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Lisez la suite pour savoir pourquoi il est important de procéder à des révisions régulières et comment mettre en place un système si votre organisation n'en a pas déjà un.
Trop souvent, les actifs d'un projet sont considérés comme des éléments tels que la structure, le système et l'équipement. Mais en réalité, toutes les informations créées par les participants au projet et saisies dans Aconex - comme les enregistrements, les documents, les métadonnées et le courrier - devraient être considérées comme des actifs de l'entreprise. Le contenu, la quantité, la qualité et le statut de ces éléments influencent considérablement les décisions prises dans le cadre d'un projet.
C'est pourquoi il est essentiel que les projets disposent d'une politique et d'une procédure de gestion des documents solides. Mais de nombreuses organisations oublient qu'il ne suffit pas d'avoir des procédures en place, mais qu'il faut aussi un plan de révision régulière de la politique de gestion des documents.
Personne n'aime avoir à mettre en place une énième politique. Mais lorsqu'il s'agit de s'assurer que les actifs du projet sont enregistrés, les révisions sont essentielles. Elles vous permettent de :
Votre organisation ou votre projet dispose peut-être déjà d'un cadre et d'une méthode d'examen des documents. Si ce n'est pas le cas, le tableau ci-dessous peut vous guider dans l'examen des dossiers et des documents sur Aconex.
Vous avez plus de réponses négatives que de réponses positives ? Le risque de rencontrer des problèmes avec vos actifs augmente. Il est temps de mettre en place des stratégies pour améliorer et protéger les informations relatives à votre projet.
| Courrier | Documents |
|---|---|
| • Est-ce que toutes les communications liées au projet sont envoyées et reçues via Aconex, et ne se trouvent pas dans la boîte aux lettres individuelle d'un utilisateur ? (ex. Outlook, Gmail, etc.)? | • Les documents sont-ils étiquetés avec des métadonnées pertinentes et correctes (y compris la Convention de numéro de document), conformément aux protocoles de gestion des documents ? |
| • Le type de courrier « Correspondance générale » est-il utilisé de façon minimale ? | • Le Numéro de Révision est-il saisi dans un champ distinct et non avec le Numéro de Document ? |
| • Les bons types de courrier sont-ils utilisés pour initier et répondre à des processus spécifiques ? | • Les titres des documents (description) sont-ils correctement orthographiés ? Les documents peuvent-ils être facilement recherchés à l'aide de mots clés ? |
| • Le courrier (Dossiers O/S et En retard) nécessitant une action ou une réponse est-il géré en conséquence ? | • Le Rgistre des documents affiche-t-il des résultats précis lorsque vous effectuez une recherche dans un groupe de documents ayant des attributs similaires (par exemple, des dessins d'architecture qui sont destinés à la construction) ? |
| • Le champ « Réponse obligatoire » est-il utilisé de manière appropriée ? | • La fonction correcte (c'est-à-dire Remplacer) est-elle utilisée pour mettre à jour les documents avec leur dernière révision ? |
| • Afin d'assurer un suivi et un reporting précis, le courrier qui nécessite une réponse ou une action est-il finalement clôturé ? | • Les nouvelles révisions ne sont-elles pas enregistrées en tant que document distinct avec un Numéro de document différent ? |
| • Le courrier est-il envoyé aux bons destinataires ? | • Les bons documents sont-ils transmis aux organisations qui doivent y avoir accès ? |
| • Le Courrier est-il envoyé à un trop grand nombre de destinataires ? | • Existe-t-il un processus permettant de suivre les documents qui doivent être révisés ou approuvés ? |
| • Les champs To/Cc sont-ils utilisés de manière appropriée ? | • Pouvez-vous trouver des informations sur les personnes qui ont approuvé un document spécifique ? |
| • Les dessins, les spécifications et les autres types de documents contrôlés sont-ils distribués via le type de courrier Transmission ? Examiner les courriers contenant des pièces jointes. | • Les documents confidentiels sont-ils traités de manière appropriée ? |
| • Existe-t-il des rapports de courrier utiles auxquels votre équipe peut facilement accéder ? | • Existe-t-il des rapports documentaires utiles auxquels votre équipe peut facilement accéder ? |
| • La section « Brouillons " est-elle nettoyée régulièrement ? | • La section Fichiers temporaires est-elle examinée et nettoyée régulièrement ? |
