du fichier de métadonnées.
  5. (Facultatif) Vous pouvez modifier les règles de traitement en masse par défaut en cliquant sur le bouton Règles. Dans la plupart des cas, vous n'aurez pas besoin de modifier les règles par défaut. Toutefois, si vous ne mettez à jour que des documents, vous pouvez sélectionner la règle Remplacer les documents uniquement. Vous trouverez ci-dessous la description de chaque règle.
Règle Description
Auto (par défaut) Si le numéro de document existe déjà dans le registre, remplacez le document, sinon téléchargez-le.
Remplacer les documents seulement S'il n'existe pas de numéro correspondant, une erreur est enregistrée.
Déposer uniquement de nouveaux documents Si un numéro de document correspondant existe déjà, une erreur est enregistrée.
Passer et continuer l'exécution (par défaut) Ne traite pas le document à l'origine de l'erreur et poursuit le traitement en masse.
Abandonner l’exécution à partir de cette ligne Ne traite pas le document à l’origine de l’erreur, et arrête le traitement en masse.
Nettoyer automatiquement les détails de cette exécution Supprime les détails de cette tâche - le titre, le fichier de métadonnées, le journal des erreurs et toutes les règles configurées. Cela n'affecte pas les documents ni l'historique de leur journal d'événements.
Notifications par email
Envoie une notification par email lorsque le processus se termine.
 
  1. Cliquer sur le bouton Tester.
  2. Après environ 10 secondes, cliquer sur le bouton Actualiser.
  3. Un fichier apparaît à côté de la section Fichier journal. Cliquez dessus pour ouvrir le fichier journal.

Note: Si le fichier n'apparaît pas, attendez encore 10 secondes et cliquez à nouveau sur Actualiser jusqu'à ce qu'il apparaisse. Il se peut que vous deviez répéter cette opération plusieurs fois.

  1. Vérifier la colonne Résultat dans le Fichier journal.
  2. Si tout est marqué comme étant en ordre (OK), passer à l'étape suivante pour lancer le processus de traitement en masse.
  3. S'il y a des erreurs à corriger :
  • Modifier son fichier de métadonnées dans Excel et corriger les erreurs.
  • Dans Aconex, cliquez sur le bouton Copier pour créer une nouvelle tâche avec les mêmes détails.
  • Cliquer sur Fichier de métadonnées et répéter la procédure de test avec votre fichier de métadonnées mis à jour.

Étape 5. Exécuter le processus de traitement en masse

Lorsque votre test n'indique aucune erreur dans le fichier journal, vous pouvez exécuter la tâche de traitement en masse pour mettre à jour le registre de documents.

  1. Cliquer sur le bouton Exécuter pour lancer le traitement.
  1. Cliquer sur le bouton Actualiser
  2. Ouvrir le rapport du fichier trace.
  3. Vérifier que la marque Ok est appliquée pour tous les documents dans la colonne des Résultats.

  4. S'il n'y a pas d'erreur, vos documents ont été mis à jour dans le registre de documents.

     

Prochaine étape

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